Принцип одноразового ввода информации

В деятельности руководителя информация, ее оперативность и достоверность играют решающую роль, т.к. она является предметом, средством и продуктом управленческого труда. Один раз введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса информационно связанных задач.

Базой данных является совокупность сведений, хранящихся в запоминающих устройствах компьютера, а банком данных – более мощная система хранения информации – функционально организованное информационное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. Создание автономного банка данных дает возможность отделить информацию от прикладных программ, облегчить доступ к ней различным категориям пользователей и более надежно хранить информацию.

В промышленно развитых странах уже в 80-х годах создавались общедоступные банки данных, что стало возможным благодаря развитию интегральных систем связи и массовому внедрению компьютерной техники.

Любая, сколь угодно отдаленная информация стала доступной для рядового пользователя, а вход в общедоступный банк данных может быть осуществлен и с домашнего компьютера. Все это способствовало развитию малого бизнеса, научного и культурно обслуживания.

Реальное применение принципа одноразового ввода информации дает возможность  правляющим всех уровней использовать в своей работе большие объемы достоверной и оперативной информации.

Например, управляющий фирмой или супермаркетом может легко получать ежедневную, еженедельную, ежемесячную и годовую информацию с нарастающим итогом о цене каждого из большой номенклатуры товаров, о количестве проданного товара и о складских остатках его, о текущих расходах и прибыли и т.д.

Часть этой информации вводится в базу данных автоматически, с помощью складских или цеховых регистраторов производства, а в магазинах – с помощью устройства, считывающего записанную на упаковке информацию о товаре. Вот мнение опытного менеджера об изменениях, которые внесли в практику управления базы данных и реализация принципа одноразового ввода информации.

Отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний, без выхода на сторонние базы данных. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах за несколько часов, а когда-то на это уходили месяцы работы.

Благодаря этой новой автоматизации процедура принятия решений, которая раньше была прерогативой высшего руководства, теперь передается находящимся на производстве управляющим нижних уровней, которые теперь лучше информированы. Важно только сохранять точную адресность выдаваемой информации, т.е. оградить пользователя от избыточной информации и при изменении структуры предприятия передавать сведения тем, кто в них нуждается.