Планирование предметной области

Данный этап имеет своей целью определение перечня действий, которые необходимо будет выполнять в процессе договорной работы фирмы. Результатом планирования предметной области договорной работы является разработка документа, определяющего набор соответствующих действий. Этот документ будет являться исходной базой для дальнейшего планирования договорной работы.

Основой для планирования предметной области договорной работы служат:

• избранная стратегия договорной деятельности фирмы на планируемый период;
• структура основных и вспомогательных договорных связей фирмы;
• модели договоров, которые фирма решает применять в планируемом периоде.

Информация, необходимая для определения предметной области договорной работы:

• стоящие перед фирмой бизнес-цели (задачи) на планируемый период;
• избранные фирмой способы достижения (реализации) поставленных бизнес-целей (задач);
• потребности фирмы в ресурсах (товарах, работах, услугах) для реализации поставленных бизнес-целей (задач);
• формальные документы об утверждении производственных и иных заданий, сметы планируемых доходов и расходов и т.д.;
• документы об учетной и налоговой политике фирмы;
• описание ожидаемых результатов договорной работы;
• ограничения, лимитирующие возможности фирмы при реализации конкретных мероприятий договорной работы;
• допущения – данные, которые используются при планировании бизнеса, считаются известными, но несут в себе определенную долю неопределенности и связанный с ней риск.

К примеру, при планировании закупок импортного оборудования курс рубля по отношению к курсу иностранных валют на предполагаемый период валютного платежа неизвестен, однако на основании изучения данных о динамике курса валют можно сделать допущение об ожидаемой котировке курса и, соответственно, о рублевой стоимости закупаемого оборудования на планируемую дату оплаты.

Правильное определение предметной области договорной работы является необходимой предпосылкой высокой конечной результативности данной работы. Если предметная область плохо или неверно определена, результаты договорной работы будут низкими. Данный вывод проиллюстрируем следующим примером. Общество с ограниченной ответственностью ведет торговый бизнес – розничную торговлю охотничьим оружием и патронами к нему. Соответствующая торговая деятельность облагается единым налогом на вмененный доход. В процессе данной деятельности общество заключает закупочные и реализационные договоры. В частности, им заключен долгосрочный договор поставки охотничьих патронов. В соответствии с условиями данного договора расчеты между обществом и поставщиком должны были осуществляться путем платежных поручений.

В процессе реализации договора поставки поставщик обратился к обществу с просьбой поставить несколько наименований мебели в счет оплаты планируемой к поставке продукции. Для общества такой взаиморасчет оказался выгодным, и оно заключило с поставщиком договор мены, по условиям которого поставщик передает обществу охотничьи патроны на сумму в 200 тыс. руб. в обмен на мебель равнозначной стоимости. Общество приобрело на мебельной фабрике соответствующую мебель и впоследствии передало ее поставщику.

В ходе мероприятий налогового контроля налоговая инспекция квалифицировала товарообменную операцию общества как оптовую торговлю товарами, которая не подпадает под уплату единого налога на вмененный доход и подлежит налогообложению в общем порядке. Покупателю были начислены налог на прибыль и налоговые санкции, оказавшие крайне негативное влияние на конечные результаты его бизнеса.

В данном случае общество допустило серьезную ошибку в определении предметной области договорной работы. Ему не следовало заключать договор мены, а нужно было принять меры по корректировке договора поставки. Планирование предметной области договорной работы осуществляется в следующей последовательности. Сначала определяется перечень основных мероприятий, которые будут осуществляться в процессе ведения договорной работы (например: проведение переговоров по заключению дистрибьюторских договоров с потенциальными контрагентами, направление запросов котировок новым поставщикам, направление предложений об изменении ранее заключенных долгосрочных договоров и т.д.). Затем эти мероприятия детализируются путем их разложения на более мелкие компоненты – операции и действия. Это дает возможность:

• повысить точность определения задач, сроков и продолжительности необходимых действий, количества требуемых для этого ресурсов и оценки затрат;
• создать основу для определения степени выполнения и контроля действий исполнителей, привлеченных к договорной работе;
• содействовать четкому распределению ответственности между исполнителями.

