Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив. Общие этапы, через которые проходят все документы, — выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах.

На рис.2 представлен один из вариантов документооборота в организации.

Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота.

Выписка первичных документов, как уже отмечалось, представляет собой довольно трудоемкий процесс.

В условиях ручного труда совершенствование документации и повышение производительности труда учетных работников достигается путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов.

Основным же направлением совершенствования первичного учета является автоматизация записей хозяйственных операций, то есть. использование современных информационно-телекоммуникационных технологий.

В процессе составления документов и после их выписки, бухгалтерия проверяет правильность оформления документов. Эта проверка осуществляется с точки зрения законности оформленных операций, правильности заполнения документов и арифметических расчетов.

В процессе составления документов бухгалтерия осуществляет их предварительный контроль по количеству, датам и содержанию учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что некоторые документы составляют не работники бухгалтерии, а материально ответственные лица и другие оперативные работники.

Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, приписок и др.

Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным (старшим) бухгалтером.

Последующий контроль документов  осуществляется непосредственно в бухгалтерии и распространяется преимущественно на оправдательные документы.

По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка — продолжение предварительного контроля.

При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, четкость заполнения реквизитов, отсутствие  исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов.

Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию.

Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб организации.

При арифметической проверке документов выясняется правильность указанных в документе натуральных и стоимостных показателей, правильность таксировки, т. е. умножения количества на цену, суммирование отдельных показателей и подсчет итогов.

При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления или переписывания.

Если в процессе проверки обнаруживаются подделки каких-либо реквизитов (особенно подписей) или другие злоупотребления, то такие документы оставляются в бухгалтерии для выяснения причин и принятия необходимых мер в отношении виновных лиц.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Многие поступающие в бухгалтерию документы содержат только натуральные показатели.

Поэтому необходимо в этих документах (это касается документов по приходу и расходу материалов, сдаче продукции на склад и т.д.), проставить цены и суммы, т.е. произвести их расценку, или таксировку (используется специфический бухгалтерский термин).

Цены проставляются на основании данных о ценах.

После таксировки документы, как правило, группируют, т.е. собирают за определенный период (день, неделю, месяц) по однородным признакам, например, выделяют кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др.

По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных записей на бухгалтерских счетах.

Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей путем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или иным однородным признакам.

В настоящее время многие сводные документы, (например, группировочные ведомости) составляются с помощью компъютерных технологий. На основании группировки и подсчета итогов в документах производятся бухгалтерские записи.

Они делаются путем указания корреспонденции (связи) между счетами по данной операции или группе однородных операций. Этот этап обработки бухгалтерских документов называется контировкой документов.

Бухгалтерские записи могут производиться на самих первичных документах, оформляющих соответствующие операции.

На свободном или специально отведенном месте бланка документа вручную записываются коды корреспондирующих счетов и определенные суммы по хозяйственным операциям.

Если по однородным документам составляются накопительные группировочные ведомости или другие сводные документы бухгалтерского оформления, то в них заранее указываются корреспонденция счетов и итоговые суммы по соответствующим бухгалтерским счетам.

Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры. Порядок записей зависит от применяемой в организации формы учета.

Составление бухгалтерской записи имеет очень важное значение, так как от ее правильности зависит в дальнейшем точность и достоверность учета.

Например, если указаны неправильно корреспондирующие счета, то это приводит к неправильному отражению операции на счетах, т.е. к искажению экономической взаимосвязи между процессами

После составления отчетности документы в переплетенном виде в папках передаются для хранения.

В соответствии со статьей 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичные учетные    документы,    регистры    бухгалтерского   учета,    бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Д

окументы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Документооборот в каждой отдельной организации определяет главный бухгалтер. Его указания, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников данной организации.

Документооборот предусматривает не только порядок составления, использования и бухгалтерской обработки документов, но и ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов.

Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов: рациональное и своевременное составление документов, последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности организации, рациональная их обработка, сокращение пути прохождения документов, систематическое изучение и совершенствование документов.