Бланки документов

Использование бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланк включает только постоянную информацию об организации авторе документа и придает содержащейся в документе информации официальный характер.

Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5, причем меньший формат используется для небольших (до 7 строк) документов.

При продольном расположении реквизитов бланка реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом — они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому краю, либо по центру отведенной площади.

В состав реквизитов бланков документов могут входить следующие реквизиты.

Реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации» размещаются на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 02F«Эмблема организации оформляют на бланке в соответствии с учредительными документами (уставом или положением об организации). Эмблема — условное или символическое изображение какой-либо организации, призванное символизировать ее основную идею (например, красный крест — эмблема Международного движения Красного креста).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)». Товарный знак (знак обслуживания) изображаются с  соблюдением требований закона Российской Федерации от 23.09.1992  № 3520–1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров». Закон также предусматривает их обязательную регистрацию.

В соответствии со ст. 1  Закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» товарный знак или знак обслуживания — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

Узнать товарный знак можно по латинской букве «R» или латинской букве «R» в окружности, а также по словесному обозначению «товарный знак» или «зарегистрированный товарный знак» — TM (trade mark). Эти элементы указывают, что применяемое обозначение является товарным знаком, зарегистрированным в Российской Федерации.

Реквизит 04 «Код формы документа» проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Реквизит 05 «Наименование организации — автора документа» должен соответствовать наименованию организации, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии  — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают (в скобках) ниже полного или за ним.

Реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора указывают в том случае, если они являются авторами документа, и его располагают ниже наименования организации.

Реквизит 07«Наименование должности лица — автора документа» используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.

Реквизит 08 «Справочные данные об организации» указываются в бланках для писем и включает в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в  банке, адрес электронной почты, сетевой адрес, веб-страницы и т.д.).

Адрес указывается в соответствии с действующими правилами почтовой связи («Правила оказания услуг почтовойсвязи», утв ерждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221).

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/ КПП)», который проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН состоит из 13 цифр:

где С — признак отнесения номера записи к основному государственному регистрационному номеру записи (1) или к иному государственному регистрационному номеру записи (2);

ГГ (2–3 знаки) — две последние цифры года внесения записи в государственный реестр;

КК (4–5 знаки) — порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов, установленному статьей 65 Конституции
РФ;

ХХХХХХХ (6–12  знаки)  — номер записи, внесенной в@ государственный реестр;

Ч (13  знак)  — контрольное число: младший разряд от деления предыдущего 12-значного числа на 11.

Реквизит 09 «Наименование вида документа» должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа (например, приказа, протокола и т.д.). Бланки конкретных видов целесообразно создавать, когда в организации применяется большое количество документов этого вида (приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Дополнительно к наименованию вида документа может быть указан реквизит 04 — код формы документа. Этот код также проставляют по ОКУД и в настоящее время — в  основном на документации по трудовым отношениям и в бухгалтерских документах.

Реквизит 13 «Место составления или издания документа» указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием общепринятых сокращений и только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланке письма, содержащем адрес организации, нет необходимости указывать место издания документа.

Бланки структурных подразделений создаются в крупных организациях. Для создания таких бланков наименование структурного подразделения помещается ниже наименования организации.

Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. Наименование должности на бланке должностного лица располагается ниже наименования организации-автора документа.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, возможно создание бланка письма на двух языках, на котором все реквизиты повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы и справочных данных.