Календарное планирование

Адресно-телефонная книжка. Это самая стабильная часть секции «Календарь», которая заменяется только в случае полного заполнения или наличия многих исправлений. Начинается со страницы с подробной записью личных данных владельца (Ф.И.О., адрес, телефоны, серия и номер паспорта, водительского удостоверения и т.п.), необходимых для оперативного заполнения документов в государственных органах, командировках, а также на случай потери ТМ, чтобы найти владельца. Книжка построена в алфавитном порядке и содержит место для записи адресов и телефонов ваших коллег, друзей, знакомых. Из оригинальных разделов следует отметить таблицу телефонных кодов зарубежных стран и часовых поясов, что очень удобно для делового человека и дипломата. В книжке следует хранить минимальный объем информации, который необходим как дополнение к ТМ, остальную — держать в архиве или специальных визитницах.

Текущие планы ТМ содержат обширный набор разновидностей календаря, разделенный по временным периодам: 18- или 24-месячный календарь; бланк «Планы на год»; бланк «Текущие планы на неделю»; бланк «Текущие планы на день».

18-месячный календарь. По сравнению с обычными календарями календарь ТМ имеет ряд преимуществ: рассчитан на 18 месяцев —  отпадает необходимость пользоваться двумя календарями одновременно; имеет четыре годовых табеля-календаря (предыдущего, текущего и двух последующих лет); содержит детальную разбивку года по месяцам, неделям, дням, часам; указывает даты национальных праздников 28 стран мира. Мы рекомендуем перейти к 24-месячному календарю, он удобнее для целевого планирования.

Как пользоваться календарем ТМ (рис. 4.1)? Месяц — основной период планирования. Перед началом очередного месяца следует определить «слоновые задачи» на работе и дома и записать их в верхнюю строчку календаря у символа «слон». Затем из бланка «Фиксированные дела на год» переписать важнейшие события (дни рождения, юбилеи, встречи, праздники, собрания, совещания и т.п.).

Выделите время для решения «слоновых задач», которые вы наметили. Зарезервируйте время для других дел, которые вам хотелось бы сделать в течение месяца, например повышения квалификации, чтения специальной литературы, посещения выставок. В календаре эти задачи выделены серым цветом.  Оставшееся время в месячном календаре будет использоваться для решения текущих задач: телефонные переговоры, встречи,  совещания, подпись документов, посещение подразделений, прием посетителей и др. Записи в календаре желательно делать карандашом или ручкой с легко смывающимися чернилами.

Бланк «Планы на год». Год — важный период планирования. В конце каждого года имеет смысл подумать, что вы хотите сделать в будущем году для реализации поставленных целей и как продвинуться в решении «слоновых задач». После постановки жизненных целей и заполнения бланка «Цели» вы можете перейти к бланку «Планы на год». Для этого целесообразно ответить на следующие вопросы:

• Сколько времени мне нужно выделить на каждую ключевую область?
• Следует ли подсчитать фактические затраты времени за прошедший год по ключевым областям?
• Какие крупные задачи должны быть решены в конкретных месяцах?
• Какие «слоновые задачи» должны быть решены («съедены»)?
• Какие дела нужно занести на бланк «Фиксированные дела на год»?
• В какое время целесообразнее проводить регулярные мероприятия?
• Когда мне и моим подчиненным лучше пойти в отпуск?
• Как лучше использовать свое свободное время для личного развития?
• Сколько времени можно уделить семье, друзьям, коллегам и т.п.?
• Верны ли даты праздников и рождений?

После ответов на вопросы можно приступить к заполнению бланка «Планы на год», где на каждый день отводится 1 см2 площади, что позволяет записывать 1—2 дела. Бланк удобен для годового планирования, записи дней рождения, распределения фиксированных дел, планирования отпусков, так как позволяет обозревать сразу целый год. На базе этого бланка затем заполняются месячные планы 18-месячного календаря ТМ.

Полезные советы:

• познакомьте с содержанием бланка «Планы на год» секретаря и ближайших подчиненных – они будут в курсе вашей загрузки;
• используйте бланк для координации и распределения домашних обязанностей между членами семьи;
• фиксируйте в бланке промежуточные результаты (объемы продаж, число покупателей, километраж).

