Расчёты с подотчётными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно- хозяйственные, командировочные и прочие расходы.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) оформляется расходный кассовый ордер 0310002.

Для выдачи под отчет наличных денег работник должен написать заявление в произвольной форме, в котором указываются: цель выдачи (на какие расходы); сумма наличных денег; срок, на который выдаются наличные деньги, дата.

Заявление должно быть собственноручно подписано руководителем организации.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (или со дня выхода на работу) предъявить главному бухгалтеру (или бухгалтеру), а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером (или бухгалтером), а при их отсутствии – руководителем, утверждается руководителем, а затем по авансовому отчету осуществляется окончательный расчет в срок, установленный руководителем.

После проверки авансового отчета главный бухгалтер (бухгалтер) делает бухгалтерские проводки, отражающие суммы произведенных расходов. Руководитель предприятия утверждает расходы подотчетных сумм

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

В этой связи специальным письмом Федеральное казначейство пояснило, что не имеет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт (“зарплатных” карт).

Командировочные расходы регулируются Трудовым Кодексом РФ, Налоговым Кодексом РФ, Постановлениями Правительства РФ, Постановлениями ФАС разных округов, письмами Минфина РФ и др.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.