Документирование хозяйственных операций и организация документооборота
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательной фиксации – документированию. Первичный учетный документ является основанием для отражения хозяйственной операции в системе бухгалтерского учета. Документированию подлежат все имевшие место факты хозяйственной жизни, влияющие на финансовое положение компании, ее финансовые результаты и движение денежных средств.
Формы первичных учетных документов разрабатывает главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и утверждает руководитель организации.
Законом определен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление (либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события);
- фамилии и подписи этих лиц.
До введения в действия закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», такой свободы в составлении первичных учетных документов у компаний не было. Существовали обязательные к применению унифицированные формы первичных документов, разработанные Госкомстатом. В настоящее время применение унифицированных форм не является обязательным.
В учетной политике должны быть уточнены формы первичных учетных документов, которые использует компания для фиксации фактов хозяйственной жизни. Обычно Положение о документах и документообороте оформляется приложением к учетной политике. В этом документе указываются используемые в компании формы первичных документов (либо разработанные самой организацией, либо содержащиеся в альбомах унифицированных форм).
К обязательным формам первичных документов относятся, например, операции с наличными и безналичными денежными средствами организации: приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, платежные поручения и другие.
Закон 402-ФЗ разрешает несколько способов составления первичных документов:
- на бумажном носителе;
- в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Способ составления первичных учетных документов также должен быть зафиксирован в учетной политике или Положении о документах и документообороте с указанием типа электронной подписи, принимаемой для подписания электронного документа.
Правила организации документооборота содержатся в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР в 1983 № 105. Документ применяется и в настоящее время в части положений, не противоречащих действующим нормативно-правовым актам.
В Положении представлен пример оформления графика документооборота, на основе которого компания может разработать собственный график. Он может оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота разрабатывается в соответствии с принципом рациональности, каждый документ должен пройти через необходимое количество исполнителей и центров ответственности за ограниченный срок.
В первичных учетных документах могут содержаться сведения, составляющие коммерческую тайну, поэтому график документооборота должен предусматривать особый порядок составления, передачи и хранения таких документов.
Этапы разработки графика документооборота:
- определить перечень первичных учетных документов, используемых для оформления всех типов фактов хозяйственной деятельности и используемых унифицированных форм, и разработанных организацией;
- определить перечень ответственных за составление, передачу и хранение документов лиц, их должностей.
- определить перечень ответственных за регистрацию документов в системе бухгалтерского учета лиц, их должностей.
- указать предельный срок для каждого из этапов обработки документа: оформления, передачи документов в бухгалтерию, обработки, передачи в архив.
Положение о документах и документообороте, как правило, оформляется в виде приложения к корпоративной учетной политике.
- Учетная политика по налогу на добавленную стоимость
- Учетная политика по налогу на прибыль
- Основы учетной политики для целей налогообложения
- Методика учета налога на прибыль
- Методика определения отложенных налоговых активов и отложенных налоговых обязательств
- Методика определения постоянных и временных разниц
- Бухгалтерский и налоговый подходы к определению значения прибыли
- Выбор методов бухгалтерского учета финансовых результатов
- Выбор методов бухгалтерского учета расходов по займам и кредитам
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу