Экспертное исследование расчетов с подотчетными лицами организации

При экспертизе кассовых операций расчеты с подотчетными лицами должны быть подвергнуты тщательной проверке, так как они связаны с кассовыми операциями и, кроме того, зачастую вуалируют нарушения кассовой дисциплины. Кроме того, при экспертизе по уголовным делам проверка авансовых отчетов подтверждает факты нецелевого использования денежных средств.

Выдача денежных средств производится только подотчетным лицам – работникам организации. Список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Кроме того, в приказе руководителя необходимо определить размеры и сроки выдачи наличных денег в подотчет на различные нужды организации.

С этой целью подотчетные лица оформляют авансовый отчет, к которому прикладывают оправдательные документы, подтверждающие расчет (товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, накладные, квитанции к приходному кассовому ордеру, квитанции об оплате гостиницы, постельного белья, железнодорожные и авиабилеты, путевые листы, кассовые чеки АЗС и др.).

Наличие расчетных и платежных первичных документов при оформлении кассовых операций, произведенных через подотчетных лиц, обязательно для подтверждения произведенных организацией расходов и принятия их при уменьшении налогооблагаемой прибыли.

Бухгалтерское и налоговое законодательство определяют правильность оформления прилагаемых к авансовому отчету первичных документов при расчетах через подотчетных лиц.

Типичный вопрос, разрешаемый в рамках судебной бухгалтерской экспертизы по подотчетным суммам, должен быть сформулирован следующим образом: «В каком размере и на какие цели израсходованы денежные средства, выданные в подотчет из кассы исследуемой организации …/ФИО работника/, в период с … по …?».

Необходимыми объектами исследования по такому вопросу являются следующие документы исследуемой организации:

• расходные кассовые ордера с приложенными к ним оправдательными документами;
• кассовая книга, в том числе отчеты кассира;
• авансовые отчеты подотчетного лица с приложенными к ним оправдательными документами;
• регистр бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами: карточка счета 71, журнал-ордер №7 «Расчеты с подотчетными лицами» и т. п.

Для ответа на поставленный следователем вопрос эксперту необходимо провести исследование представленных первичных кассовых документов.

Таблица составляется в хронологической и календарной последовательности, с указанием реквизитов расходных кассовых документов, сумм денежных средств, выданных из кассы в подотчет, в рублях.

Далее следует проанализировать регистр бухгалтерского учета организации, в котором отражены сведения о движении денежных средств в подотчете у подотчетных лиц.

По выдаче в подотчет. Согласно приказу Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им в подотчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (10 «Материалы», 20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу», 60 «Расчеты с поставщиками» и т.д.). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной в подотчет.

По перерасходу по авансовым отчетам. Следует отметить, что под «перерасходом по авансовым отчетам» в бухгалтерском учете понимается превышение суммы денежных средств, израсходованных согласно представленному подотчетным лицом авансовому отчету, над суммой денежных средств, выданных в подотчет данному подотчетному лицу.

Далее эксперту следует провести исследование авансовых отчетов подотчетных лиц исследуемой организации.

По результатам данного исследования следует составить таблицу «Аналитические данные из авансовых отчетов подотчетных лиц организации, в период с … по …», где построчно на пересечении с конкретной графой таблицы указываются суммы денежных средств, в т.ч. итоговая, израсходованные подотчетными лицами исследуемой организации, за исследуемый период, согласно представленным авансовым отчетам.

Таблица составляется в хронологической и календарной последовательности, с указанием периода представления авансового отчета подотчетным лицом, назначения аванса, назначения платежа, сумм денежных средств по авансовому отчету, в рублях.

Далее экспертом при использовании метода группировки полученных данных и арифметического подсчета, на основании предыдущей таблицы составляется таблица «Группировка аналитических данных по авансовым отчетам подотчетных лиц организации, в период с … по …», где построчно на пересечении с конкретной графой таблицы указываются суммы денежных средств, в т. ч. итоговая, израсходованных подотчетными лицами исследуемой организации, за исследуемый период, по однородным целям расходования.

Таблица составляется на основании данных, сгруппированных по однородным основаниям/целям расходования денежных средств, в суммовом выражении, в рублях, с указанием назначения аванса и назначения платежа.

Разновидностью экспертной задачи по расчетам с подотчетными лицами является постановка следующего вопроса перед судебной бухгалтерской экспертизой: «Имеется ли задолженность у И***С.И. по денежным средствам, выданным ему из кассы ООО ″Б**″ в подотчет в период с … по …, по состоянию на …? Если имеется, то в
какой сумме?»

В данном случае объектами исследования являются те же необходимые документы: расходные кассовые ордера с приложенными к ним оправдательными документами, кассовая книга, в том числе отчеты кассира, авансовые отчеты подотчетного лица с приложенными к ним оправдательными документами; регистр бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами: карточка счета 71, журнал-ордер №7 «Расчеты с подотчетными лицами» и т. п