Внешняя и внутренняя среда организации и их взаимодействие

Для того чтобы комплекс, состоящий из людей, машин и механизмов, материалов и других ресурсов, смог функционировать как единое целое — необходимо объединение, превращение в организацию (рис. 1).

Рис. 1. Внешняя и внутренняя среды организации

Основные характеристики внешней среды, которые необходимо учитывать при принятии организационных решений, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Основные характеристики внешней среды

Сложность внешней среды как системы характеризуется наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а также взаимосвязями между этими элементами.

Сложность внешней среды проявляется в ряде моментов. Простыми являются среды, которые имеют сравнительно немного элементов, а существующие элементы очень похожи друг на друга и легко понимаемы.

Сложная комплексная среда подразумевает наличие большого количества факторов, каждый из которых может существенно отличаться от других, взаимосвязь между ними очень сложно выявить и проанализировать.

В конкретной ситуации на функционирование организации оказывает влияние большое число условий и факторов. Они имеют различную природу.

К техническим факторам относятся имеющиеся технологии, материалы. Социальные условия и факторы включают социальные нормы (ценности, предпочтения и т. д.). Организационные факторы — это используемые организационные структуры, типы хозяйственных связей. Можно выделить также экономические, правовые, политические, культурно‑исторические факторы и условия.

На деятельность организации оказывает влияние и международное окружение, особенно если организация осуществляет международные операции. Например, необходимо учитывать таможенные, налоговые законодательства страны‑экспортера или импортера, требования по качеству, правила сертификации и т. п.

Сложность внешней среды проявляется не только в большом числе и многообразии ее элементов, но и в их взаимосвязях. Здесь можно выделить два уровня взаимосвязей.

Во‑первых, это взаимосвязи элементов одного фактора. Примером могут быть взаимосвязи между конкретными поставщиками, конкурентами, элементами законодательной базы, государственными органами, регулирующими деятельность организации.

Во‑вторых, это взаимосвязи между различными факторами внешней среды. Например, политическая нестабильность затрудняет приток инвестиций, а следовательно, замедляется технологическое обновление, затрудняются поставки ресурсов и т. д.

Сложность внешней среды по‑разному влияет на различные внутренние переменные организации, что особенно наглядно проявляется при сложной структуре организации.

Второй важной характеристикой является динамизм внешней среды. Соответственно различают статичные и динамические среды. Ясно, что такое разграничение довольно условно. Статичная внешняя среда остается стабильной и неменяющейся на протяжении какого‑то периода времени.

Динамичная внешняя среда является предметом определенных изменений, которые иногда очень трудно предвидеть. Динамизм внешней среды проявляется в ряде моментов. В соответствии с процессным подходом к менеджменту влияние внешней среды на организацию является процессом. Eгo содержанием становятся изменения в самой внешней среде, которые характеризуются скоростью преобразований. они затрагивают законодательную базу хозяйственной деятельности, рынки ресурсов и состояние конкурентной среды.

Неравномерность изменений во внешней среде проявляется в различных темпах изменений этой среды в конкретных отраслях и в отдельных элементах внешней среды. Например, у организаций, действующих в наукоемких отраслях (производство компьютерных систем, биотехнология, разработка телекоммуникаций и т. д.), внешняя среда изменяется быстрее, чем в мебельной промышленности.

Довольно быстро в переходной экономике изменяется законодательная база, структура государственных органов, регулирующих деятельность организаций.

Третья характеристика — неопределенность внешней среды.

Для учета сложности и динамичности внешней среды при разработке управленческих решений необходима информация. Однако достоверность такой информации на момент принятия решения всегда ограничена. ограничены и возможности организации в получении и уточнении информации для конкретной ситуации.

Под воздействием усложнения внешней среды, ее динамизма потребность в информации возрастает, а возможность ее получения для конкретной быстро меняющейся ситуации сокращается. Это приводит к усилению неопределенности внешней среды.

Внешняя среда подразделяется на среду прямого и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия — это поставщики ресурсов; потребители продукции и услуг; конкуренты; государственные органы и нормативные акты, непосредственно воздействующие на деятельность организации. основные элементы среды прямого воздействия представлены на рис. 3.

