Структура и виды систем электронного документооборота

Структура СЭД. Структура СЭД может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций. Обобщенная структура СЭД представлена на рис. 1.2.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса СЭД состоит из набора аппаратных и программных компонентов (серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы) (рис. 1.3).

На сервере может размещаться база данных системы документооборота. Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций СЭД. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр. Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов СЭД.

С точки зрения выполняемых функций структура СЭД включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение (рис. 1.4).

Модуль ввода данных необходим для внесения в СЭД исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online-форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.

Модуль индексирования обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью СЭД может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы.

Модуль обработки документов обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам. За счет модуля управления доступом обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.

Как правило, СЭД работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM, ERP, OLAP (Online Analytical Processing — интерактивная аналитическая обработка данных)). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

Модуль хранения документов и данных реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR-распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

• создание электронных документов средствами подсистемы;
• ведение версий (редакций) документов и их авторства;
• защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
• электронное визирование документов (электронная подпись);
• связывание документов в логические группы;
• организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
• допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
• управление маршрутами движения документов;
• контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
• передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интементооборотом.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде.

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов.

В связи с этим многие из OMS-систем классифицируются как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений.

Виды СЭД. СЭД могут отличаться по видам применяемых технологий, степени интеграции и области применения. В зависимости от применяемых технологий работы, можно выделить четыре вида СЭД:

Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.

Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, ин-тегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применя-ются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.

Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с веб-технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера СЭД используется сервер хостинг-провайдера. В зависимости от степени интеграции, СЭД можно разделить на следующие виды:

Универсальные СЭД (EDMS — Electronic Document Management Systems, являются составной частью концепции управления корпоративным контентом ECM — Enterprise Content Management). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.

Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP-системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS-системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP-системы не работают.

Еще одним направлением, по которому можно структурировать СЭД, является область применения. Существуют СЭД, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности.