Мастерство публичного выступления

1.Формы выступления
2.Подготовка к выступлению
3.Приемы и психотехники публичного выступления

Управленческая деятельность руководителя во многом связана с различного рода публичными выступлениями на собраниях, конференциях, бизнес-презентациях и других подобных мероприятиях. Сложно представить себе руководителя, никогда не выступающего перед сотрудниками, партнерами или потребителями. Кроме того, без успешных публичных выступлений и самопрезентации невозможно становление в лидерском статусе в коллективе. Поэтому овладение мастерством публичного выступления является одной из важнейших задач профессионально развивающегося руководителя.

Формы выступления

Различают четыре формы выступления, предъявляющие различные требования, как к подготовке выступления, так и профессиональным компетентностям самого выступающего.

Чтение. Чтение производится тогда, когда перед выступающим стоит задача точно передать информацию. Например, при выступлении с научным сообщением или докладом от группы, подразделения или организации, поручившей докладчику сообщить утвержденное коллективом содержание. В этих случаях передавать мысли своими словами нежелательно, а порой и недопустимо, так как можно исказить смысл, цифры, факты или упустить что-то важное. Главное требование к докладчику-чтецу состоит в том, чтобы текст им был прочитан глубоко, осмысленно, выразительно, с акцентированием наиболее важных мыслей, формулировок, понятий, положений, понятно и доступно для слушателей.

Декламирование. Докладчик-декламатор выучил текст и воспроизводит его по памяти. Это лучше, чем чтение с листа, но и ответственнее, так как можно забыть фрагмент речи, начать искать страницы, а в них – определенные фрагменты текста с последующим их чтением, а это значит – провалиться. Поэтому лучше иметь текст «под рукой».

Свободное изложение. Самая распространенная форма выступления – это та, в которой докладчик произносит речь свободно, временами заглядывая в подготовленный конспект, особенно когда приводится цитата, цифры и т. п. Общий принцип: чем меньше заглядывать в записи – тем лучше. Как говорится, лучше, чтобы конспект был в голове, а не голова в конспекте!

Творческое (архитектурное) построение. Докладчик-архитектор строит речь так же, как строится дом. Сначала составляется план-проект, потом в сознании заготавливается (продумывается, подбирается) необходимый материал, а в аудитории уже происходит построение самой речи. Такие выступления рождаются из заранее заготовленного в голове материала, но, «само здание вырастает на глазах у слушателей» в соответствии с ситуацией и интересом аудитории. Такие выступления воспринимаются лучше любой аудиторией, но предъявляют большие требования к профессионализму докладчика и его владению материалом.

Мастерство публичного выступления более связывается с последними двумя формами приведенной классификации. Прежде чем перейти к процессуальным вопросам публичного выступления рассмотрим мероприятия по его подготовке.

Подготовка к выступлению

Успех публичного выступления определяется не только мастерством оратора, но и качеством подготовки к этому выступлению. Подготовка к выступлению включает три взаимодополняющих этапа:

1) ориентационный – формирование представления о целях выступления, особенностях слушателей, условиях его проведения и т. п.;

2) содержательный – проработка содержания самого выступления;

3) психологический – формирование эмоционально-психологической готовности к выступлению.

Ориентационная подготовка к выступлению. На ориентационном этапе подготовки необходимо определиться относительно:
– собственных целей выступления и критериев оценки его результативности;
– особенностей аудитории слушателей, ее численности, состава и ожиданий;
– места и условий выступления.

Собственные цели выступления и критерии оценки его результативности. Прежде чем разворачивать активную работу по подготовке к выступлению необходимо прояснить собственные представления относительно целей выступления и критериев оценки положительного результата. Для этого полезно ответить на три вопроса: «Что я хочу сообщить аудитории?»; «Какую реакцию я хочу получить от аудитории?»; «По каким факторам я буду оценивать свое выступление?». Все эти вопросы взаимосвязаны, а ответы на них станут критериями, подготовки содержания самого выступления.

При этом, конечно же, психологически важной целью выступления оратора является получение чувства удовлетворенности от выступления, чувства успеха. Но это чувство формируется по соответствию полученного результата и ранее сформированных ожиданий. Поэтому особое значение имеет осознание того, по каким факторам вы сами будете оценивать свое выступление? Что нужно вам и соответственно, что должно произойти, чтобы вы сказали себе: «Я выступил хорошо». Если нужна соответствующая реакция аудитории, то какая именно. Готовность присутствующих на месте заказать товар, или аплодисменты? Проявление интереса к вам лично или что-либо иное, если да, то что?

Работа с собственными ожиданиями, их осознание, определение критериев успешности выступления являются важным этапом подготовки. Правильное определение желаемого результата позволит правильно выстроить путь к нему, соответствующим образом сформулировать задачи, последовательно их выстроить, решить, на что следует обратить внимание слушателей; определить, что необходимо сделать вам, чтобы слушатели действительно отметили и запомнили то, что вы хотите до них донести. 1

Особенности аудитории. Также необходимо определится относительно численности, состава и ожидания слушателей. Выступление организуется с определенной целью, но слушатели имеют свои интересы, мнения и ожидания. Чтобы эффективно донести материал, необходимо понять слушателей. Для этого на этапе подготовки к выступлению нужно уточнить численность, состав и ожидания аудитории.

Численность аудитории. В социальной психологии выделяют три типа аудитории, в зависимости от численности:
– малая аудитория (группа до 12–15 человек);
– средняя аудитория (группа до 50–100 человек);
– большая аудитория (больше 100 человек).

Для оратора важно понимать, что реакция аудиторий разной численности различна, поэтому и преподнесение материала должно отличаться. Одна из закономерностей состоит в том, что по мере увеличения численности аудитории, она становится все более однородной. Другая закономерность – чем больше слушателей, тем меньше они реагируют на информацию и больше на человека, который эту информацию им презентует. Соответственно малая аудитория больше годится для детальных и обстоятельных дискуссий, в которые каждый участник может вносить свои идеи в обсуждения. В тоже время большая аудитория более склонна сливаться в одну «безликую массу», реагирующую на выступающего как единый организм. Выступление в большой группе более монополизировано оратором, вопросы в ней обычно задаются в соответственно отведенное для этого время.

Состав аудитории. Также необходимо уточнить предполагаемый состав аудитории. Является ли она уже сформированным коллективом со своими традициями, нормами и лидерами или это группа, специально сформированная для рассмотрения заявленной проблемы, темы, вопросов. В первом случае, нередко, что лидеры или претендующие на этот статус люди стремятся закрепить свои лидерские позиции за счет выступающего (за счет присоединения к нему, или противопоставления себя и выступающего). Все зависит от степени успеха выступления и владения навыками управления аудиторией.

Интересы и ожидания аудитории. Чтобы достичь поставленной цели выступления оратору необходимо знать, не только то, что хочет он, но и хорошо представлять чего хотят и ожидают от выступления слушатели, что для них ценно и значимо. При подготовке выступления перед профессиональной группой необходимо, по мере возможности, повысить свою компетентность в специфике данной профессиональной деятельности, уточнить важные события, случившиеся в этой сфере и т. п.

Место и условия выступления. Необходимо заранее прояснить место выступления, а если есть такая возможность, то самому повлиять на его выбор. Если выступление проводится «на выезде», то полезно заранее узнать все условия. Что это будет, небольшая аудитория или актовый зал с дорожками, сценой, большой трибуной, микрофоном и усилительной аппаратурой. Есть ли условия для презентации, если да, то как расположена соответствующая аппаратура (клавиатура, экран). По возможности лучше все это увидеть лично.

Содержательная подготовка к выступлению. В структуре выступления принято выделять три основные структурно-логические части: вводную, основную и заключительную. Части должны быть взаимодополняющими и в совокупности представлять собой единое целое, стержнем которого является основная идея – замысел выступающего. При этом каждая композиционная часть выступления имеет не только содержательный, но и психологический смысл.

Вводная часть. Вводная часть выступления имеет наиболее важное психологическое значение. На этом этапе многие слушатели определяются слушать им далее или можно сразу отвлечься. Основные цели вводной части: установить психологический контакт с аудиторией, завоевать ее доверие; вызвать интерес аудитории к теме сообщения, овладеть ее вниманием и подготовить благоприятную психологическую почву для дальнейшего восприятия содержания выступления.

Основная часть. В основной части всесторонне раскрывается тема выступления. Это возможно достичь, если интерес, внимание и доверие, сформированные в вводной части, удастся сохранить на протяжении всего выступления.

Алгоритм подготовки основной части выступления может быть различным и индивидуальным для каждого оратора. В качестве одного из вариантов можно представить следующий:
– выделите главную идею вашего выступления (с учетом вашей цели и имеющихся представлений от ожиданий аудитории);
– определите составные части (модули, темы), посредством которых вы сможете раскрыть содержание темы и донести главную идею;
– продумайте содержание каждого модуля в отдельности; при необходимости проработайте необходимые текстовые материалы;
– определите, какие модули будут основные, а какие могут быть резервными; – создайте примерный план последовательности основных модулей;
– сформулируйте ключевые фразы, которые отражают основные мысли каждого модуля (или которые по вашему замыслу должны запомнить слушатели в каждом модуле);
– продумайте или найдите иллюстрирующие примеры;
– подготовьте необходимый презентационный и раздаточный материал.

Заключительная часть. Выступление важно правильно начать, но и правильно закончить. Поэтому заключение следует так же тщательно проработать, как и другие разделы речи.

Обычно в заключительной части: фиксируются основные мысли и результаты; оформляются представления слушателей о том, чем им могут быть полезны полученные знания, как и в каких областях их можно использовать; где можно найти или получить дополнительную информацию; слушатели подводятся к определенным выводам и к готовности действовать, если это необходимо.

Психологическая подготовка к выступлению. Для аудитории важно не только то, что человек говорит, но и то, как он это говорит. Слушатели легко распознают, верит ли сам выступающий в то, что он говорит и насколько для самого оратора значима эта информация. На основе этого многие слушатели решают для себя, как им относиться к полученной информации и стоит ли доверять ей. Поэтому для успешности выступления важно содержательно хорошо подготовиться к выступлению, но не меньшее значение имеет формирование эмоционально-психологической готовности к выступлению, в том числе преодоление возможного волнения и неуверенности в себе.

На формирование психологической готовности оказывает влияние наличие точной информации об условиях выступления (месте, аудитории, слушателях и т. п.), полученной на ориентационном этапе подготовки к выступлению. Именно поэтому в особо значимых случаях полезно воспользоваться возможностью (если таковая есть) и лично съездить на место и посмотреть внешние условия. Что касается неуверенности и волнения непосредственно перед выступлением, то среди множества приемов и психотехник, помогающих справиться с ними, можно воспользоваться следующими:

1. Подышите медленно и глубоко. Это дыхание спокойного человека. Наше состояние и дыхание – взаимосвязаны. Когда мы волнуемся, мы дышим поверхностно и часто. Изменив дыхание можно изменить и состояние.

2. Если есть возможность двигаться, то пройдитесь быстрым шагом, поприседайте или помашите руками и т. п. (желательно без свидетелей). Любая физическая активность снимает нервное напряжение. Однако не следует это делать непосредственно перед выходом, необходимо успеть восстановить дыхание.

3. Интенсивно подвигайте челюстью взад-вперед 15–20 раз. Предполагается, что в результате таких движений раздражаются корешки блуждающего нерва, сигнал передается в центральную нервную систему, что способствует выбросу норадреналина, что снимает повышенное напряжение.

4. Если вы сидите в ожидании вашего выхода, то опустите руки и расслабьте их. Представьте, что они стали настолько длинными, что уперлись в пол. Теперь то напряжение, которые вы испытываете, направьте через ваши руки в землю и прочувствуйте как оно уходит.

5. Поболтайте кистями, интенсивно подвигайте пальцами, разомните руки. Нередко человек в ситуации стресса это делает интуитивно. Практика подтверждает, что гимнастика кистей рук позволяет не только снизить сковывающий эффект волнения, но и стимулирует работу речевого аппарата и повышает сообразительность.

