Отчет командированного работника

Работник по возвращении из командировки должен представить работодателю в течение трех рабочих дней:

1. авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному командировочные расходы. Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре;
2. отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер обязан передать работнику отрывную часть отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник. Вместе с авансовым отчетом работник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег.

Если работник обоснованно израсходовал деньги на сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер.

Номер и дату составления этого ордера указывают в строке “Перерасход выдан по кассовому ордеру” авансового отчета.

Авансовый отчет должен храниться в архиве учреждения пять лет.

Если авансовый отчет не представлен работником в бухгалтерию в установленный срок или остаток неиспользованного аванса он не возвратил в кассу учреждения, то данная задолженность может быть удержана из заработной платы работника (ч. 2 ст. 13 ТК РФ).

Решение об удержании должно быть принято руководителем учреждения не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник оспаривает наличие самой задолженности или срок для принятия решения об удержании пропущен, то не возвращенные работником суммы могут быть взысканы с него только через суд.

Пример 4.1. Работник учреждения О.Б. Смирнов направлен в командировку в Москву сроком на три дня – с 10 по 12 сентября 2015 г. По расчету бухгалтерии ему выдано 3 380 руб., а именно: суточные – 300 руб.; проезд – 1 980 руб.; проживание – 1 100 руб.

По возвращении из командировки Смирнов (подотчетное лицо) составил авансовый отчет, согласно которому осуществлены следующие расходы:

• стоимость железнодорожных билетов Нижний Новгород – Москва – 990 руб.;
• Москва – Нижний Новгород – 990 руб.,
• стоимость проживания в гостинице в сутки – 500 руб. (подтверждено счетом гостиницы).

После проверки авансового отчета выполнены бухгалтерские проводки.