Внешняя среда прямого воздействия — это специфическая внешняя среда конкретной организации. она включает те элементы внешней среды, с которыми организация взаимодействует.

Любая организация функционирует в определенной специфической внешней среде и, как следствие, сталкивается с рядом воздействий. Анализ среды прямого воздействия включает рассмотрение отдельных ее элементов и их взаимодействия.

Для современной организации возрастает значение обеспечения менеджмента качественной информацией. Это может быть информация о рынках сбыта, планах конкурентов, приоритетах государственной политики, новых разработках продукции.

Рис. 3. Среда прямого воздействия

Особое место занимает обеспечение организации трудовыми ресурсами, соответствующими ей по количеству, структуре, уровню общей и профессиональной подготовки, возрасту. Наиболее значимым здесь является привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления, а также обучение способных руководителей внутри организации.

Потребители приобретают произведенные товары или услуги. В зависимости от объема спроса различают мелких и крупных потребителей. Учет запросов последних — необходимое условие успешной деятельности организации. В зависимости от отношения к потребителям можно говорить о различных стратегиях организации: продавать уже производимую продукцию; производить продукцию, в которой нуждается потребитель; формировать cвoeгo потребителя, убеждая eгo в необходимости приобретения продукции, которая будет производиться.

Государство — eгo исполнительные органы и нормативные акты — также непосредственно воздействует на организацию, а следовательно, относится к среде прямого воздействия. Это налоговая инспекция, органы статистического учета и т. д.

В результате взаимодействия организации с поставщиками и потребителями формируется система хозяйственных связей — одна из важнейших характеристик среды прямого воздействия.

Другая характеристика — это состояние рыночной среды. Здесь, прежде всего, определяется характер среды — монополия (чистая, естественная), олигополия, монополистическая конкуренция или совершенная конкуренция.

Конкуренты могут вести борьбу за различные объекты (рис. 4).

Рис. 4. Объекты конкуренции

Объектами конкуренции мoгyт быть и ресурсы: трудовые, материальные и финансовые, научно‑технические разработки и т. д.

Государственное воздействие осуществляется через законодательство и деятельность государственных органов. Законодательно регулируются трудовые отношения между работниками и работодателями, налоговые, таможенные отношения, охрана труда, условия производства определенных видов продукции, защита прав потребителей, экологическая нагрузка на окружающую среду и т. д.

Государственные органы по характеру выполняемых ими функций могут быть условно разделены на контролирующие и регулирующие. При этом используются различные способы и методы воздействия на организации: выдача лицензий, установление ставок налогов и квот, регулирование уровня цен и тарифов, определение мест строительства объектов и т. д.

Среда косвенного воздействия. Многие из основных элементов внешней среды являются общими для большинства организаций в определенный период времени. Экономический спад, например, может оказать разрушительное воздействие не только на деятельность отдельной отрасли, но и на функционирование целых экономических систем. Эти общие факторы формируют основную внешнюю среду организации, в пределах которой функционируют организации, а значит, и менеджеры, или среду косвенного воздействия (рис. 5).

Рис. 5. Основные факторы среды косвенного воздействия

Факторы среды косвенного воздействия имеют более сложную структуру, многоплановый характер. Они в меньшей мере, чем факторы среды прямого воздействия, испытывают влияние организации. Информация о среде косвенного воздействия часто неполная.

В условиях усиления воздействия этой среды на конкурентоспособность организации приходится полагаться на субъективные оценки, а не на аналитические данные.

Технологии как фактор среды косвенного воздействия xaрактеризуют общий уровень производительных сил. Это наиболее динамичный фактор данной среды. Уровень и темп изменения технологий в различных отраслях существенно различаются.

Однако наиболее наукоемкие отрасли и производства — компьютерные технологии, системы телекоммуникаций, производство синтетических материалов оказывают значительное и все возрастающее воздействие на другие организации, эффективность деятельности. На смену трудоемкой и фондоемкой стадиям развития производства пришли наукоемкие технологии, позволяющие экономить традиционные ресурсы.

