Управленческая деятельность, то есть деятельность органов управления и входящих в них должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть в достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является ее документационное обеспечение.
Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами. Однако эта информация имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования.
Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности, согласно его предназначению и целям, являются:
- документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;
- предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;
- организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.
Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:
- разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
- рассылка документов в таможенные органы и организации, их учет;
- доведение документов до органов управления и должностных лиц;
- продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
- контроль исполнения документов;
- хранение документов, как текущее в течение их производства, так и архивное.
Несомненно, что документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности.
Оно должно строиться на общих принципах, то есть на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации.
Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие.
