Регистрация документов, контроль исполнения и организация поисковой системы по документам

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не ставится.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия видов документов, автора или содержания. Регистрация обеспечивает учет количества документов, сохранность документов и поиск документов в информационно-справочных целях.

Эти реквизиты составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм.

На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.).

Помимо перечисленных классификаторов в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам (заголовкам, видам документов, датам принятия, номеру документа и т. д.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе).

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа управления и организации. При постановке документа на контроль на первой странице документа на верхнем поле проставляется реквизит «Контроль» в виде буквы «К» или слова «Контроль».

Контроль исполнения документов обеспечивается руководством организации и специальным структурным подразделением.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных, составляющих контрольную картотеку. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

Для рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел.