Необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете

В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ.

Рассматривая информационную систему «Бухгалтерский учет», как самостоятельную систему, необходимо понимать, что ее основу составляют документы.

В общем представлении документы – основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации.

При этом, имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, то документирование следует рассматривать, как один из элементов метода бухгалтерского учета.

Таким образом, документирование можно рассматривать как способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся фактах хозяйственной жизни экономического субъекта.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.

Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.

Так, требования производственных цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т.д.

На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов.

Подписывая документ, руководитель любого уровня контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Этим определяется персональная ответственность за совершаемые им действия.

Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений.

Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица.

Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения—недостачи или излишки в процессе инвентаризации.

Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе его изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения.

Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства, способствует более эффективному их использованию.

Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства в разногласиях, возникающих между юридическими  лицами  или юридическим и физическим лицом. Эти разногласия рассматриваются в судебных органах и арбитраже.

Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел.

Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.

Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, и содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях.

Документы могут заполняться вручную или с помощью компъютеров. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.

В настоящее время применяются такие первичные документы, которые создаются, а затем передаются с помощью современных информационно- телекоммуникационных технологий (далее «ИТКТ»).

Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством Финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.

Первичные документы создаются на бланках типовых и специализированным форм. Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают при необходимости специализированные формы для своих подведомственных организаций с учетом отраслевой специфики.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)