Собрания и совещания
Собрания, совещания позволяют оценить выполнение текущих задач, согласовать спорные моменты, определить цели, задачи на предстоящий период. Основной особенностью такого рода встреч, вне зависимости от набора участников, является то, что главные цели собравшихся одинаковы и ими осознаны, они не вызывают разногласий.
Собрания, совещания полезны, если вопросы обсуждаются по существу и не отнимают у сотрудников много времени, они могут быть организованы в разных формах:
- деловая беседа – обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленными на решение той или иной проблемы;
- деловое совещание – обмен информацией и принятие коллективного решения по актуальным проблемам.
Совещания могут быть проблемными, инструктивными и оперативными. Проблемные совещания направлены на поиск решений какой-либо проблемы в кратчайшие сроки или путем обсуждения всеми участниками.
Инструктивные совещания нацелены на передачу необходимых сведений и распоряжений для скорейшего выполнения задач, на них исполнителям разъясняются непонятные моменты, определяются сроки и способы выполнения поставленной задачи.
Длительность совещаний целесообразно ограничить, максимальная длительность – полтора-два часа. Но даже если встреча затянулась, неэтично демонстрировать отсутствие интереса к обсуждаемым вопросам и отвлекаться на посторонние вещи, проявляя неуважение к собравшимся.
На узком собрании, где нет посторонних лиц, можно, обращаясь к коллеге, называть его по имени и на «ты», если такое обращение принято. Можно обменяться несколькими словами с сидящим рядом коллегой, но не вести при этом продолжительных разговоров.
Иногда участников собрания, совещания заранее информируют о его теме, иногда – нет. Если участники заранее информированы о предмете обсуждения, получили возможность предварительно ознакомиться с подготовленными к встрече материалами, то они могут заранее продумать, подготовить конструктивные предложения по решению проблем.Среди вопросов, обсуждаемых на собраниях, совещаниях, могут встретиться спорные, поэтому сотрудники и руководители должны обладать искусством ведения спора. Важное значение для участников спора имеет уровень их культуры, эрудиция, компетентность, жизненный опыт, умение вести полемику. Искусство ведения спора изучает наука эристика.
Редко спор заканчивается безусловной победой одной из сторон, но при любом исходе спор – ценный коммуникативный акт, ведь он позволяет:
- обогатить участников идейно;
- прояснить их собственные позиции и позиции оппонента, четче выявить их плюсы и минусы;
- пополнить багаж знаний и расширить кругозор.
Весомая позиция спорщика базируется на доказательности и убедительности. Доказательность – логическое воздействие на оппонента, убедительность – психологическое воздействие на оппонента, они относительно независимы.
Основные – достаточные для убеждения, резервные – дополнительные, на случай осложнений. Оспаривая чужой тезис, важно продумать его слабые стороны и подобрать контраргументы. Однако критика должна быть конструктивной.
Правильная тактика обеспечивает эффективное ведение спора. Тактически верным в любом споре является корректное поведение его участников, внимательное и доброжелательное отношение к высказываниям противной стороны, поиск точек соприкосновения позиций.
