Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов

В выше изложенных параграфах отмечено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны подтверждаться документами, то есть носителями сведений о фактах хозяйственной жизни. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Для обеспечения оперативности, достоверности бухгалтерского учета документ должен составляться доброкачественно и содержать достоверные данные (показатели).

Показатели документа,подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, характеризующие содержание и придающие юридическую силу этой операции, называются реквизитами.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
В отношении документов, содержащих коммерческую тайну, установлены ограничительные доступы (часть 1 статьи 139 ГК РФ оговаривает условия, когда документ или носитель информации может составлять коммерческую тайну), а также ответственность за незаконное разглашение и использование сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну (такая ответственность установлена в статье 183 УК РФ – вступило в действие с 1 января 1997 г.).
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с дене жными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.
При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бума жных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и
прокуратуры.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Производить записи простым карандашом запрещается. Документы должны оформляться четко, без помарок, в объеме требуемых реквизитов, свободные строки перечеркиваются.

Информативность и контрольная функция первичного учета чрезвычайно важны, так как на основании его данных ведется аналитический и синтетический учет, составляется отчетность и выражается аудиторское мнение о ее достоверности, осуществляется оперативное управление хозяйственными процессами.

В этой связи возникает объективная необходимость оптимизации документов, их упорядоченности, усовершенствования в направлении ликвидации ненужных реквизитов и ненужных форм документов, унификации и стандартизации документов, создания унифицированной системы документации (УСД).

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкции и операций по обработке, регистрации и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, пр инятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения по возможности в делопроизводство.

УСД – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. При унификации, стандартизации и создании УСД необходимо руководствоваться государственной системой стандартизации и общероссийским классификатором управленческой информацией.