Исполнение и закрытие проекта

Исполнение проекта или его реализация – это процесс выполнения действий, описанных в плане проекта и направленных на достижение его целей.

Исполнение проекта находится в зоне управленческих компетенций менеджера проекта, это основной этап проекта, на котором задействована значительная часть ресурсов. На протяжении всего жизненного цикла проекта собирается информация о его операциях, на этапе исполнения важно знать статус результата, ход выполнения расписания, сумму понесенных затрат. При управлении исполнением проекта необходимо помнить о мониторинге и контроле над работами по проекту.

В результате сравнения текущих и плановых показателей по статусу выполнения проекта может возникнуть необходимость что-то изменить. Запросы на изменения могут менять правила или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или его качество, они формируются в случае возникновения каких-нибудь проблем. Они бывают прямые или косвенные, инициированные извне или изнутри, необязательные или обязательные в соответствии с законом или контрактом.

В случае одобрения запросов на изменение проектная команда подготавливает расписание реализации. Одобренные запросы оформляются в виде документов на изменения, расширяющие или уменьшающие содержание проекта, меняющие правила, расписание, план управления проектом, процедуры, затраты или бюджет. Одобренные запросы на изменения вызывают предупреждающие или корректирующие действия, либо появляется необходимость в исправлении ошибок.

Корректирующее воздействие – это документ, в котором отражены рекомендации, направленные на исполнение работ по проекту, с целью приведения в соответствие ожидаемого результата с планом.

Предупреждающее действие – это документ, в котором указаны меры, способствующие снижению вероятности негативных последствий от рисков проекта.

Исправление дефекта оформляется документом, в котором содержатся рекомендации об исправлении выявленного дефекта, либо о полной замене элемента. На этапе исполнения проекта могут быть внесены изменения в план проекта, журналы проекта, реестр рисков, реестр стейкхолдеров.

На процесс управления исполнением проекта воздействуют факторы среды предприятия: структура организации, корпоративная культура, инфраструктура, система управления персоналом, программное обеспечение. Менеджер проекта отвечает за организацию процессов выполнения запланированных работ и управление техническими и административными коммуникациями проекта.

При оценке технических и экономических параметров проекта менеджер проекта совместно с командой проводит экспертизу или собирает мнение экспертов. В случае необходимости может быть организована дополнительная экспертиза за счёт привлечения других подразделений компании, внешних консультантов или стейкхолдеров.

Когда все работы по проекту завершены, можно переходить к этапу закрытия проекта. Этот этап направлен на завершение всех групп процессов, передачу результатов проекта заказчику, подготовку итоговой оценки финансовой ситуации и отчётных документов по проекту, разрешение спорных вопросов, роспуск проектной команды и анализ опыта проекта.

В ходе завершения проекта менеджер проекта изучает всю информацию о проекте, контролирует завершение всех запланированных работ, чтобы убедиться в том, что все договоры исполнены и закрыты, акты выполненных работ подписаны, расчеты произведены, качество работ соответствует заявленным требованиям, проектная команда освобождена от исполнения обязанностей и проект достиг своих целей.

Содержание проекта отражено в плане проекта, поэтому менеджер проекта должен его проанализировать, чтобы быть уверенным, что проект завершен, при этом следует составить перечень невыполненных работ, если таковые имеются. Закрытие контрактов предполагает выплату денег всем подрядчикам и получение денег от заказчика, всё это оформляется бухгалтерскими документами. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы, представленные на рисунке 25.

Передача продукта заказчику включает в себя фактическую передачу результата проекта, документальное оформление этого процесса и обучение пользователей работе с этим продуктом. Заказчик получает права на созданный продукт, технические документы, необходимые для эксплуатации продукта, а также гарантийные обязательства.

Расформирование команды может производиться постепенно по мере завершения отдельных этапов или единовременно по окончании проекта при этом рекомендуется проводить данную процедуру максимально бережно, уделяя внимание эмоциональному состоянию членов проектной команды. Исполнители должны понимать, какой вклад они внесли в общее дело, чтобы получить удовлетворение от проекта.

Информация о полученных знаниях, например, о проблемах, рисках, об успешно примененных методах, накапливается и хранится для будущих проектов. Документ, в котором отражаются все ключевые изменения, произошедшие за время реализации проекта, отклонения от базовых планов по стоимости, срокам и содержанию называется Отчёт о завершении проекта. Юридически завершает проект Акт приёмки, который переводит результаты проекта из ответственности команды проекта в ответственность команды поддержки.

Проект считается полностью завершённым, если выполнены следующие условия: результат проекта создан, формально передан заказчику и эксплуатируется у него; формально завершены все контракты проекта, проведены все денежные потоки; финализирована техническая и управленческая документация проекта, проанализирован полученный опыт.