Юридическая сила документов

Использование письменной информации в управленческой деятельности возможно при условии удостоверения её официальности, достоверности и подлинности.

Для того чтобы управленческий документ был бесспорен и обязателен для исполнения, он должен соответствовать правовым нормам, а должностное лицо, его издавшее, должно действовать в пределах своих полномочий.

Эти свойства документа определяются понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

  • соблюдать при подготовке документа действующие нормы законодательства;
  • издавать документы только в пределах своей компетенции;
  • соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.

Выше рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации-автора документа» и «место составления или издания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус.

Реквизит 10 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.

Реквизит 11  «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др.

Этот реквизит — уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.

Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер.

Одновременно с регистрацией документа служба делопроизводства проверяет правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полноту визирования документа и т.д.

Реквизит 14 «Гриф ограничения доступа кFдокументу» проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример: Коммерческая тайна. Экз. № 2

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляется на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами.

Такие документы приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти или управления.

Например, должностные инструкции работников предприятия оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и в обязательном порядке утверждаются руководителем предприятия.

Утверждение может осуществляться двумя имеющими одинаковую юридическую силу способами: должностным лицом или специально изданным документом.

В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом  — гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в  творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.

П р и м е р ы оформления реквизита «Гриф утверждения».

Юридическая сила документов

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается.

Реквизит 22 «Подпись документа» является важнейшим и древнейшим реквизитом управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности.

Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.), в Библии — в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500–400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69–30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100–44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Юридическая сила документов

Реквизит проставляется через 2–3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилия при расшифровке подписи должностного лица печатаются с  пробелом и на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Юридическая сила документов

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Юридическая сила документов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывается его фактическая должность (например, и.о. директора) и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Интересно
Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.

В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа.

Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может устанавливаться и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.

Руководитель осуществляет управление текущей деятельностью, он имеет безусловное право подписи документов (в пределах его компетенции в соответствии с учредительными документами).

Вопрос регламентации права подписи встает остро при большом количестве подписываемых в день документов.

В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления — обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.

Подобное распределение полномочий оформляется приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.

Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи.

Реквизит 20 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования. Он оформляется на последнем листе документа ниже и слева всех подписей.

При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в  управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя.

В  этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.

Если содержание документа необходимо согласовать с несколькими организациями, то грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на документе перед подписью ставится отметка «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами и без кавычек.

При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

Возможно осуществление согласования с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.

Примеры оформления реквизита «Гриф согласования»:

Юридическая сила документов

Реквизит 24F«Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, уходит в глубину тысячелетий.

В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.

В современном делопроизводстве существует четкое разделение использования подписи и печати.

Подпись может использоваться как при межличностных, так и при деловых контактах, т. е. является универсальным средством удостоверения документа и придания ему юридического статуса.

Печать же, как средство удостоверения подлинности подписи и подтверждения юридической силы, применяется только в официальных документах организации.

Оттиск печати проставляется на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используется также для заверения копий официальных документов организации.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном для этого места – символе «М.П.».

Печати подразделяют на гербовые печати и печати юридических лиц. В организации также могут применяться простые печати отдельных структурных подразделений (отдела кадров, архива) или для отдельных операций («для пакетов») и т.д.

Таким образом, официальность и подлинность документа подтверждается наличием и правильным оформлением реквизитов: «наименование организации-автора документа», «дата регистрации», «регистрационный номер», «место издания», «подпись», «оттиск печати».

Для придания документам юридической силы дополнительно могут проставляться грифы утверждения и согласования.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)