Современные системы электронного документооборота

На российском рынке представлено огромное множество СЭД. Рассмотрим наиболее популярные и востребованные из них. Все они –исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности.

В последнее время СЭД называют ECM (Enterprise Content Management) — системами управления корпоративными информационными ресурсами. Стоит понимать, что термин ECM существенно шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают СЭД, способную работать не только с документами и включающую в себя расширенный набор технологий и инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации различного типа всем потребителям внутри организации. В экспертной среде считается приемлемым использование термина «СЭД/ECM-системы».

Одним из основных направлений развития СЭД в 2021 году стало сращивание функционала СЭД/ECM и BPM (Business Process Management — системы управления бизнес-процессами) систем в рамках low-code платформ (подход к созданию, настройке и модификации систем и приложений, который практически не требует написания программного кода, с использованием визуальных интерфейсов с простой логикой и функциями drag-and-drop вместо различных языков программирования) для цифровой трансформации бизнеса.

Платформы такого типа позволяют уйти от работы со структурированными данными, как это характерно для СЭД, и создавать разнообразные приложения, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации. Полноценная low-code платформа — это больше, чем удобные инструменты для создания форм, моделирования бизнес-процессов, настройки интерфейса мышкой и т. п. Рассмотрим особенности современных отечественных систем электронного документооборота.

Directum (Россия, Ижевск). Directum — российская IT-компания. Разрабатывает программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализирует бизнес-процессы, создает, внедряет и сопровождает IT-решения для организаций различных масштабов и отраслей.

Система построена по модульному принципу. Она включает в себя модуль управления электронными документами и управление деловыми процессами. Управление электронными документами обеспечивает создание и хранение неструктурированных документов, версионность и жизненный цикл, права доступа, историю работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск. Управление деловыми процессами обеспечивает согласование, обработку и движение документов (docflow), выдачу заданий и контроль их исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, свободные и жесткие маршруты (workflow).

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему Directum, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере. «1С: Документооборот» — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный, в первую очередь, для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через Интернет (в том числе через веб-браузеры).

Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функциональность системы постоянно расширяется.

На данный момент существуют варианты поставки продукта («1С: Документооборот ПРОФ» и «1С: Документооборот КОРП»), различающиеся функциональностью (версия «КОРП» имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений — «1С: Документооборот государственного учреждения».

DocVision (Россия, Санкт-Петербург). «ДоксВижн» — создатель и разработчик одноименной платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Docsvision — полнофункциональная СЭД/ECM-платформа российской разработки. Позволяет автоматизировать широкий круг бизнес-процессов и задач по обработке документов. Входит в «топ-3» российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, 12.2019).

Специализированные решения (внутренние заявки департаментов, управление претензионно-исковой работой, локальные нормативные документы, отраслевые и специализированные архивы, банковские процессы, управление закупками и другие). Подобная гибкость обеспечивается технологическими возможностями low-code платформы (встроенные конструкторы, модули, приложения, интеграционные шлюзы, различные рабочие места (мобильный и почтовый клиенты)), а также наличием каталога готовых разработанных решений.

СЭД «Дело» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM). Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов. Компания «ЭОС» является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. «ЭОС» — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ.

Дополнительные опции.

«Электронная подпись и шифрование» — опция позволяет соблюдать необходимые условия для реализации защищенного и юридически значимого электронного документооборота. «Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)» — подсистема предназначена для автоматизации обмена документами между организациями — участниками электронного документооборота, а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.

«Управления процессами» — опция позволяет проектировать и создавать произвольные документо-ориентированные приложения. «Сканирование» — опция обеспечивает возможность сканирования. «Поточное сканирование» — опция помогает быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов.

«Защита от несанкционированного доступа» — опция обеспечивает безопасность хранимой информации с помощью Secret Disk Server NG компании Aladdin. Опция «Оповещения и уведомления» осуществляет автоматическую рассылку уведомлений и оповещений на электронную почту пользователей о различных событиях системы «Дело».

«Интеграция СЭД “Дело” и системы “1С”» позволяет упорядочить работу с финансовыми документами. Модуль «Информер» оповещает визуальным и звуковым способами пользователя о наступлении событий в системе «Дело», связанных с определенными объектами системы, отображает перечень этих объектов с возможностью открытия окон на просмотр и редактирование.

«Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса при помощи мобильных устройств (iPad, смартфоны, айфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны) на любой платформе (например, Android, iOS, Windows Mobile) через электронную почту (допустима любая операционная система).

Опция «Печать штрихкода» позволяет напечатать на листах документа уникальный штрихкод, назначаемый системой для однозначной идентификации регистрационной карточки. «Поиск по штрихкоду» позволяет осуществлять поиск электронных регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера. Опция «Партионная почта» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового кода-идентификатора почтовым отправлениям, а также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

СЭД «Тезис» (Россия, Самара). СЭД «Тезис» — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота. Технологическое преимущество компании — платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы «Тезис». Благодаря использованию платформы, созданной российскими разработчиками, «Тезис» является полноценной российской системой документооборота, независимой от импортных компонентов.

Компания «Хоулмонт» 14 апреля 2021 года объявила о совместимости СЭД «Тезис» c операционной системой Astra Linux. Корректная работа подтверждена в ходе тестирования. Оно проводилось на версии операционной системы Astra Linux «Смоленск 1.6», которая имеет сертификат ФСТЭК России, необходимый для работы с информацией высшей степени секретности. Ее использует ряд российских министерств, ведомств и спецслужб.

СЭД «Тезис» — готовое решение для автоматизации канцелярии, документооборота и управления поручениями. Она создавалась как кроссплатформенный продукт, совместимый с различными операционными системами, браузерами, СУБД и прикладным программным обеспечением. Кроме того, команда системы регулярно проводит тестирование на совместимость с различными решениями, в том числе российскими операционными системами на базе Linux, которые гарантируют заказчикам технологический суверенитет.

Операционная система Astra Linux — разработка ООО «РусБИ-Тех-Астра». Компания уделяет много внимания возможности использования своих решений в различной IТ-инфраструктуре и вместе с различным программным обеспечением. Компания развивает программу технологической кооперации Ready for Astra Linuх, в рамках которой проводится тестирование продуктов и выдаются сертификаты соответствия. Разработчик СЭД «Тезис» компания «Хоулмонт» также имеет такой сертификат.

СЭД «Е1 Евфрат» (Россия, Москва). Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свою историю компания ведет с 1968 года. За это время Cognitive Technologies показала себя как надежный и ответственный партнер. В сферу детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных систем для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т.д.

Интегрированная среда обеспечения информационной безопасности «Е1» соответствует требованиям и высоким стандартам отрасли, а также совмещает в себе передовые подходы и инструменты для организации безопасной рабочей среды. Гибкие механизмы динамического управления и контроля прав доступа, представленные в «Е1», позволяют реализовать многоуровневую, максимально эффективную систему защиты информации.

Для территориально распределенной организации важно отметить возможность СЭД «Е1 Евфрат» обеспечить удаленный доступ к централизованной базе данных через Интернет по защищенному каналу с использованием SSL. Таким образом, на сегодняшний день системы электронного документооборота становятся обязательным элементом IT-инфраструктуры организации. С их помощью повышается эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.