Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Для обеспечения непрерывного производственного процесса хозяйствующие субъекты приобретают необходимые ресурсы (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и Т.Д.).

Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между хозяйствующими субъектами и поставщиками, подрядчиками договоров поставки.

В договорах указываются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), порядок расчетов.

Имущество при поступлении в организацию должно сопровождаться соответствующим документом, в котором должны содержаться наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара или материала, единицы измерения, его количество, цена и стоимость, а также подписи ответственных представителей поставщика и покупателя, заверенные печатями.

Как правило, первичные документы, подтверждающие поступление активов, предусматриваются условиями поставки. К ним можно отнести такие документы, как товарная накладная, товарнотранспортная накладная, счет, счет-фактура, железнодорожная накладная.

Одна и та же товарная накладная выступает и как приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие товаров, материалов, а для покупателя — основанием для их оприходования.

Накладная выписывается материально ответственным лицом организации-поставщика при отгрузке имущества со склада (склада поставщика).

Обязательными реквизитами накладной являются номер и дата составления документа, наименование поставщика и покупателя, наименование (краткое описание) товара, материала, основного средства, количество в единицах измерения, цена за единицу, общая сумма отпущенного товара, материала с учетом налога па добавленную стоимость.

Накладная подписывается со стороны поставщика материально ответственным лицом, сдавшим материалы, товары, а при приеме — материально ответственным лицом со стороны покупателя, принявшим материалы.

Подпись представителя организации и ее печать на накладной являются подтверждением того, что материалы приняты в количестве, ассортименте и но ценам, которые указаны в накладной.

Предъявить претензии к поставщику по поводу каких-либо расхождений между фактически полученными материалами и данными накладной после того, как документ подписан, практически невозможно.

Счет-фактура выписывается при наличии большого перечня материалов и товаров. В некоторых случаях организации выписывают счет, который по содержанию должен быть аналогичен счету-фактуре. Счет является основанием для оплаты материалов, товаров.

В случае приема имущества доверенным лицом необходимо обеспечить наличие документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение имущества.

При этом реквизиты доверенности заносятся в накладную, а сама доверенность прикладывается к экземпляру накладной поставщика и хранится вместе с ней.

При невыполнении этих требований операция отгрузки и приемки материалов не считается должным образом оформленной и может быть опротестована.

Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества имущества при поступлении осуществляется путем внешнего осмотра и подсчета.

Если при приемке обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в сопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений в первичные документы.

Исправления подтверждаются подписями материально ответственных лиц поставщика и покупателя, причем ответственным лицом от организации выступает сотрудник, непосредственно принимающий материалы, а от продавца — экспедитор или другое лицо, сопровождающее активы покупателя.

В случае если обнаружена недостача товара, «покупатель вправе, если иное не предусмотрено договором, либо потребовать передать недостающее количество товара, либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы» (ст. 466 ГК РФ).

Как правило, расчеты с поставщиками осуществляются после поставки товара или оказания услуги. Товар доставляется, а ее оплата производится позже с расчетного счета или из кассы (в зависимости от условий и суммы договора).

В момент поступления товара у покупателя возникает долг перед поставщиком — кредиторская задолженность.

В том случае, когда оплата поставщику производится авансовым методом, у покупателя возникает дебиторская задолженность.

Данный метод расчетов популярен среди провайдеров услуг связи и интернета. С компанией-провайдером заключается договор о предоставлении услуг на условиях полной предоплаты услуг, например, за месяц вперед.

Таким образом, получатель услуг должен произвести полную предоплату данных услуг самостоятельно и лишь по факту зачисления средств на счет провайдера предоставляются услуги.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками».

Все операции, связанные с оприходованием материальных ценностей, ведутся независимо от того, какая форма оплаты выбрана договором.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками:

• за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
• товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
• излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
• полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счетом 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») или счетами учета соответствующих затрат.

За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.

Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад товарноматериальных ценностей обнаружилось несоответствие их количества либо несоответствие договору цен или арифметические ошибки, то счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты но претензиям»).

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др.

При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособленно в аналитическом учете.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется но каждому поставщику и подрядчику.

При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по поставщикам, по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

В случае, если организация получила от поставщика материальные ценности, в учете делается запись по кредиту счета 60. Эту проводку бухгалтер делает, когда право собственности на эти ценности перешло к организации.

Если организация приняла выполненную работу (оказанную услугу), задолженность перед подрядчиком в бухгалтерском учете отражается проводкой: ДЕБЕТ счета 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 23 «Вспомогательные производства» и др.) КРЕДИТ счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму задолженности перед подрядчиком по выполненным работам, оказанным услугам.

Если поставщик (подрядчик) является плательщиком НДС, то следует отразить в учете и сумму налога: ДЕБЕТ счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» КРЕДИТ счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС по выполненным работам, оказанным услугам.

Погашение задолженности перед поставщиком (подрядчиком) отражается по дебету счета 60: ДЕБЕТ счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ счета 50 «Касса» (51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках» и др.) — на сумму задолженности, подлежащей оплате.

Пример 8.1

Организация получила от поставщиков материалы на сумму 174000 руб., в том числе НДС — 26543 руб. Оплата за материалы произведена с расчетного счета. В бухгалтерском учете произведены записи, представленные в табл. 8.1.

Таблица 8.1 Отражение в бухгалтерском учете расчетных операций с поставщиками и подрядчиками