Бланк «Текущие планы на день». Это главный элемент календаря ТМ, так как планирование дня позволяет вам реально жить в настоящем. Помните, что долгосрочные результаты представляют сумму ежедневных результатов! Хорошо составленный план надень поможет вам эффективно использовать каждый час и минуту.

Сколько бланков «Текущие планы на день» имеет смысл держать в ТМ? В принципе, любое число, и это зависит от характера работы и типа личности (на день, на неделю, на 3 недели). Мы рекомендуем держать бланки на 2 недели — предыдущую и очередную, чтобы иметь подробную информацию о выполненных и планируемых делах.

Бланк «Текущие планы на день» двухсторонний (рис. 4.2), лицевая сторона состоит из двух основных частей: левая — строки с часами для записи фиксированных дел, правая отводится для мероприятий, которые будут выполняться в незанятое время, а также для телефонных переговоров.

Верхняя часть содержит место для числа, месяца и года и «слоновой задачи», а нижняя – хронометраж израсходованного времени для решения задач по ключевым областям. Оборотная сторона бланка предназначена для детализации запланированных мероприятий и справочной информации.

Как заполнять бланк «Текущие планы на день»?

Запишите в бланк из 24-месячного календаря и бланка «Текущие планы на неделю» плановые мероприятия, назначенные на очередной день (совещания, встречи, отчеты, командировки и т.п.).  Заложите некоторый резерв на случай нехватки времени.

Определите по левой части бланка время, оставшееся в вашем распоряжении, старайтесь быть реалистом и оставьте дополнительное время на начало и завершение новых дел. Запишите в свободные графы «слоновую задачу».

Запишите в правую часть бланка мероприятия из бланка «Не забудь» и телефонные переговоры, которые вам можно провести в свободное время. Определите приоритеты дел по их важности и старайтесь их решать в свободные «окна» от решения фиксированных в левой части бланка дел. Выполненные дела отмечайте галочкой (v) или крестиком (+).

В конце дня подведите итоги по результатам выполнения дел, сделайте хронометраж времени в нижней части бланка, подведите итоги выполнения намеченной «слоновой задачи».

Внесите коррективы в бланк «Текущие планы на неделю» и 24-месячный календарь ТМ, если появились оперативные изменения в связи с невыполнением обязательств.

Полезные советы для работы с календарем:

«Время — деньги». Ведите учет расхода времени по ключевым областям. Это позволит вывести личные нормативы труда и реально планировать будущий год, месяц и неделю.

«Зеленые периоды». Договоритесь с секретарем и подчиненными о «зеленых периодах» — отрезках времени, когда с вами может свободно связываться любой сотрудник, клиент или посетитель.

«Встреча с самим собой». Выделите время для решения крупной задачи, требующей концентрации внимания и отсутствия помех. В это время вас никто не должен беспокоить.

«Не забудь». Свободные «окна» рабочего дня старайтесь использовать для мелких мероприятий и телефонных переговоров.

«Веди дневник». Сохраняя в архиве отработанные бланки текущих планов на день, вы получите со временем подробный дневник. Его хорошо хранить в стандартной коробке ТМ.

Личный опыт. Автор книги 12 лет использовал в качестве инструментов личной работы различные виды календарей (1979— 1990), 5 лет работал с «организатором» (1991-1995), с 1993 по 2001 гг. постоянно применял электронную записную книжку. Несколько раз заканчивал курсы пользователей ЭВМ, начиная с университета, но, к сожалению, не стал активным пользователем компьютера. В течение трех лет собирался овладеть ТМ, но в силу предполагаемой сложности освоения никак не решался начать («слоновая задача»). Однако общение с генеральным директором совместного российско-датского предприятия «ТМИ Россия — Менеджер —  сервис» Г. М. Озеровым – обаятельным и очень грамотным человеком — привело к положительным результатам. В январе 1996 г. в нашем институте был проведен семинар «Ключ к личной эффективности», участниками которого стали все руководители Нижегородского института менеджмента и бизнеса —15 человек. С этого времени мы более 12 лет работаем только на базе ТМ. Это добрый помощник любого руководителя, применение которого доставляет истинное наслаждение и резко повышает уровень организации и дисциплину труда. Ежегодно в институте проводятся семинары для руководства (50 чел.) по технике работы с ТМ. Для всех преподавателей и сотрудников подготовлен упрощенный вариант ТМ «Деловая книжка менеджера» (пользуются около 100 чел.).