Подбор и обучение исполнителей

Важным элементом организационного обеспечения договорной работы является формирование команды договорной работы. Команда договорной работы – это группа работников фирмы, принимающих участие в ведении договорной работы. Организационная форма команды договорной работы определяется избранной организационной структурой управления данной работы.

На верхнем уровне управления командой находится единоличный исполнительный орган фирмы, на нижних уровнях – исполнители (подразделения, службы и конкретные специалисты), отвечающие за отдельные функциональные сферы договорной работы. По своему содержанию команда договорной работы представляет собой группу конкретных специалистов соответствующей квалификации, обладающих необходимыми для эффективного ведения договорной работы фирмы знаниями и навыками.

Процесс формирования команды договорной работы фирмы (процесс командообразования) представляет собой образование единого, целостного коллектива специалистов, способного эффективно решать конкретные задачи договорной работы, достигая запланированных целей.

Смысл командной работы заключается в возможности получения наивысшего организационного эффекта договорной работы за счет объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых управленческих решений, т.е. в достижении состояния, при котором целое больше, чем сумма его составных частей.

Проводимые исследования показывают, что командная кооперация позволяет увеличить общую производительность управленческого труда, в том числе при ведении договорной работы, приблизительно на 70 – 80%.

Команда договорной работы формируется руководителем этой команды. В централизованных организационных структурах управления договорной работы и структурах координационного типа руководителем команды договорной работы выступает исполнительный орган фирмы (как правило, руководитель). В матричных и проектных структурах договорной работы руководителем команды договорной работы является специально назначаемое в качестве такового исполнительным органом фирмы лицо – управляющий команды договорной работы.

Управляющий команды осуществляет общее руководство деятельностью команды, контролирует основные параметры договорной работы и координирует деятельность членов команды. Управляющий команды с одобрения исполнительного органа фирмы может определять необходимое число специалистов – членов команды, их квалификацию, проводить отбор и наем требуемых работников.

Руководитель команды договорной работы должен обеспечить подбор членов команды, которые обеспечивали бы:

• соответствие количественного и качественного состава команды планируемым целям, масштабам и специфике договорной работы фирмы;
• эффективное групповое взаимодействие в процессе ведения договорной работы;
• психологическую совместимость членов команды и создание активной стимулирующей среды;
• развернутое внутригрупповое общение и выработку оптимальных групповых решений проблем, возникающих в ходе договорной работы.

Основу (или “костяк”) команды договорной работы любой фирмы должны составлять ответственные исполнители – руководители структурных подразделений, отвечающие за принятие необходимых управленческих решений в процессе ведения договорной работы в пределах своей компетенции, – главный инженер, главный бухгалтер, руководитель юридической службы, руководитель маркетинговой службы и т.д.

Наибольшие сложности вызывает процесс командообразования в матричных и проектных организационных структурах управления договорной работой. В этих структурах самостоятельные структурные подразделения по управлению договорной работой не образуются.

В данном случае руководитель команды договорной работы в зависимости от ситуации привлекает к договорной работе любых специалистов из существующих на фирме структурных подразделений (по согласованию с их прямыми руководителями), а также внешних консультантов и специалистов. Такой подход позволяет экономить ресурсы и оперативно реагировать на возможные изменения окружающей обстановки, а также возникающие в процессе договорной работы проблемы. В то же время он порождает конфликт интересов между линейным руководством и управляющим команды договорной работы.

При отборе команды договорной работы необходимо помимо профессиональных требований учитывать следующие качества работников:

• умение работать в группе;
• самостоятельность, предприимчивость;
• умение брать ответственность за принимаемые решения;
• умение работать в условиях неопределенности;
• коммуникабельность, стрессоустойчивость;
• низкий уровень конфликтности.

В современных условиях организация работы персонала, привлекаемого к выполнению мероприятий договорной работы, принципиально отличается от традиционной для советского времени организации работы специалистов-договорников. Ведущим принципом такой организации является распределение обязанностей и ответственности за достижение конечных результатов, а не жесткое закрепление выполняемых функций. Данный принцип предполагает уход от детализации должностных обязанностей конкретного работника и переход к командной ответственности за результаты договорной работы. Это позволяет использовать действенную систему стимулирования по критерию “цели/результаты”.

Для организации труда персонала, привлекаемого к процессу договорной работы, необходимо:

• четко распределить роли и обязанности;
• разъяснить всем членам команды цели и текущие задачи договорной работы;
• учесть личностные и профессиональные качества специалистов;
• наладить действенную систему контроля за результатами совместного труда членов команды.

Основным критерием оценки деятельности команды являются достигнутые конечные результаты договорной работы. Периодическая оценка промежуточных результатов проводится в целях корректировки деятельности персонала, внесения необходимых изменений в его работу, определения круга текущих и перспективных проблем.