Темпы инфляции, безработицы, ставки налогов и банковских кредитов, формы и масштабы государственной поддержки бизнеса и т. д. непосредственно воздействуют на взаимосвязи организации с поставщиками и потребителями, на поведение конкурентов. Например, установление налоговых льгот способствует притоку капитала, а следовательно, облегчает удовлетворение потребности в финансовых ресурсах. Прогноз повышения уровня инфляции побуждает увеличивать материальные запасы, получение кредитов. Возрастание спроса на материальные и финансовые ресурсы также затрудняет их приобретение.

Состояние экономики как фактор среды косвенного воздействия включает ряд характеристик (рис. 6).

Рис. 6. Основные характеристики состояния экономики

Общие характеристики экономической системы — численность населения, наличие и использование ресурсов, тип государственного устройства, денежная система, валютное положение, отраслевая структура экономики, параметры внутреннего рынка, объем, структура и география экспорта и импорта и т. д.

Социокультурные факторы проявляются в социальных ценностях и установках, приоритетах, национальных традициях, влияющих на деятельность организации. В каждой стране существуют представления об этичных методах ведения бизнеса, необходимых стандартах качества обслуживания, допустимых уровнях воздействия на окружающую среду. типичные примеры таких факторов, которые должны быть учтены организацией: существующая в Японии традиция пожизненного найма; мнение о том, что женщины не склонны рисковать — отсюда и их неохотное выдвижение на должности высших руководителей и т. п.

Политические факторы определяют общую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости. Высокий уровень политического риска приводит к замедлению научно‑технического обновления производства, устареванию структуры, снижению конкурентоспособности национальных предприятий.

Факторы среды косвенного воздействия существенно отличаются в различных странах. Это необходимо учитывать организациям, участвующим в международном бизнесе.

Внутренняя среда — это внутренние переменные организации, основные характеристики внутреннего устройства организации. При этом не все переменные могут контролироваться полностью, поэтому внутренние переменные подразделяются на в основном регyлируемые и в основном неконтролируемые — их надо учитывать.

К внутренним переменным организации относятся: цели и задачи — это желаемый результат или желаемое конечное состояние организации (получение прибыли, доля рынка, объема продаж, снижение затрат, увеличение числа клиентов, повышение производительности, рентабельность).

Этапы процесса достижения целей организации:

• руководство организации: разрабатывает цели всей организации, определяет цели подразделений, сообщает эту систему целей подразделениям;
• руководство подразделений: конкретизирует цели подразделений, сообщает цели и ставит задачи перед конкретными работниками;
• члены коллектива: соотносят свои цели и цели организации, подразделений, соотносят свои цели и цели других, действуют;
• руководство организации и подразделений оценивает результаты деятельности членов коллектива в соответствии с поставленными целями, полученная информация используется для обоснований целей следующего периода.

Задача — это работа или ее часть, которая должна быть выполнена определенным способом и в срок, определенный в плане (например, работа с людьми, работа с информацией).

Структура организации — это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями (перечень работ, выполняемых определенным подразделением, например, при выполнении такой функции, как планирование, принимают участие и плановый отдел, и линейные руководители), обеспечивающий достижение цели организации.

Формирование структуры организации осуществляется на основе разделения труда: горизонтального (между специалистами, способными более эффективно выполнить данную работу; присуще как производственной, так и управленческой деятельности, например,
в крупных организациях специалистов одного профиля объединяют в группы — отдел маркетинга, отдел продаж) и вертикального (включает разделение двух уровней: на первом — отделяется работа по выполнению производственных заданий от работы по координации такой деятельности, на втором — формируется иерархия управленческих уровней).

Технологии — это способ преобразования исходных ресурсов в готовые продукты (товар, работа, услуги). основные элементы технологий: оборудование, информация; квалификация, навыки; знания, информация; инфраструктура.

Люди (персонал) — в управленческом процессе анализируется поведение людей (отдельных членов, людей в группах, руководителя, лидера и их влияние на поведение других людей) в процессе функционирования организации, а также их индивидуальные характеристики: способности, предрасположенность, потребности, ожидания, восприятия, отношения, ценности.