Организация исполнения

Данный этап договорной работы нацелен на подчинение внутренней и внешней деятельности фирмы требованию надлежащего исполнения условий заключенных договоров.

Организация исполнения договоров включает:

• доведение содержания условий заключенных договоров до ответственных исполнителей;
• преобразование ответственными исполнителями условий заключенных договоров в акты стратегического и оперативного бизнес-планирования;
• практическую реализацию запланированных в целях выполнения договорных обязательств бизнес-процессов;
• отчет исполнителей о ходе реализации бизнес-процессов, осуществляемых в рамках исполнения договорных обязательств.

Точное и своевременное доведение содержания условий заключенных фирмой договоров до ответственных исполнителей является исходным моментом организации исполнения договоров. Практика показывает, что многие нарушения возникают только потому, что ответственные исполнители несвоевременно или в неполном объеме получают необходимую информацию о заключенных фирмой договорах.

Ответственные исполнители должны обеспечить оперативное отражение всех требований, вытекающих из заключенных договоров, в актах стратегического и оперативного бизнес-планирования деятельности фирмы. При отсутствии надлежащей информации о содержании заключенных договоров они, так же как и подчиненные им специалисты, не смогут направить должные усилия на неукоснительное исполнение принятых фирмой договорных обязательств. Поэтому на фирме должна быть создана надежная система доведения информации о содержании заключенных договоров до ответственных лиц.

Законодательство не устанавливает каких-либо требований к формам и методам доведения информации об условиях заключенных договоров. На практике применяются следующие формы доведения такой информации:

• непосредственное ознакомление ответственных исполнителей с договорной документацией.

Использование данной формы допустимо в тех фирмах, где число заключаемых договоров невелико. Обычно по указанию руководителя фирмы или в соответствии со сложившимся в фирме порядком ответственные исполнители сами изучают и оценивают тексты заключенных договоров на предмет наличия в них условий, которыми им необходимо будет руководствоваться при выполнении управленческих и служебных функций, делают выписки из договоров или фиксируют содержание обязательств в иной форме, удобной для их оперативной работы.

В принципе функция “доведения” при данной форме работы заключается в передаче договорных документов ответственным исполнителям, обычно с отметкой “для сведения и руководства в работе”. Факт ознакомления с содержанием договора, как правило, удостоверяется подписью соответствующего ответственного исполнителя либо отметкой работника, ведущего делопроизводство по договорам, в регистрационных карточках, журналах или иных учетных формах;

• передача ответственным исполнителям выписок из договоров (копий договорных документов).

Разовое ознакомление с подлинными договорными документами в подобной ситуации не является рациональным методом передачи информации. Необходима такая форма доведения договорной информации, которая обеспечивала бы постоянное обращение к ней в процессе повседневной оперативной работы.

На практике эта задача решается путем размножения основных договорных документов и передачи их ответственным исполнителям. Более эффективным способом доведения договорной информации до заинтересованных лиц при данной форме является доведение через внутреннюю компьютерную сеть (если, конечно, фирма таковой располагает). Эффективность возрастает, если соответствующие договорные документы (спецификации, графики, ведомости) унифицированы и приспособлены для использования в процессе внутрихозяйственного планирования и управления;

3) доведение содержания заключенных договоров до ответственных исполнителей в специально составленных планово-управленческих документах, содержащих систематизированную информацию об условиях заключенных фирмой договоров.

Типичными примерами таких документов служат наборы (описи) заказов, планы поставок, разрабатываемые на основе заключенных договоров службами, ответственными за реализацию производимой предприятием продукции.

Представление сводной, систематизированной информации о содержании заключенных фирмой договоров является наиболее эффективной формой организации исполнения договорных обязательств в условиях крупномасштабного производства, особенно предприятий, выпускающих продукцию (выполняющих работы, оказывающих услуги) в широкой номенклатуре и для большого числа покупателей (потребителей).

Выбор конкретных форм и способов доведения договорной информации до ответственных исполнителей определяется каждой фирмой самостоятельно. При этом должны учитываться организационная структура управления фирмы, специфика ее хозяйственной деятельности и т.д. Однако в любом случае нужно исходить из того, что выбранная система доведения должна отвечать требованию обеспечения надлежащего исполнения договорных обязательств. Чтобы предупредить искажение договорной информации при ее доведении до ответственных исполнителей, необходимо рационально использовать существующие правовые и организационные средства.

Формы отражения содержания договоров в документах бизнес-планирования рекомендуется устанавливать в локальных правовых актах фирмы.

Нарушение порядка доведения содержания договоров до ответственных исполнителей, равно как и их халатное отношение к использованию соответствующей информации, должно рассматриваться как серьезное нарушение трудовой дисциплины, влекущее за собой применение мер дисциплинарной и материальной ответственности.

Процесс исполнения заключенных договоров предполагает переложение (преобразование) их условий в стратегические и оперативные акты бизнес-планирования хозяйственной деятельности фирмы, а также в акты оперативно-календарного планирования линейных и функциональных подразделений, ответственных за конкретное направление бизнеса компании. Для успешной реализации данной задачи требуется разработать и внедрить специальную технологию преобразования условий заключенных договоров в соответствующие организационно-плановые документы.

Практика показывает, что традиционно это один из наиболее слабых участков договорной работы отечественных фирм.

В настоящее время разрабатываются и успешно внедряются автоматизированные системы преобразования подобной информации, учитывающие организационные и иные особенности конкретной фирмы. Разработка и внедрение подобных систем требует серьезных финансовых затрат, однако эти затраты довольно быстро окупают себя, особенно в фирмах с большим объемом договорной работы.

В процессе исполнения договоров необходимо получать достоверную информацию о ходе реализации бизнес-процессов, осуществляемых в целях исполнения договорных обязательств. Для этого требуется сформировать систему отчетности ответственных исполнителей, которая должна быть максимально простой и надежной. Эта задача решается с помощью автоматизированных систем контроля.