Правила оформления документов

Документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации).

В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают две категории: документы для внутреннего и для внешнего пользования. Каждый документ имеет свою текстовую форму в виде линейной записи, трафарета, таблицы, анкеты, текстов-аналогов. Трафарет характерен для справки, контракта, договора. Способ оформления «таблица» характерен для финансовых ведомостей.

Полные справочные материалы даются в документе в обязательном порядке. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, он не может иметь более четырех адресатов. В оформлении документа с грифом согласования необходимо соблюдать следующую последовательность: слово «Согласовано» – должность – наименование организации, личная подпись – фамилия, имя, отчество – дата.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.