Оформление командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, необходимо оформить соответствующий приказ: по форме N Т-9, если в командировку направляется один сотрудник, либо N Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников.

В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных средств учреждения, направившего сотрудника в командировку, или за счет внебюджетных средств).

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель учреждения. Сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись. Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве учреждения пять лет.

Учет работников, выбывающих (прибывших) в служебные командировки, ведут в журнале, форма которого предусмотрена Приложением 2 к Приказу Минздравсоцразвития России N 739н.

В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведут в журнале учета, форма которого предусмотрена Приложением 3 к тому же Приказу Минздравсоцразвития России.

В данном журнале содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия.

Это может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другой, который в силу своих должностных обязанностей должен контролировать направление работников в служебные командировки.

Работодатель или уполномоченное им лицо обязаны обеспечить хранение этих документов в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.