Свойства организационной информации

В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество.

1. Релевантность – соответствие информации запросам потребителя. Нерелевантная информация часто представляет собой “информационный мусор”, засоряющий коммуникационные потоки и мешающий принятию правильных управленческих решений.

2. Полнота – свойство информации исчерпывающе характеризовать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управлении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы.

3. Достоверность – отсутствие скрытых ошибок. Принятие управленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Тем не менее иногда менеджерам приходится принимать экстренные решения на свой страх и риск, не имея возможности повысить достоверность информации за счет увеличения ее количества и точности обработки.

4. Своевременность – соответствие запросам потребителя информации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано (опережающей решения).

Принятие управленческих решений на основе несвоевременной информации также может значительно снизить результативность и эффективность работы организации. При этом умение осознать ценность “опережающей” информации – важное качество эффективного менеджера.

5. Доступность – возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе принимают управленческие решения. Часто причиной снижения эффективности работы компании является невозможность вовремя получить необходимые данные.

6. Защищенность – невозможность несанкционированного доступа к информации или ее изменения. Задача защиты информации в организациях, как правило, возлагается на специальные службы.

7. Эргономичность – удобство формы и объема информации с точки зрения данного пользователя. Эргономичность информации обеспечивается применением современных аппаратных и программных средств получения, обработки и хранения информации.

Свойства защищенности и доступности информации тесно связаны с понятием открытости информации – возможностью предоставления ее различным группам людей.

В организациях часто выделяют три уровня открытости информации:

1) публичная (открытая) информация – средства массовой информации, периодические издания, лекции, выставки. Публичная информация не имеет ограничений на использование;

2) конфиденциальная (служебная) – информация, защищающая корпоративные интересы и потребности. Имеет ограничения на использование.

К конфиденциальной информации относят, например, сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.), инвестиционных программах и планах инвестиций, имущественное положение организации, партнерах и клиентах, способах производства продукции;

3) секретная (закрытая) – информация, не подлежащая разглашению, которая содержит сведения особой важности, предназначена для узкого круга лиц или представляет государственную тайну. Разглашение такой информации преследуется законом.

Помимо указанных свойств, качество управленческой информации характеризуется также таким важным понятием, как ценность информации – стоимостная (товарная) характеристика информации:

• крайне низкую или даже нулевую ценность имеет информация, ненужная для принятия конкретного управленческого решения;
• средний уровень ценности имеет информация, используемая для принятия ординарных (повседневных) решений (сведения об объемах продаж, ценах на товары конкурентов, данные о производительности труда сотрудников предприятия и т.п.);
• высокую ценность представляют сведения, позволяющие строить так называемые имитационные модели организации и ее внешней среды, используемые для принятия стратегических решений;
• сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, новыми маркетинговыми исследованиями, прогнозами конъюнктуры рынка и т.п.

Конъюнктура рынка – экономическая ситуация, складывающаяся на рынке и характеризующаяся уровнями спроса и предложения, рыночной активностью, ценами, объемами продаж, движением процентных ставок, валютного курса, заработной платы, дивидендов, а также динамикой производства и потребления.

При оценке качества информации также приходится оперировать понятием насыщенность информации – соотношение полезной и фоновой информации. При этом фоновая не обязательно означает “недостоверная” или “ненужная”.

Часто при отсутствии фоновой информации “сухие” полезные сведения неэффективно воспринимаются человеком. Однако обилие фоновой (вспомогательной, иллюстративной, дополнительной) информации может привести к потере сущности релевантной информации.

Обобщающим показателем качества конечной информации как ресурса является эффективность ее использования. Она оценивается по соотношению ценности информации к затратам на ее получение.

Почти серьезно…

Об эффективности внутрикорпоративной коммуникации

Записка от генерального директора для заместителя: “Сегодня в одиннадцать часов произойдет общее затмение солнца, почти на две минуты. Так как данное явление происходит очень редко, необходимо выделить время для того, чтобы сотрудники, желающие на него посмотреть, смогли сделать это. Людей нужно собрать без десяти минут одиннадцать на автостоянке, где я произнесу короткую вводную речь и дам некоторый справочный материал. Обеспечьте персонал специальными недорогими очками”.

Записка от заместителя генерального директора для директора департамента: “Сегодня, от десяти до одиннадцати, весь персонал должен собраться на автостоянке. Собрание будет сопровождаться общим затмением солнца, которое продлится около двух минут. Для снижения стоимости мероприятия безопасность будет обеспечена с помощью очков. Перед тем как раздать всем справочные материалы, генеральный директор скажет короткую речь. Это событие не входит в разряд повседневных”.

Записка от директора департамента для начальника отдела: “Сегодня генеральный директор скажет короткую речь, чтобы заставить солнце исчезнуть на время до двух минут. Так как это нельзя увидеть в повседневной жизни, весь персонал собирается на автостоянке в десять или одиннадцать. Мероприятие будет безопасным, если заплатите небольшую сумму”.

Записка от начальника отдела для менеджера группы: “В десять или одиннадцать часов весь персонал должен собраться на автостоянке, где генеральный директор затмит собой солнце на две минуты. Это не повседневное явление. Это будет безопасным для всех, но будет стоить денег”.
Менеджер группы сотрудникам: “Сегодня часть персонала пойдет на автостоянку, чтобы посмотреть, как исчезнет генеральный директор. Жаль, что этого не происходит каждый день”.

www.master-class.spb.ru
(тренинговое агентство “Мастер-класс”)

Организационные коммуникации могут быть эффективными только в том случае, если менеджеры, отвечающие за организацию и регулирование коммуникационных потоков, обеспечивают реализацию всех перечисленных свойств информации.

Одними из важнейших специальных функций менеджера являются поиск и обработка информации, необходимой для принятия решений и управления организацией.

Существуют разнообразные методы получения релевантной информации, но их можно условно разделить на две группы: активный метод – “вытягивание” (англ. pull) и пассивный метод – “выталкивание” (англ. push).

Активный поиск информации (pull) предполагает, что сотрудник осуществляет непосредственный (или опосредованный с помощью специалиста) поиск определенных данных.

Пассивный поиск информации (push) заключается в том, что сотрудник оповещает подразделение или организацию в целом о том, какая информация ему необходима.