6. Вообразите, будто сейчас на вас тяжелая шинель с генеральскими погонами, почувствуйте ее тяжесть. Когда человек напуган, он инстинктивно поднимает плечи и наклоняет вперед голову, как бы вжимая ее в плечи. Поскольку связь с мышцами тела имеет двухсторонний характер, то воздействуя на тело, мы можем изменять и эмоциональное состояние. Поэтому вообразите себя генералом в тяжелой шинели, опустите плечи, поднимите подбородок, выпрямите спину. И вперед! (Р. Гандапас. Камасутра для оратора. М. : ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. 272 с. (Текст изменен)).

Приемы и психотехники публичного выступления

Начало выступления. Выступление начинается не тогда, когда докладчик занимает место за трибуной и начинает говорить, а уже с момента предоставления ему слова. Докладчик только привстает с места, или переступает порог зала, как его уже начинает оценивать аудитория. И у вас не будет второго шанса произвести первое впечатление. Поэтому когда вы идете к трибуне, то двигайтесь уверенно. Покажите всем своим видом, что это важный для вас момент, и вы хотите общаться с аудиторией.

Формирование зрительного контакта с аудиторией. Чтобы стать интересным аудитории, нужно показать свой интерес к ней. И сделать это проще всего с помощью установления и поддержания зрительного контакта. Поддержание зрительного контакта, информирует выступающего о том, насколько аудитория понимает сказанное, а может что-то нужно повторить; не утомлена ли аудитория или полезно сделать перерыв; интересна ли аудитории тема или пора перейти к другим вопросам.

Что касается психотехник установления зрительного контакта с аудиторией, то их описано множество. Так Р. Гандапас предлагает следующую: «После того как вы заняли исходную позицию для выступления, то не нужно спешить сразу переходить к делу. Для начала необходимо спокойно и основательно оглядеть зал. Если вы поймали доброжелательный взгляд или ответную улыбку, сделайте едва заметное приветственное мимическое движение. Даже если вы видите человека первый раз в жизни. Выдержите паузу и дождитесь, пока на вас посмотрят и те, кто обычно не поднимает глаз на оратора – установите зрительный контакт и с ними. В реальности это занимает меньше минуты времени. Устанавливая зрительный контакт, вы как бы протягиваете незримые ниточки от глаз зрителей к своим глазам. Контакт глаз это как провода, по которым течет информация, сообщаемая вами в ходе выступления. И если эти „провода“ обрываются, то прерывается и „ток“ информации. И речь идет не об осматривании зала, а именно о контакте „глаза в глаза“ с каждым сидящим» (см. : личный сайт Р. Гандапаса. URL: www.radislavgandapas.com (Текст изменен)).

При этом следует понимать, что особое значение при формировании зрительного контакта имеет его эмоциональная составляющая. Что вы передаете своим взглядом: доброжелательность, раздражение, безразличие или, быть может, страх? Глаза это зеркало души. И в вашем взгляде аудитория тоже может разглядеть то, что у вас в душе. Установив зрительный контакт с каждым из присутствующих, можно начинать выступление.

Варианты вступления. Успех выступления во многом определяется его началом, т. е. вступлением. В этот момент многие определяются, стоит ли им слушать этого человека или лучше заняться своими мыслями, беседой с соседом и т. п. Ниже приводится ряд приемов, которые могут использоваться на этапе вступления.

Интересный факт. Прием заключается в формировании интереса аудитории к вашему выступлению через ее привлечение к интересному факту, имеющему прямое отношение к теме: «Знаете ли вы, что…» или «Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что…» и т. п.

Презентация выступления. В соответствии с названием приема выступающий презентирует структуру и регламент своего выступления. Это может быть обозначение основной темы выступления, о чем оно будет и формулирование «правил взаимодействия». Например: «У меня есть двадцать минут, чтобы рассказать вам о тех результатах, с которыми наша компания встречает наступающий год. Я приведу ряд цифр, затем сформулирую наши предложения. Если у вас в ходе моего выступления появятся вопросы, то, пожалуйста, запишите их, чтобы задать после презентации».

Вопрос или цепочка вопросов. Любые вопросы (если они приняты) запускают активность мышления по формированию ответов. Однако не следует рассчитывать на активность аудитории в самом начале выступления и дожидаться ответов. Поэтому на этом этапе полезно задавать вопросы, не требующие вербального ответа.

Прием «Когда я ехал к вам сюда». Живой интерес вызывает начало, в ходе которого выступающий рассказывает о том, что он стал свидетелем случая или разговора, произошедшего перед его выходом. Разумеется, этот случай или разговор подтолкнул оратора на какие-то мысли, связанные с предстоящим выступлением. При этом полезно соблюдать два принципа. Первый – связь с происходящим должна быть обозначена не сразу, это создает интригу. Однако не следует и слишком затягивать. Второй – описываемый случай должен быть не слишком удален по времени от начала выступления.

Шутка, анекдот. Здесь тоже важно не обозначать с первых же слов связь анекдота с темой выступления. Однако эта связь обязательно должна произойти. Существует серьезное ограничение этого приема – шутка или анекдот должны быть обязательно привлекательными и вызвать оживление (улыбку, смех). Неудачная попытка пошутить в начале выступления существенно ухудшает положение оратора.

Комплимент аудитории. При конструировании комплимента не следует слишком преувеличивать достоинства объекта, иначе комплимент может быть воспринят как насмешка. Комплимент должен быть кратким, искренним, недвусмысленным, отражающим реальность и не похожим на лесть. Необязательно высказывать комплимент непосредственно присутствующим персонам. Он может быть высказан и в отношении значимых для них объектов (с которыми они самоотождествляются). Например, их профессии, компании, в которой они работают, миссии которую они выполняют, их детям и т. п. (Р. Гандапас. Камасутра для оратора. М. : ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. 272 с.).

Вовлечение аудитории. Степень запоминаемости человеком любого сюжета пропорциональна степени его вовлеченности в него. При этом вовлечение аудитории в происходящий процесс – это не просто способ привлечения и удержания внимания. Участвующий в процессе человек, психологически присваивает часть его результатов с соответствующей ответственностью за происходящее. Поэтому вовлечение слушателей в процесс вашего выступления является важным условием, во многом повышающим успешность выступления.

Приемы вовлечения очень разнообразны, например: – заботливое уточнение у присутствующих об условиях: насколько им хорошо его слышно; достаточно ли света; не отсвечивает ли доска и т. п. При этом спрашивать нужно только о тех условиях, которые выступающий действительно может и готов изменить; – вовлечение присутствующих в совместное изменение этих условий (просьба помочь передвинуть доску, найти выключатель, включить свет и т. п.). При этом необходимо высказывать именно просьбу помочь. Например, «Пожалуйста, помогите мне раздать материалы», а не «Пожалуйста, раздайте материалы». Слушатели должны вовлекаться в совместную деятельность с выступающим, а не выполнять его поручения; – высказывание различных просьб (поднять руки тем кто …; попросить одного из слушателей проконтролировать время, нужное для выполнения общего задания); – обращение к экспертному мнению специалистов в зале.

При использовании приемов вовлечения поначалу необходимо ожидать от аудитории только простых действий. Также следует понимать, что вовлечение аудитории подразумевает исполнение слушателями действий, наблюдаемых другими. Так умение оратора в процессе выступления формировать в сознании слушателей определенные вопросы и в последующем представлять им соответствующие ответы – является важным умением управления вниманием, но это не вовлечение аудитории. При вовлечении аудитории как социальной группы, необходимо добиваться (мягко, дружелюбно) действий слушателей в виде конкретных ответов и реакций, которые могут наблюдаться всеми членами этой группы. И неважно, что в какой-то момент, например, «помощь» выступающему реально оказывает только один человек. Аудитория ощущает себя единым организмом и воспринимает это, как «мы помогли».

Снятие напряжения по параметру «свой–чужой». В некоторых видах публичного выступления решающее влияние на его эффективность может оказывать проявление эффекта «свой–чужой». Практика показывает, что если кто-либо предлагает даже выгодное предложение, но воспринимается аудиторией как «чужой», то его предложение, как правило, аудиторией отклоняется, потому что она заведомо предполагает наличие в этом предложении какого-то подвоха, невидимой уловки, ловушки и т. п.

Для снятия напряжения по параметру «свой–чужой» необходимо понимать психологические механизмы отождествления людей как «своих» или «чужих». Так, «своими» для нас является те люди, кто относится к нашей группе (культуре) или другим группам, но схожим или дружественным нам. А тот, кто относится к инородным, оппозиционным группам обычно воспринимается как «чужой», а соответственно – враждебный. Этот процесс идентификации производится оценивающей стороной во многом на уровне подсознания. При этом решающее значение имеет подобие, схожесть. Человек как бы бессознательно задает себе вопросы: «Насколько он такой же, как я?» или «Что нас объединяет?». Соответственно, для снятия напряжения по параметру «свой–чужой» необходимо показать аудитории общие, объединяющие с ней элементы. Это может быть наличие общих интересов, ценностей, традиций, привычек, прошлого и т. п. Для определения этого перед выступлением собирается соответствующая информация о слушателях. Если это профессиональная группа, то необходимо иметь представление о специфике их деятельности, значимых событиях в этой сфере и т. п. Также может иметь значение предпочитаемая в их организационной культуре манера одевания (свободная или деловая одежда), особенности профессионального языка, традиционные приветствия и обращения. При этом главное – не «перегнуть». Подозрение аудитории в том, что вы ведете себя неискренне и только пытаетесь «пристроиться» в их ряды, может навредить.

Приемы привлечения и удержания внимания аудитории. В процессе выступления искусный оратор использует различные приемы привлечения и удержания внимания, подробно описанные в социальной психологии. Рассмотрим некоторые из них.

Контрастные раздражители. Прием заключается в контрастном изменении сигналов доступа информации. При этом значение имеет не столько абсолютная, сколько ее относительная интенсивность. Изменению подвергаются как аудиальные так и визуальные сигналы. Например, выступающий говорил громко, а потом на несколько секунд замолчал, а затем снова продолжил. Также возможно замедление и резкое увеличение ритма речи. Примеры контрастного изменения визуальных сигналов – стоял неподвижно, а потом стал перемещаться, или наоборот – ходил по сцене, а затем на время остановился и т. п.

Обращение к актуальным проблемам и событиям. У каждого человека есть актуальные для него проблемы и события. У различных людей они могут отличаться, но в каждой группе, как большой, так и малой, есть некоторая совокупность общих проблем, которые для них небезразличны. Обращение к данным проблемам и событиям активизирует внимание участников. Источником непроизвольного внимания в данном приеме является значимость информации в данный момент.

Обращение к авторитетным источникам. Способ заключается в обращении к авторитетным источникам, цитировании известных людей, глубоких мыслей. Успех приема зависит от новизны информации, глубины высказанной мысли и авторитетности для участников источника.

Задавание адресных вопросов. Адресные вопросы присутствующим в зале, даже риторические, значительно активизируют внимание аудитории. При этом важно правильно задать нужный вопрос.

Использование юмора. Удачная шутка, высказанная оратором, вызывает приятные эмоции, симпатию, заинтересованность в группе. Использование юмора помогает снять напряжение в группе и вызвать положительное восприятие последующей информации. Хотя юмор привлекает внимание не столько к содержанию работы, сколько к личности ведущего, это внимание в последующем можно использовать, направив в нужном направлении.

Завершение выступления и ответы на вопросы. По окончании выступления полезно кратко подвести итоги выступления и повторить ключевые мысли и фразы, которыми можно подвести аудиторию к соответствующим вопросам. Если по окончании выступления вопросы сразу не появляются, то лучше выдержать небольшую паузу. Дайте аудитории время сформулировать вопрос. А получив вопрос, обязательно поблагодарите за него, но не отвечайте сходу, даже если ответ у вас уже готов. Выдержав маленькую паузу, якобы для размышления, вы отметите значимость вопроса и уважение к задавшему его человеку.