Процедура записей и ведения учетных регистров

Процедура – это официальный порядок действий, выполнения чего-нибудь, составления акта. Применительно к бухгалтерскому учету процедура есть порядок и последовательность выполнения систем наблюдений, измерений,регистрации, группировки и обобщения фактов хозяйственной деятельности организации.

Процедура от латинского procedere – продвигаться. Рассмотрим процедуру составления учетных регистров. При правильном выполнении учетных записей в регистры и осуществления их по установленному порядку и последовательности на основе первичных документов регистры бухгалтерского учета сами приобретают доказательную силу и играют важную роль в спорах между хозяйствующими субъектами, при рассмотрении в суде и арбитраже исков.

Учетные регистры имеют важное контрольное значение, так как в них систематизируются записи по счетам и достигается взаимный контроль по этим счетам. До записей в учетные регистры при бухгалтерской обработке документов в них обозначается корреспонденция счетов, вытекающая из содержания учитываемых операций. При некоторых формах бухгалтерского учета (мемориально-ордерной, упрощенной и др.) корреспонденции счетов (проводки) составляются в специальных регистрах (мемориальных ордерах, журналах регистрации хозяйственных операций).

Эти регистры могут охватывать ряд однородных операций за отчетный месяц. При регистрации в них проводок им присваивают порядковый номер. Данный этап процедуры является весьма важным процессом обработки документов. Ошибочная проводка влечет за собой искаженное отражение на счета хозяйственной операции. Поэтому данный этап работы в бухгалтерском учете требует серьезного профессионального внимания при составлении корреспонденции счетов.

Оформление бухгалтерских проводок путем составления журналов регистрации или мемориальных ордеров в современных условиях применяется не всегда. Обычно первичные документы по мере их поступления в бухгалтерию группируют по однородным признакам и их данные либо непосредственно, либо как итоги накопительных и группировочных ведомостей записывают в учетные регистры. Запись хозяйственных операций в учетные регистры носит название разноски операций. В самих регистрах заранее указывается корреспонденция счетов, что облегчает учетную регистрацию и обеспечивает правильное отражение операций на счетах. Примером таких регистров является журналы-ордера и ведомости к ним при журнально-ордерной форме учета.

По окончании месяца в регистрах подсчитываются месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим счетам, а также выводят сальдо на первое число следующего месяца. В конце месяца по итогам оборотов составляют оборотные ведомости с целью текущего контроля данных счетов.

Записи в регистрах делают ручным или механизированным способом.

Ручная запись осуществляется чернилами или химическим карандашом (в исключительных случаях). Механизированный способ записей в регистры означает их произведение при помощи пишущей машинки и средств вычислительной техники.

Разноска (запись) операций в учетные регистры производится аккуратно, понятно и кратко. Не допускаются помарки, подчистки, различные не оговоренные исправления цифр и текста. После проверки правильности записей в регистрах приступают к составлению баланса и отчетности.