Внешние признаки наличия нарушений в документах

Внешние признаки недоброкачественности документов многообразны и не ограничены никакими рамками.

Тем не менее в практике контроля известны общие признаки нарушений стандартного порядка оформления документов, например: документы лишь с частично заполненными реквизитами (отсутствие номера и даты документа, каких-либо необходимых наименований, подписей и т.д.).

Неуказание номера и даты может означать повторное использование ранее проведенного по учету документа.

Отсутствие в документе указания адреса учреждения, фамилии, имени и отчества должностных лиц может означать подложный характер счетов, актов, нарядов и др., составление документа от имени вымышленных лиц и организаций.

Поиск не проставленного на счете адреса приводит во многих случаях к выявлению вымышленного лица и организации либо помогает установить их отсутствие.

Не проставленные в расчетных документах табельные номера рабочих могут свидетельствовать о том, что указаны вымышленные работники, которые внесены в расчетные ведомости и которым начисляется заработная плата, получаемая другими лицами.

Или, например, не даны номера автомашин в документах о перевозке грузов. Это может свидетельствовать о фиктивности или неправильном содержании документа.

Документы, оформленные не на типовом бланке, без печати или с неясной печатью. Такие документы проверяются непосредственно в организации, из которой они получены. Это относится к доверенностям, счетам, квитанциям и другим подобным документам.

Наличие подчисток, изменений цифр (номеров, дат, сумм), следы прежней подшивки документа или внешний вид, свидетельствующий о давности документа. Такие документы должны настораживать, поскольку могут повторно использоваться.

Взаимное несоответствие отдельных реквизитов – углового штампа и круглой печати, номера и даты документа (большой номер в начале года или, наоборот, малый номер в конце года), использование странных, малоправдоподобных фамилий, искаженных подписей, внутренние противоречия в содержании документа.

Повторение одних и тех же данных в разных документах (номера документов, адреса, даты, фамилии и т.п.). Подобные случаи необходимо немедленно брать на учет для проверки.

Излишества в оформлении (большое количество виз, резолюций, подписей, не вызываемых необходимостью и требованиями инструкций). Лицо, совершающее подлог, стремится прикрыть внутреннюю несостоятельность документа внешними признаками законности и обоснованности.

Отсутствие необходимых приложений, например первичных документов при сводном документе, оснований для начисления заработной платы при соответствующей расчетной (расчетно-платежной) ведомости.

Отсутствие приложений может свидетельствовать о том, что документов не было совсем, следовательно, сводная ведомость составлена без должного основания либо подлинные документы изъяты, повторно использованы и находятся в другом деле.

Особенно распространены случаи, когда приложения приведены неполностью. Такие случаи могут остаться не выявленными, если ревизор пренебрег простой арифметической проверкой.

Встречаются также случаи использования документов из ранее обревизованного периода. Действенным средством предупреждения таких подлогов служит сплошное погашение проверенных документов именным штампом.

Один и тот же почерк и схожие подписи в разных документах, представленных одним и тем же сотрудником, но якобы исходивших от разных лиц и организаций.

Несоответствия по составу материалов, отраженных в счете поставщика, с одной стороны, в нарядах и договорах – с другой, в случае отгрузки и отпуска материальных ценностей.

После проверки документов по форме проверяются записи в документах по существу, где также могут быть выявлены ошибки и нарушения.

Документы необходимо рассматривать вместе с бухгалтерской проводкой, выясняя, вся ли ее сумма подтверждена документально.

Подлежат проверке также бухгалтерские проводки необычной или редкой корреспонденции счетов, в частности списание сумм непосредственно на счета материальных запасов, минуя счета расчетов с поставщиками, списание денежных средств с банковского счета непосредственно на счета расходов.

Необходимо тщательно анализировать сторнировочные записи. Часто таким способом незаконно списываются суммы, подлежащие оприходованию или оплате.

Заведомо неправильный подсчет итогов является, например, средством излишнего списания денежных средств из кассы.

К той же группе сознательных ошибок относится и неправильный перенос итогов со страницы на страницу. Проверке подлежат бухгалтерские записи в документе, принятом через продолжительный период после их составления.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)