Типы документов
Разнообразие жанров официально-делового стиля порождает и многообразие типов деловой документации, которые условно можно разделить на три группы: деловые бумаги частного характера (заявление, объяснительная записка, расписка, доверенность (личная), автобиография, характеристика, резюме), распорядительная документация и административно-организационная переписка. Предлагается выделять следующие виды документов – таблицы, анкеты, тексты, линейная запись. Линейная запись используется в распоряжении.
Документы в делопроизводстве – это деловые бумаги с подписью и печатью. Документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие, называется доверенностью. Документ, который имеет специально обозначенный заголовок к тексту – приказ.
Распорядительные документы. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, инструкции, постановления и др. Распорядительные документы относятся к текстам-аналогам. Заголовок, имеющий структуру предлог О + название управленческого действия указание на объекте этого действии, является реквизитом организационно-распорядительных документов.
Приказ является самым распространенным жанром распорядительных документов. Он издается по основным вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации и т.д. Текст должен иметь заголовок. В текстах приказов не допускаются сокращения. В приказе находит отражение указание на исполнителя, срок исполнения, контроль за исполнением, предписываемое действие. Последовательность элементов содержания приказа может быть представлена следующим образом: исполнитель – срок исполнения – предписываемое действие – контроль за исполнением.
Текст состоит из двух взаимосвязанных частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, а также пересказ акта вышестоящего органа, во исполнении которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть в тексте приказа факультативна.Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» и «приказываю», которые печатается прописными буквами. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме (подготовить, организовать). По оперативным вопросам издаются распоряжения и указания. Распорядительные документы относятся к текстам-аналогам. Правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами – постановление. Акт управления государственного органа, изданный в рамках присвоенной данному органу компетенции, имеющий обязательную силу для тех, к кому он адресован, – распоряжение.
Административно-организационные документы. Деятельность любой организации сопровождается составлением разных видов документов: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция, договор, планы, правила, отчеты и др. Договор (контракт) – это документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных трактовок, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов организаций-контрагентов.
- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);
- дата, место составления, номер;
- наименование сторон (полные и сокращенные названия организаций);
- предмет договора (контракта);
- общая сумма договора, цена за единицу товара;
- условия и сроки поставки, перевода, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета;
- определение согласованных и заранее оцененных убытков, санкции за невыполнение принятых обязательств, форс-мажорные обстоятельства;
- качества, вес поставленного товара, чертежи и техническая документация;
- порядок сдачи/приема выполненных работ;
- гарантии инспектирования, порядок разрешения споров;
- юридические адреса сторон;
- подписи должностных лиц;
- печати фирм-контрагентов.
Нормы и требования, обязательные для выполнения, устанавливаются в правилах. Такой вид административно-организационного документа, как положение, определяет структуру, функции, компетенцию органа или системы органов. Инструкция определяет нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Последовательность элементов содержания положений, правил, инструкций можно представить в следующем виде: наименование учреждения, выпустившего данный документ – гриф утверждения – заголовок – констатирующая часть – основной текст – подпись лица, подготовившего проект документа – дата.
- Сложные предложения в документных текстах
- Осложнённое предложение в документных текстах
- Трудности употребления обстоятельств
- Правила употребления определений и приложений
- Особенности согласования подлежащего и сказуемого
- Особенности выражения сказуемого в документном тексте
- Порядок слов в документе
- Употребление местоимений
- Способы обозначения чисел
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу