Инвентаризация материалов

Положение по ведению бухгалтерского учета обязывает организации проводить инвентаризацию материально-производственных запасов:

• не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете;
• при смене материально-ответственных лиц и при стихийных бедствиях;
• в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета.

Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия материально-производственных запасов в натуральном и стоимостном выражении. Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, так как в ходе ее проведения фактическое наличие МПЗ сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются сохранность МПЗ; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения МПЗ.

По объему проверки инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и внезапные. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель организации (его заместитель) или главный бухгалтер.

Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из некомпетентных лиц, которая назначается приказом руководителя организации. Для одновременного проведения проверок при большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя. В приказе должны быть указаны: должность, фамилия, имя, отчество председателя и членов комиссии, цель и объект инвентаризации, дата начала и окончания проведения инвентаризации, сроки сдачи материалов в бухгалтерию.

Этот приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, в которой отражаются и результаты, полученные в итоге. Следует иметь в виду, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания недействительными ее результатов.

На основании приказа председателя комиссии на момент проведения проверки материально-ответственное лицо прекращает все операции по отпуску и приемке МПЗ.

Заведующий складом дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки учета МПЗ и сданы в бухгалтерию организации; все поступившие МПЗ оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись МПЗ по складам (ф. № инв-3). В эту опись вносятся сведения о фактическом наличии МПЗ, полученные в результате инвентаризации.

В конце описи записывают указанные данные по последней странице и по описи в целом. Все члены комиссии подписывают последнюю страницу описи.

В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия произвела в их присутствии проверку ценностей, а также об отсутствии претензий к комиссии и о принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

При выявлении в описи отклонений от учетных данных при наличии количественно-суммового учета составляют сличительные ведомости, где выводятся расхождения между учетными данными и фактическим наличием по каждому наименованию и сорту МПЗ.

На предприятиях, где количественно-суммовой учет не ведется, выводятся расхождения в целом между фактическими остатками по данным инвентаризационной ведомости и учетными данными.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, товаров и готовой продукции, в которой предусмотрены специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.

Данные результатов проведенных инвентаризаций представляются руководителю организации в виде ведомости окончательных результатов инвентаризации.

В ходе проверки могут быть выявлены либо излишки, либо недостачи МПЗ. Ценности оказавшиеся в излишке подлежат оприходованию с отнесением на финансовые результаты: Дебет 07, 10, 11, 41, 43 Кредит 91-1.

Недостача ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением их стоимости и количества по счетам учета МПЗ: Дебет 94 Кредит 07, 10, 11, 41, 43.

По решению руководителя сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки:  Дебет 25, 26, 44 Кредит 94.

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц:
Дебет 73-2 Кредит 94.

Если конкретные виновники не установлены, недостачи учитывают в состав прочих расходов:
Дебет 91-2 Кредит 94.

Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Недостачи, хищения и порчу материальных ценностей по счету 94 учитывают в ведомостях № 54 АПК аналитического учета недостач и потерь.

Из ведомости № 54 АПК ежемесячно переносят данные в журнал-ордер № 10, откуда после сверки оборотов они будут записаны в Главную книгу.