Организация как открытая система

Организации представляют собой так называемые открытые системы, обменивающиеся с внешней средой какими-либо ресурсами. Рассмотрим это понятие подробнее.

Понятие открытой системы. В середине XX в. Л. Берталанфи разработал общую теорию систем и сформулировал модель открытой системы. В основе его теории лежало представление о системе любого вида как о комплексе взаимодействующих элементов, находящихся в определенных соотношениях друг с другом и с окружающей их средой.

Открытой системой называется система, обменивающаяся с внешней средой ресурсами, энергией, информацией.

Для открытой системы характерно наличие входов и выходов:

– входы – точки приложения к системе внешнего воздействия;

– выходы – точки приложения воздействия системы к внешней среде.

В общем случае внешние входные воздействия на систему можно разделить на целесообразные воздействия U(t) и возмущения W(t).

Под целесообразными воздействиями U(t) понимаются все внешние воздействия, согласующиеся с целями существования системы. Например, для любой организации целесообразными воздействиями являются поставки энергии, материалов, финансовых средств, рабочей силы, информации и т.п.

Под возмущением W(t) понимается воздействие внешней среды, неподконтрольное управляющей стороне (в нашем случае – менеджменту организации). К ним можно отнести случайные явления в природе и обществе, конфликты интересов игроков рынка, колебания цен на энергоносители и комплектующие, форс-мажорные обстоятельства и т.п.

Выходами Y(t) системы являются производимая продукция и услуги.
В общем случае входы U(t) и W(t) и выходы Y(t) системы рассматриваются как многомерные (векторные) процессы, состоящие из наборов различных факторов:

Важным элементом открытой системы является наличие обратных связей.

Обратная связь – передача части выходных ресурсов системы на ее вход.

Примерами обратных связей могут быть: часть прибыли, перечисляемой на развитие организации; получение менеджментом информации о результатах работы организации и др.

Сравнение свойств открытых систем с основными признаками различных организаций позволяет сделать важный вывод: аппарат общей теории систем является адекватным и эффективным инструментом для изучения и исследования современных организаций любого типа.

Под исследованиями в данном случае понимается анализ существующих организаций с целью выявления их общесистемных свойств, а также синтез (разработка) эффективных организационных структур, наиболее полно соответствующих реальным условиям функционирования.

Представление об организации как о сложной открытой системе составляет основу методологии одной из концепций теории организации. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик и процессов функционирования организации как системы.

Представление организаций в виде сложных систем, состоящих из большого числа взаимовлияющих элементов, позволило объяснить, почему каждая из существовавших ранее научных школ менеджмента находила практическое применение лишь в ограниченных пределах и в определенной сфере.

Основоположники школ сосредоточивали внимание на какой-то отдельной сфере деятельности или части организации: школа наук о поведении – на социальной сфере, школа научного управления – на вопросах технологии труда, классическая школа – на принципах администрирования и т.п.

Ни одна из ранних школ не ставила перед собой задачи научного анализа влияния подсистем друг на друга и воздействия внешнего окружения на систему в целом.
При исследовании реальных организаций как систем их границы, как правило, определяются границами влияния менеджмента.

Другими словами, те элементы организации, на которые менеджмент может оказывать прямое и непосредственное управленческое воздействие, составляют внутреннюю среду, т.е. собственно систему.

Элементы и факторы, влияние которых на организацию необходимо учитывать, но которыми нельзя управлять, относят к внешней среде. При изменении задачи анализа некоторые факторы внешней среды могут рассматриваться в качестве элементов системы. При этом система приобретает новую структуру и свойства.

Внешняя среда организации – это совокупность факторов ее внешнего окружения. Факторами (переменными) внешнего окружения организации называются различные объекты и явления, так или иначе влияющие на деятельность организации. Результативность и эффективность работы любой организации существенно зависят от факторов ее внешнего окружения.

Внешнюю среду условно делят на внешнюю среду прямого воздействия (микросреду или среду делового окружения) и внешнюю среду косвенного воздействия (макросреду). Внешняя среда прямого воздействия – это совокупность таких факторов, которые прямо и непосредственно влияют на деятельность организации.

Внешняя среда косвенного воздействия – это совокупность факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на организацию, но могут повлиять на ее деятельность косвенно (через изменение факторов среды делового окружения) или с течением времени.

Основными системными характеристиками внешней среды являются:

• сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать. Для различных организаций различна и сложность внешней среды;
• взаимосвязанность факторов внешней среды – это степень влияния изменения одного фактора на все остальные. Изменение некоторых факторов приводит к значительным изменениям других (законы, потребители и т.п.);
• уровень вариативности – это степень изменчивости каждого фактора. Некоторые факторы являются более стабильными (социокультурные факторы, трудовые ресурсы общества и т.п.), другие – существенно изменчивыми (научно-технический прогресс, правовые нормы, желания потребителей и т.п.);
• подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения вокруг организации. Подвижность может быть различна для разных подразделений организации;
• неопределенность внешней среды – это соотношение между количеством информации о внешней среде, которой располагает менеджмент, и уверенностью в достоверности и точности этой информации. Чем выше неопределенность, тем сложнее принимать решения.

Любую хозяйственную организацию можно считать открытой системой, так как она непрерывно взаимодействует с поставщиками, клиентами, конкурентами, государственными органами. Воздействие внешней среды на организацию проявляется в том, что из внешней среды организация получает различные виды ресурсов, необходимые для производства продукции: материалы, финансовые средства, работников, информацию и т.п.

Воздействие организации на внешнюю среду заключается в передаче потребителям (клиентам, покупателям) произведенной продукции, изменении рыночных условий, формировании потребительских предпочтений и т.п.

При рассмотрении организации как открытой системы предполагается, что деятельность ее менеджмента заключается в целесообразном воздействии на внутренние элементы (подсистемы) организации. Такое воздействие в сочетании с целесообразными воздействиями из внешней среды определяет целевое состояние системы в каждый момент времени.

Таким образом, с точки зрения системного подхода любая организация может рассматриваться как некий преобразователь входных ресурсов в выходные. Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, позволяет менеджменту вырабатывать практические меры по адаптации структуры организации и протекающих в ней процессов к реальным условиям.