Языковые особенности информационно-справочных документов

К информационно-справочным документам относятся отчёты, сводки, справки, протоколы и многие другие. Рассмотрим их языковую специфику. Одним из основных информационно-справочных документов является акт, трафаретный, алгоритмичный, констатирующий жанр официальноделового стиля.

В первом указывается основание для составления документа, во втором констатируется положение дел, в третьем могут содержаться выводы и рекомендации. В акте могут быть использованы следующие клише: настоящий акт составлен в том, что… подтверждается соответствующими подписями… акт составил… составили настоящий Акт о нижеследующем… Ввиду того что в ряде деловых сфер возникает потребность постоянно составлять акты, данный документ получает трафаретную форму.

Приведём пример.

Отчёт – это линейный эвристичный сложный жанр официально-делового стиля, в развёрнутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работы за продолжительный период времени. Заголовочная часть включает в себя название документа, а также название темы, которое начинается с предлога о: Отчёт о работе с обращениями, поступившими в адрес… Структура содержания отчёта должна соотноситься с структурой плана.

Сводка – это документ, в краткой форме отражающий результаты обработки статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за краткосрочный период времени (часть суток, неделя). В сводке содержится изложение результатов определённого вида работ. Заголовочная часть включает в себя название документа, а также название темы (сводка чего).

Справка – это трафаретный алгоритмичный констатирующий простой жанр официально-делового стиля, описывающий или подтверждающий какие-либо факты. Содержание справки фиксирует сведения о работнике, об основании выдачи документа, его цели, а также информацию о лице, выдавшем справку. Справка может состоять из нескольких частей. В первой может быть указана информация об основаниях для составления справки. Последующие части имеют констатирующий характер.

Перечислим основные клише, используемые в справках: дана (кому) в том, что согласно записям, имеющимся в … он действительно… справка действительна… выдана для представления… что он с … по настоящее время работает на … указанная работа является для работника основной / работой по совместительству… работал на (организация) по следующим профессиям…

Фамилии записываются в алфавитном порядке. Если на заседании присутствовало более 15 человек, составляется список присутствовавших, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее число участников с отметкой: список прилагается. Следующая часть текста имеет подзаголовок:

ПОВЕСТКА ДНЯ.

При написании этой части следует помнить о структурном единообразии пунктов повестки дня. Желательно, чтобы они были написаны номинативными предложениями. Возможно начало предложения с предлога о: об аттестации руководящих работников. Перечисление пунктов является своеобразным планом последующего текста.

Содержание постановлений излагается без сокращений. Если решения сопровождались особыми мнениями, этот факт указывается в протоколе. В протоколах используются глаголы в форме множественного числа: слушали, выступили, решили.

Содержание выступлений пишется в прошедшем времени: предложил, подчеркнул, ответил. Выписка из документа – это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента документа.

В заголовке указывается название документа (Выписка из приказа генерального директора ООО…), подзаголовок включает название вопроса. Обычно подзаголовок начинается с предлога о: о наказании техника И.И. Ивановой.

Служебная записка – это линейный эвристичный жанр официальноделового стиля, освещающий вопросы внутренней повседневной деятельности.

В заголовке пишется название документа, тема, формулировка которой начинается с предлога о. В первом сложном синтаксическом целом служебной записки содержится ознакомление адресата с темой документа, поясняются причины, которые послужили поводом для его подготовки. Во втором сложном синтаксическом целом содержится аргументация в пользу принятия решения. В третьем сложном синтаксическом целом содержатся предложения и выводы.

Должностная инструкция разрабатывается, исходя из задач, возложенных на каждую конкретную должность в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними нормативными актами, с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, имеет обезличенный характер.

Состоит из следующих сложных синтаксических целых. Первое сложное синтаксическое целое «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в пределах определённого периода времени отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования и практический опыт. Ключевыми словами этого сложного синтаксического целого являются должен знать и должен уметь. Здесь же перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Во втором сложном синтаксическом целом формулируется основная задача работника данной должности, определяется участок работы, перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи. В третьем сложном синтаксическом целом «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений.

В четвёртом сложном синтаксическом целом – «Права» – устанавливается компетенция конкретного работника и закрепляется круг прав, необходимых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. Содержание этого раздела взаимосвязано с предыдущими сложными синтаксическими целыми.

В шестом сложном синтаксическом целом – «Взаимоотношения – (связи по должности)» регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. В дополнение к основным сложным синтаксическим целым в должностную инструкцию могут быть включены и иные сложные синтаксические целые.

Например, может быть включено сложное синтаксическое целое, раскрывающее оценку работы. При оформлении сложных синтаксических целых используется рубрикация. При написании инструкцииис пользуются глаголы в настоящем времени (описательном значении): выполняет, организует, составляет и т. д.

Цели пресс-релиза – поддержание делового имиджа, привлечение внимания аудитории, информирование об акциях предприятия. Заголовочная часть включает название документа. Подзаголовок отражает тему текста. Текст характеризуется простотой и лаконичностью, содержательной насыщенностью. Последнее сложное синтаксическое целое содержит справочную информацию о мероприятии или организации.

Пресс-релиз должен быть хорошо структурирован, не перегружен деталями. Данный документ пишется нейтральным слогом. Для того чтобы привлечь средства массовой информации, в пресс-релизе необходимо показать уникальность мероприятия и т.п.