Табель унифицированных форм и альбом форм документов предприятия
В деятельности любого предприятия решаются задачи двух типов — оригинальные (неповторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся).
Для однотипных задач, как правило, могут быть унифицированы как технология их решения, так и формы составляемых при этом документов.
Унификация состава документов организации осуществляется путем составления Табеля унифицированных форм документов предприятия.
Табель унифицированных форм документов предприятия — перечень разрешенных в нем к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
В целях отбора документных форм для включения их в табель изучаются:
- управленческие функции и задачи, решаемые предприятием и его структурными подразделениями;
- локальные правовые акты, определяющие деятельность предприятия и его структурных подразделений (устав, положения об органах управления предприятием и структурных подразделениях и т.д.);
- нормативно-методические документы предприятия в области ДОУ (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, регламенты работы с разными видами документной информации);
• документация предприятия как минимум за три последних года.
В табель включаются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания и постоянством (или относительным постоянством) формы.
Это приводит к сокращению состава и уменьшению количества документов предприятия.
Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся различные сведения о форме документа.
Для каждой документной формы табель закрепляет правовое основание и периодичность ее создания (графы 3 и 4), подразделение-исполнителя (графа 5), этапы подготовки и@процедуру оформления (графы 6–11).
Для унификации этапов обработки документов в табель могут быть дополнительно включены сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника и копий, о тираже документов.
Последний способ более удобен, так как изменения структуры предприятия происходит чаще, чем изменение в направлениях его деятельности.
Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов (шаблонах типовых документов) информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их оформлению. Унифицированные формы объединяются в Альбом форм документов предприятия.
Альбом форм документов разрабатывается одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.
Цель разработки альбома — унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:
- определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;
- установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;
- унификации текста документа.
В соответствии с международным стандартом ИСО 15489 управление документами должно включать:
- определение того, какие документы должны создаваться при выполнении каждого бизнес-процесса, и какая информация должна быть включена в эти документы;
- принятие решения о форме и структуре этих документов, а также о том, какие будут при этом использованы технологии.
Состав и последовательность размещения реквизитов в документах УСОРД должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97–2016.
Унифицированные формы документов по личному составу разрабатываются на основе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.Унификация текста проводится путем выделения в каждой форме документов постоянной информации (общей для всех документов
