Окружение проекта и его заинтересованные стороны

Проект по своей сути является ограниченной по времени существования организацией внутри предприятия. Он находится в корпоративной среде материнской организации, которая является внешней средой для проекта и воздействует на него посредством стратегических и оперативных решений руководства компании, а также с помощью корпоративной культуры.

Если на предприятии осуществляется большое количество связанных или не связанных друг с другом проектов, то тогда речь идёт об управлении программами или портфелями проектов.

Цели программы основываются на стратегических целях компании и преимущественно отличаются от целей входящих в её состав проектов. Успешные программы приводят к улучшениям, последствия которых могут ощущаться очень долго, и, в отличие от проектов, имеющих конкретный срок выполнения, программы могут быть бессрочными.

Развитие программ происходит по мере поступления новой информации. Типичными чертами программы являются активно меняющиеся определения желаемых результатов и совершенствование планов. Программам присущ синергетический эффект, т.е. совокупная ценность результатов программы выше ценности отдельных результатов.

Портфелем называется группа проектов или программ, осуществляющихся вместе с целью эффективного управления и достижения стратегических целей. У этих проектов могут быть общие ограничения по срокам, ресурсам, уровню риска. Портфель проектов также выступает в качестве инструмента реализации стратегии компании.

Стандарт PMI The Standard for Portfolio Management, Fourth Edition, 201710 является наиболее известным из существующих стандартов по управлению портфелями. В России разработан свой стандарт ГОСТ Р 54870-2011 «Требования к управлению портфелем проектов», который устанавливает требования к управлению портфелем проектов для обеспечения эффективного достижения целей организации и повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов.

Согласно данному стандарту, управление портфелем проектов представляет совокупность следующих процессов:

Окружение проекта включает в себя внешние и внутренние факторы, оказывающие влияние на проект. Факторы анализируются и из них выделяют те, которые могут оказать влияние на реализацию проекта, их учитывают при определении уровня риска.

Физические и юридические лица, непосредственно вовлеченные в реа-лизацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении или закрытия проекта, называются заинтересованными сторонами проекта или стейкхолдерами (project stakeholders).

Рассмотрим более подробно возможных стейкхолдеров проекта. Заказчик – сторона, заинтересованная в достижении целей проекта, будущий владелец его результатов. Он устанавливает основные требования к результатам проекта, финансирует проект собственными или привлечёнными средствами, заключает контракты с основными исполнителями проекта.

На небольших внутренних проектах роль заказчика и спонсора может совмещаться. Спонсор обеспечивает общий контроль и поддержку проекта, несет ответственность перед генеральным директором или управляющим советом, назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.

Инвестор вкладывает собственные, заемные или привлеченные средства в форме инвестиций в проект и обеспечивает их целевое использование. Инвестором могут быть: государственные органы, граждане, предприятия, объединения предпринимателей и другие юридические лица, иностранные физические и юридические лица, государства и международные организации.

Внутри организации инвестором может являться спонсор, входящий в состав руководства компании, выделяющий ресурсы и влияющий на формирование команды проекта. В некоторых проектах роли инвестора и заказчика может выполнять один человек.

Контрактор – это сторона, которая взаимодействует с заказчиком, и берёт на себя ответственность за выполнение работ и услуг по всему проекту или его части в соответствии с заключённым контрактом.

Субконтрактор – это лицо, которое заключает договор с контрактором или субконтрактором более высокого уровня и несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с заключённым договором.

Поставщики – это субконтракторы, занимающиеся различными поставками материалов, оборудования, транспортных средств и др. на контрактной основе.

Органы власти – это стороны, которые выдвигают и поддерживают экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с выполнением проектной деятельности.

Администратор проекта может присутствовать в больших проектах для оказания поддержки менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.

Потребителями конечной продукции являются юридические и физические лица, покупатели и пользователи результатов проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам и формирующие спрос на них.

Пользователем проекта может быть инвестор, а также другие физические и юридические лица, государственные и муниципальные органы и международные организации, для которых создается проект.

Концепция управления проектами основывается на делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на менеджера проекта и ключевых членов проектной команды. Ответственность и полномочия менеджера проекта должны быть отражены в контракте с Заказчиком и/или в уставе проекта.

Задачей менеджера проекта является создание специальных организационных структур: команды проекта и команды управления проектом. Команда проекта – это временная организационная структура, которая состоит из специалистов, группы и/или организации, привлеченных к реализации проекта и ответственных перед его руководителем за его выполнение.

Она создается на период работы над проектом и может состоять из внутренних и внешних участников. Члены команды, которые принимает управленческие решения, называются командой управления проектом.

Внедрение единой системы управления проектами необходимо компаниям, которые одновременно осуществляют ряд больших проектов. Для этого следует пересмотреть организационную структуру, разработать соответствующую документацию, а также упорядочить все бизнес-процессы. Корпоративное управление проектами осуществляется за счёт создания специальных подразделений, координирующих проекты или программы с целью централизации и оптимизации процессов управления.

Офис управления проектами (Project Managment Office, PMO) является структурным подразделением организации, контрольно-координационным органом, определяющим и развивающим в организации стандарты бизнеспроцессов по управлению проектами.

Проектный офис является специализированной физической или виртуальной организационной структурой, предназначенной для поддержки проектов на разных уровнях управления в организации.

Успех результатов проекта во многом зависит от того, как менеджер проекта управляет влиянием стейкхолдеров. Степень ответственности и полномочий заинтересованных сторон проекта может меняться на протяжении всего жизненного цикла проекта.