Документная коммуникация
Анализ основных закономерностей речевых взаимодействий при их повторении в различных условиях позволяет обобщить сведения о наиболее значимых составляющих этих взаимодействий. На то, как излагается информация в тексте, участвующем в речевом взаимодействии, влияет функция, которую выполняет текст.
Каждый из участников взаимодействия строит тексты, используемые им во время взаимодействия. При этом имеется в виду некоторая цель взаимодействия. В тексте отражена не только общая цель, каждый законченный фрагмент в составе всего текста имеет собственную коммуникативную задачу. Рассмотрим, например, текст делового письма.
Письмо в целом и каждый его компонент имеют совершенно определенную функциональную отнесенность. Заметим, что конкретный вид реальной ситуации потребовал создания текста, который не является совершенно свободным, произвольным по форме и выбору используемых лингвистических средств.
На характер изложения информации в тексте и на выбор текстовых средств также влияет общий смысл информации, которая должна быть изложена. Смысл определяет выбор речевых средств, которые затем рассматриваются как соответствующие содержанию информации, условиям функционирования текстов, в которых эти средства используются. Происходит закрепление определенных групп речевых средств за типовыми группами текстов, которые, в свою очередь, формируют устойчивые связи с реальными внеязыковыми производственными ситуациями.
Общая модель коммуникации достаточно полно представляет реальные речевые акты в обобщенной форме. Под речевым актом будем понимать речевое действие, имеющее целенаправленный характер, совершаемое с участием двух, как минимум, субъектов речевой деятельности и использующее правила и систему речевых средств, принятых в том обществе, которому принадлежат субъекты, участвующие в речевом действии.
Если рассмотреть множество речевых актов, то обнаружатся общие закономерности в их подготовке и осуществлении. Эти закономерности, наличие общих предпосылок, обусловливающих повторение речевого поведения, выбор речевых средств и неотделимость речевых сопровождений от жизненных ситуаций позволяют говорить о типовых речевых ситуациях. При оценке типовой речевой ситуации со стороны адресанта (отправителя, передатчика) речевого сообщения, осознанном речевом взаимодействии всегда обнаружится цель речевой коммуникации.
Устойчивы при типовых речевых ситуациях следующие отношения:
- Отношение между характером ситуации и речевым поведением субъектов, осуществляющих коммуникацию в этой ситуации.
- Отношения между однотипными ситуациями и выбором видовых групп знаковых средств, которые будут использоваться в ситуациях определенного типа.
- Отношения между повторяющимися реальными ситуациями и видами текстов, которые являются наиболее эффективными для разрешения ситуаций данного вида.
- Отношения между сходными ситуациями и моделью или описанием такого речевого поведения, которое наиболее эффективно для участников взаимодействия в этих ситуациях.
Для документной коммуникации понятие типовой речевой ситуации особенно важно. Закрепление определенного вида документа за конкретным типом деловой, научной или технической ситуации предполагает, что и основной лингвистический компонент документа – документный текст – будет иметь принятый коммуникативным сообществом вид.
Следовательно, при сходных условиях воспроизводится принятый вид документной реакции, при использовании одного и того же вида документного текста в значительной степени повторяются лексические, фразеологические и даже синтаксические решения.
Если говорить об общих правилах осуществления документной коммуникации, то для документной лингвистики всегда принципиальным являлся выбор таких лингвистических средств, которые устойчиво используются в документных текстах.
Общие правила документной коммуникации заставляют обращать внимание на сложившиеся правила подготовки документных текстов, которые включают:
- типологический выбор документа, соответствующего конкретной внеязыковой ситуации;
- соблюдение правил, которые бы обеспечили подготовку такого документного текста в составе документа, соответствующего установившейся и закрепленной унифицирующими документами практике;
- учет правил, имеющих технологический характер: подготовка вариантов-черновиков текста, редактирование по содержательным и формальным параметрам, вычитка, оформление на носителе.
Соблюдение всех этих правил включает совершенно очевидные лингвистические составляющие или же полностью на них основано. Условия документной коммуникации также в значительной степени влияют на состав используемых знаковых средств. Высокий уровень формализации специальных и профессиональных отношений во многом определяет сужение набора лингвистических средств, которые могут быть использованы в документной коммуникации.
Установление типовых форм деловой коммуникации, выработка устойчивых алгоритмов, по которым строится последовательность коммуникативных действий, анализ влияния факторов времени, совершенствование технологического обеспечения документной коммуникации, связанное прежде всего с внедрением электронного документооборота, – все эти составляющие влияют на выбор средств, используемых в документных текстах.
Используемые документные средства, если рассматривать их самые общие признаки, имеют следующие особенности и свойства:
- Ограниченность лексико-фразеологического состава, используемого при создании документных текстов. Относительная устойчивость этого состава для текстов одной документной группы.
- Высокая степень неравномерности использования лексико-фразеологических средств различных лексико-семантических и лексико-грамматических групп: нейтральная в эмоционально-оценочном отношении лексика, терминологические единицы, канцеляризмы, речевые клише. Отметим ограниченное использование таких единиц, как местоимения, невозможность использования междометий и звукоподражательных слов.
- Использование цифровых, буквенно-цифровых и специальных графических средств, являющихся специальными кодами, номенклатурными наименованиями. Часто создаются комплексные текстовые группы, включающие различные по природе знаковые средства: … В соответствии с приказом от 26 октября 2006 г № 146/17, Т.Р. Никифоров передал заведующей канцелярией ООО «Ника» С.В. Копанюк документацию на охранную систему СТО-5…
- Возможность включения в документный текст табличных и графических компонентов. Включение таких компонентов для некоторых классов документов может быть обязательным или желательным, например, в тексте акта.
- К средствам документной коммуникации при широком пони-мании термина «документ» могут быть отнесены такие графические средства, как диаграммы, графики, принципиальные схемы и блок-схемы. Некоторые классы документов включают в свои тексты фото-графические компоненты, эскизы, карты, другие относительно редко используемые символьно-графические документные средства.
Широкий типологический состав современных документов делает этот список далеко не завершенным, но состав элементов документных текстов, их взаимодействие и условия сочетания, совместного или раздельного использования требуют глубоких и целенаправленных исследовательских действий.
Разнообразие документных средств, их возможное комбинирование в процессе создания текстов объясняются в том числе различными свойствами используемых средств.
Выделим основные свойства только тех систем документных средств, которые перечислены выше:
- Первая особенность состоит в том, что документные средства ориентированы на однозначное и определенное отражение содержания.
- Вторая особенность – возможность совместного использования различных документных средств для повышения надежности коммуникации и придания ДТ смысловой однозначности. Совместное использование средств построения текстов повышает коммуникативно-содержательную определенность документа, сокращается возможность неверных толкований ДТ и его частей.
- Третья особенность – различная природа и доказательно-иллюстративные возможности используемых документных средств.
- Четвертой особенностью является регулируемость документных средств, их закрепляемость с помощью тех или иных регулирующих, стандартизирующих или унифицирующих инструментов. Регулируемость и контроль документных средств осуществляются с помощью унифицирующих и стандартизирующих инструментов, включающих, например, списки терминологических единиц, которые должны использоваться в документных текстах. Регулируемость может осуществляться через словари или путем составления примерных или типовых текстов, в которых представлены самые устойчивые, воспроизводимые в текстах конкретной типовой группы документные средства.
- Пятая особенность средств документной коммуникации – их ориентированность на письменные формы коммуникации. Даже устные виды документной коммуникации несут на себе яркий отпечаток письменных форм коммуникативной деятельности.
- Шестая особенность документных средств – их неслучайность, они очень тесно связаны с конкретными ситуациями, направлены на их разрешение. Для документных средств характерен заметный историзм, приобретающий окраску коммуникативного консерватизма, закрепленности, употребления, восходящего к принципу: «так следует, это средство необходимо, потому что в результате практики сформировалось правило, тенденция, устойчивый принцип использования».
Таким образом, специалист в области документационного обеспечения управления – документовед – должен владеть комплексом различных знаний и навыков. Документовед не только организует работу с документами, но и готовит проекты документов, обеспечивает их качественное оформление, редактирует, разрабатывает унифицированные формы документов, классификаторы документов и документной информации. Он должен уметь работать с различными видами информационных источников, обеспечивать поиск, аналитическую и логическую обработку документной информации.
Для того чтобы качественно выполнять работу, связанную с информацией и документацией, документовед должен владеть нормами русского литературного языка, знать правила орфографии и пунктуации, специфику языка деловой документации, требования, предъявляемые к текстам документов различных видов и разновидностей. Эти знания студент получает, изучая курс документной лингвистики.В курсе документной лингвистики изучается языковая организация документных текстов, язык рассматривается как важнейшее средство коммуникации, раскрываются композиционные, лексические, морфологические и синтаксические особенности документных текстов, требования, предъявляемые к текстам управленческих документов, а также принципы редактирования документных текстов и другие вопросы.
- Сложные предложения в документных текстах
- Осложнённое предложение в документных текстах
- Трудности употребления обстоятельств
- Правила употребления определений и приложений
- Особенности согласования подлежащего и сказуемого
- Особенности выражения сказуемого в документном тексте
- Порядок слов в документе
- Употребление местоимений
- Способы обозначения чисел
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу