Процесс коммуникации в компании

Высокий уровень оплаты труда не является единственным фактором, которые способен «привязать» сотрудников к работе в компании. Соискатели могут выбрать менее оплачиваемую работу с хорошо развитой внутриорганизационной коммуникацией, чем высокооплачиваемую, где будут ощущать дефицит внимания, общения и информации.

Чтобы сотрудники были объединены общей целью и эффективно взаимодействовали друг с другом, каждый из них должен владеть информацией о своей работе. Ф. Вольф описал ключевые зоны, в которых сотрудники обязательно должны ориентироваться.

Необходимость развивать внутренние коммуникации, искать новые форматы для взаимодействия между сотрудниками, руководством и подчиненными обусловлены трансформациями в рабочих процессах. Сегодня многие сотрудники не привязаны строго к рабочему месту, зачастую они не имеют постоянного доступа к рабочей почте или интранету. Географический критерий более не является решающим фактором при приеме кандидатов на работу.

Благодаря развитию технологий можно решать рабочие вопросы вне зависимости от того, в какой точки земного шара находятся сотрудники. К примеру, команда портала по продаже авиабилетов Aviasales рассредоточена между Москвой, Санкт- Петербургом и Пхукетом. В прошлом году ПАО «ВымпелКом» в рамках программы BeeFree перевел около 3 тысяч сотрудников на удаленную работу.

До конца 2017 года планируется, что в удаленном режиме будут работать порядка 70% компании. Отметим, что российские компании применяют в своей практике зарубежный опыт. Авторы книги «Офис не обязателен. Remote» Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайр рассказывают о компании IMB, где из 386000 сотрудников удаленно работает 40%.

Несмотря на ряд положительных результатов, к которым приводит реорганизация рабочего процесса, одной из главных проблем может стать дефицит информации у тех сотрудников, которые работают вне офиса. В связи с этим сотрудники могут испытывать дефицит информации. Нужно искать новые способы взаимодействия с такими сотрудниками, чтобы они чувствовали себя полноценными членом команды.

Остановимся подробнее на каждой цели.

1. Передача информации для ежедневных потребностей сотрудника. Ежедневно сотрудники сталкиваются с необходимостью решать десятки задач.

Р. Долфин, специалист в сфере маркетинга, приглашенный преподаватель ряда бизнес-школ в США и Великобритании, пришел к выводу, что «эффективные внутренние коммуникации помогают бороться со слухами и неопределенностью, одним из элементов которого является отсутствие информации» (перевод автора).

В ходе исследования Ричард Долфин изучал внутренние коммуникации в крупных британских организациях и проводил глубинные интервью с менеджерами из 21 компаний. Были представлены различные сферы: ритейл (супермаркеты розничной торговли), полиция, табачная промышленность, аптека, авиация, скорая помощь, кондитерская, пивоварение, магазины одежды. Вне зависимости от специализации компании менеджеры подчеркивали важность внутренних коммуникаций.

2. Внутренний PR, т.е. коммуникация развивает у сотрудников лояльное отношение к компании. Лояльность сказывается не только на атмосфере в коллективе, но и на внешнем имидже организации. К примеру, М. Чонг, который изучал влияние внутренних коммуникации Сингапурских авиалиний на формирование внешнего бренда авиакомпании, подчеркивает, что их роль в современных организациях недооценена. Если человек становится настоящим приверженцем компании, в которой работает, то повышается ценность бренда и в глазах внешней аудитории.

«Действительно, сотрудники считаются одним из самых надежных источников информации об организации». На это же в своей работе указывает К. Уайт, ссылаясь на Дж Доукинса и К. Ханнигана: «Эффективная внутренняя коммуникация может повысить корпоративную репутацию и доверие к компании, потому что сотрудники рассматриваются как особо надежные источники». В результате действия работников могут привести к тому, что сообщения, поступающие от разных людей, будут нести взаимоисключающую информацию.

Скоординированные действия работников называются стратегией «одного голоса». К. Уайт совместно с коллегами провел исследование, в рамках которого сделал интервью с 147 сотрудниками университета. На основании данных, полученных по результатам интервью, он пришел к выводу, что работники, которые непосредственно взаимодействуют с администрацией, более удовлетворены получаемой информацией и в большей степени чувствует необходимость защищать имидж организации.

Лояльность сотрудников к организации критически важна в период кризисов. Организациям в период кризиса необходимо как можно больше вовлекать сотрудников – таковы результаты опроса, проведенного специалистами Международного исследовательского центра Гэллапа. Вовлеченные сотрудники готовы поддерживать компанию в период кризиса, искать новые пути выхода из сложных ситуаций.

Чтобы понять, как во время кризиса взаимодействовать с работниками, исследователи ставят ряд вопросов. Какую информацию следует транслировать работникам, а какую – скрывать от них? Кто должен выступать в роли главного источника информации: топ- или средний менеджемент, кто- либо еще? Какие каналы коммуникации необходимо использовать?

3. Консолидации сотрудников, развитие корпоративной культуры. Корпоративная (организационная) культура согласно В. Шекшне – «это ценности и поведенческие нормы, разделяемые ее сотрудниками». Корпоративная культура базируется не просто на поведенческих практиках, а на укоренённых убеждениях и ценностях.

Сотрудники с общими ценностями становятся одной командой, им проще взаимодействовать друг с другом, проще решать сложные вопросы. Чувство принадлежности к группе влияет на желание не просто что-то делать механически, а активно пропагандировать свое дело.

4. Передача обратной связи. Эффективные коммуникацию в организации обеспечивают циркуляцию важной и нужной информации, благодаря которой сотрудникам легче взаимодействовать друг с другом. Существует два направления в организационных коммуникациях: горизонтальное (от начальника к подчиненному) и вертикальное (между сотрудниками, которые находятся на одной ступени иерархии).

Каждое из них имеет свои достоинства и недостатки и используется для различных целей. Чтобы коммуникация была действительно эффективной, она должна учитывать не только мнение руководства, но и сотрудников. Его игнорирование может привести к снижению мотивации и в конечном итоге к уходу из организации к конкурентам. Благодаря цифровым технологиям появилось больше возможностей получать обратную связь

Наиболее профессиональным подходом к внутренним коммуникациям в России отличаются международные компании с давно сформировавшейся системой ценностей (Google, PWC, KPMG), а также российские, чьи акции котируются на иностранных биржах и потому стремительно перенимающие зарубежный опыт (сферы – нефтегазовая отрасль, финансы и банки, IT и телеком).

Как между теоретиками, так и практиками не существует единого мнения по поводу того, какое подразделение в компании должно заниматься внутренними коммуникациями. Так, некоторые полагает, что внутренние коммуникации являются частью PR. Другие – рассматривают внутренние коммуникации как часть HR-департамента. Д. Клаттербак и Д. Джеймс провели опрос среди менеджеров компаний.

На основании вышеизложенной информации сделаем промежуточный вывод. Внутренняя коммуникация является базисом корпоративной, или внутриорганизационной, культуры. Если все сотрудники понимают политику руководства, разделяют корпоративные ценности, принимают миссию компании, то все они будут сосредоточены на одной цели.

Внутренние коммуникации не только обеспечивают передачу информации от руководства компании к сотрудникам и обратно, но и способствуют развитию корпоративной культуры, формируют чувство общности и сопричастности. В современных организациях возникает необходимость приспосабливаться к динамичной окружающей среде. В таких условиях внутренние коммуникации становятся частью антикризисных программ по управлению изменениями и неотъемлемым условием для успеха любого бизнеса.