Главная » Справочник » Управление таможенной деятельностью » Задачи оперативного руководства при ориентации на процессы

Задачи оперативного руководства при ориентации на процессы

Задачи оперативного руководства при ориентации на процессы существенно отличаются от задач при функционально-ориентированном подходе. Вместо того, чтобы давать работникам поручения, координировать их действия и контролировать исполнение, руководитель предлагают им развивать сотрудничество и самостоятельность, в том числе осуществлять самоконтроль.

При ориентации на процессы, как и при функциональной ориентации, информационная инфраструктура (ИИС) выступает как важнейшее условие эффективного функционирования структуры и процессов организации. Необходимые преобразования ИИС при переходе от функциональной организации к процессной носят пошаговый характер.

Первые шаги – определение, идентификация, описание и упрощение основных процессов – относятся к сфере организационных преобразований, необходимых для перехода к процессному менеджменту. Затем можно переходить к ИИС: определять требования к сети вычислительных систем; составлять техническое задание и в соответствии с ним устанавливать аппаратуру и программные средства автоматизации процессов.

Переход к процессно-ориентированной организации начинается с исследования ее управленческих и организационных процессов. При анализе организационных процессов необходимо учитывать стратегические цели, определить потребительские качества, сконцентрироваться на создании ценности, стимулировать инновации, непрерывное совершенствование, отслеживать рабочие задания и их выполнение, рационально использовать ресурсы, устранять препятствия, совершенствовать сами процессы и обеспечивать их управляемость.

Следующий уровень анализа предполагает более глубокую детализацию, при которой отдельные функции процессов связываются с их внутренними поставщиками и клиентами, то есть с предшествующими и последующими процессами. Знания и информация, полученные в результате анализа и формального описания процессов, являются необходимой основой перехода к организации, ориентированной на процессы.

Совершенствование организационных процессов направлено на максимальное повышение качества таможенных услуг, из чего вытекают такие задачи, как, например, повышение гибкости или включение потребителей услуг в рассмотрение таможенных процедур.

В организационном плане анализ процессов позволяет определить сферы полномочий и ответственности по процессам, он способствует разделению процесса на участки, обладающие законченностью и осмысленностью с точки зрения работников. Участвуя в анализе и составлении диаграмм процессов, сотрудники углубляют свои знания и тем самым повышают квалификацию. Они начинают более ответственно относиться к качеству.

Что касается оперативного управления, то управлять процессом можно лишь при условии понимания закономерностей его протекания. Кроме того, когда процессы прозрачны, в них проще выявить слабые места, где неудачные решения приводят к неоправданным затратам времени и финансов.

Процессный подход позволяет определять эффективность использования ресурсов и повышать ее, сокращая затраты. Он обеспечивает данные по затратам как в целом, так и отдельно по процессам, пользуясь которыми можно определять возможности сокращения затрат и сравнивать имеющиеся альтернативы для нахождения оптимального варианта.

Формирование и реорганизация процессов неотделимы от подготовки информации, а первое требование при создании информационной системы организации – это наличие спецификаций, которые могут быть составлены только на основе формального описания процесса, полученного в результате их анализа.

Затем внедряется программное обеспечение (ПО) с функциями, отвечающими заданным спецификациям, описываются интерфейсы на стыках между компонентами ПО и форматы ввода данных.

И так, совершенствование управления деятельностью таможенной службы на основе процессно-ориентированного подхода происходит в русле развития управления деятельностью государственных органов на современном этапе – ориентация на достижение стратегических целей, мониторинг результатов, действий, необходимых ресурсов, установление показателей, позволяющих отслеживать процесс и оказываемое воздействие.

Предыдущая статья Задачи метрологического обеспечения таможенных органов Следующая статья Информационно-аналитическая система Мониторинг-анализ

Статьи по теме