Организация складского хозяйства и учет производственных запасов на складе
Для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей на сельскохозяйственных предприятиях организуется складское хозяйство.
На общих складах хранятся материальные ценности, не требующие особых условий для хранения, а зерно, нефтепродукты, минеральные удобрения хранятся на специфических складах.
Все материальные ценности передают под ответственность материально ответственным лицам, с которыми заключается договор.
Учет движения материальных ценностей ведут на карточках складского учета (межведомственная форма № М-17). Записи на карточках производят только на основании документов – накладных, счетов-фактур.
В конце каждого месяца материально ответственное лицо составляет отчет о движении материальных ценностей, обычно в натуральных единицах, и сдает в бухгалтерию.
Бухгалтер материального стола на основании полученных от материально ответственных лиц отчетов составляет отчет в денежном выражении отдельно по субсчетам синтетических счетов и в целом по синтетическим счетам.
В отчете указывают остаток на начало отчетного периода, приход, расход и выводят сальдо на конец месяца по каждому виду ценностей.
Приход и расход группируют по источникам поступления и направлениям расходования, т.е. группировка производится по корреспондирующим счетам. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом из них материально-производственные запасы определенных групп.
Например, склад №1 использовать для хранения сырья и материалов, склад №2 – для хранения готовой продукции, склад№3 – для хранения товаров.
Внутри складов МПЗ должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия.
С этой же целью в местах хранения МПЗ целесообразно прикреплять ярлык, свидетельствующий о содержании этого вида ценностей.
Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. Складской учет ведется с использованием унифицированных форм первичной учетной документации.
Существует два способа хранения МПЗ:
- партионный;
- сортовой.
Соответственно и учет МПЗ на складе может быть организован либо партионным способом, либо сортовым. Партионный способ учет МПЗ. В складском учете партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.
Кроме того, партией считаются:
- МПЗ, поступившие одним видом транспорта, например, в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже, при этом количество транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.) не ограничено;
- МПЗ одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.
При партионном способе хранения каждая вновь поступившая партия МПЗ хранится отдельно от ранее поступившей. Для контроля за поступлением и отгрузкой каждой партии МПЗ выписывается партионная карта (форма № МХ-10).
Она выписывается в двух экземплярах на каждую партию МПЗ материально-ответственным лицом. Указываются все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме груза, а также наименование, артикул, сорт, цена, количество, масса поступивших МПЗ.
Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета МПЗ, второй – передается в бухгалтерию. По мере отпуска МПЗ материально-ответственным лицом в партионной карте указывается дата отпуска, номер расходного документа и количество (масса) отпущенных МПЗ.
Полный расход каждой партии МПЗ оформляется в партионной карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета МПЗ (ценностей).
После полного выбытия данной партии МПЗ партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.
Сортовой способ учета МПЗ. При сортовом способе учета МПЗ хранятся по сортам. Каждые вновь поступившие МПЗ присоединяются к имеющимся ценностям того же наименования и сорта.
В этом случае материально-ответственное лицо ведет Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-5) и Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-6).
Кроме того, для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру применяется карточка учета материалов (форма № М-17. Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).
В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т. п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.
Записи в карточку вносятся на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции. Ежедневно выводятся на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным.
При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета. Контроль бухгалтерии за ведением складского учета.
Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду), осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально-ответственными лицами.
Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета.
Материально-ответственные лица обязаны по требованию работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.
Одновременно с проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приемку-сдачу первичных документов. Приемка-сдача первичных документов, как правило, должна сопровождаться составлением специального реестра.
Однако с согласия материально-ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.
Сдача складом лимитных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все лимитные карты (или месячные талоны от квартальных карт) независимо от использования лимита.
До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и работники цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.
О выявленных серьезных дефектах и нарушениях в работе материально-ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия.