При детализации предметной области договорной работы используется метод структурной декомпозиции, суть которого состоит в разложении планируемых мероприятий договорной работы на структурные элементы, меньшие по размерам и более управляемые. Декомпозиция (разложение) должна продолжаться до тех пор, пока уровень детализации результатов не будет достаточным для эффективного планирования, выполнения и контроля конкретных действий исполнителей.

Декомпозиция планируемых мероприятий договорной работы осуществляется следующим образом:

1. сначала определяются основные мероприятия договорной работы, требующие своего выполнения в рамках утвержденной бизнес-стратегии фирмы;
2. затем решается вопрос, достаточна ли степень детализации этих мероприятий, оценки затрат, сроков и других показателей каждого мероприятия договорной работы для того, чтобы эффективно управлять ими. Разные мероприятия договорной работы требуют разной степени детализации. С учетом этого решается вопрос о необходимости дальнейшей детализации;
3. если детализация недостаточна, конкретизируются операции, входящие в содержание каждого мероприятия договорной работы. Они должны быть представлены как реальные измеряемые результаты, характеризующие степень выполнения соответствующего мероприятия, и определяться с точки зрения технологической последовательности выполнения действий;
4. подтверждается окончательность декомпозиции (разложения) планируемых мероприятий договорной работы, для чего необходимо определить:

• являются ли элементы нижнего уровня структурной декомпозиции планируемых мероприятий договорной работы необходимыми и достаточными для достижения разбиваемого результата. Если нет, составляющие элементы необходимо модифицировать, добавить или удалить;
• является ли каждая позиция структуры декомпозиции четко и полностью определенной. Если нет, описание должно быть переработано или расширено;
• можно ли определить время выполнения, денежные затраты, необходимые ресурсы для каждой позиции структуры;
• можно ли каждый элемент структурной декомпозиции отнести к соответствующему организационному подразделению (структурное подразделение, команда договорной работы или отдельный работник-исполнитель), которое возьмет на себя ответственность за успешное завершение данной позиции. Если нет, необходимо внести изменения для обеспечения адекватного контроля.

В результате планирования предметной области договорной работы составляется документ, утверждающий предметную область договорной работы фирмы на планируемый период и содержащий структурную декомпозицию планируемых мероприятий договорной работы, которая и будет определять всю предметную область договорной работы.

В качестве примера рассмотрим ситуацию с планированием предметной области договорной работы фирмы в части осуществления мероприятий по изучению и отбору контрагентов. Степень детализации таких мероприятий будет существенно различаться в зависимости от избранной фирмой стратегии договорной деятельности. В случае если при формировании договорных связей приоритет будет отдаваться контрагентам, ранее привлекавшимся фирмой к ее договорным взаимоотношениям и хорошо себя зарекомендовавшим, набор проверочных мероприятий будет значительно меньше, нежели в ситуациях, когда приоритет отдается поиску новых, более перспективных для бизнеса фирмы контрагентов. При работе с новыми контрагентами возникает потребность не только в проверке их юридического статуса и полномочий должностных лиц, но и в легальности получения ими соответствующего статуса (т.е. не зарегистрирована ли фирма по утерянному паспорту или на подставных лиц), легальности их деятельности, а также надлежащем исполнении ими обязанностей налогоплательщика. Другими словами, возникает необходимость в определении дополнительных пакетов работ. Соответствующие пакеты дополнительных работ нуждаются в дальнейшей детализации. В частности, при планировании проверочных мероприятий в отношении новых контрагентов необходимо не только определить перечень этих мероприятий, но и решить, путем совершения каких именно действий будет осуществляться такая проверка. Например:

• путем затребования у фирмы-контрагента заверенной копии свидетельства о ее государственной регистрации,
• путем изучения информации о фирме-контрагенте на официальном сайте регистрирующего органа,
• путем обращения в регистрирующий орган с заявлением о предоставлении официальной выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ) в отношении фирмы-контрагента и т.д.