Главная » Справочник » Настольная книга прокурора » Прием и первичная обработка входящих документов

Прием и первичная обработка входящих документов

Движение документа в прокуратуре начинается с приема его сотрудником канцелярии.

Имеет ли право напрямую, минуя канцелярию, кто-то из сотрудников прокуратуры принять документ? Ответ отрицательный. Если следователю принесли документ, который имеет отношение только к уголовному делу, находящемуся в его производстве, он должен рекомендовать сдать его в канцелярию для регистрации.

Незарегистрированный документ в материалы уголовного дела не должен попадать, у всякого знакомящегося с материалами возникает вопрос, как он туда попал, через кого. Обращения, прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Первичная обработка документа заключается, прежде всего, в проверке правильности доставки, целостности упаковки и наличии вложений. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности либо возвращается в почтовое отделение. Сотрудник канцелярии проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов, наличие приложений.

При отсутствии листов или приложений ставится в известность отправитель письма и составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в канцелярии. Такой же акт рекомендуется составлять при обнаружении денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей.

Особенно важна эта операция по документам, которые в дальнейшем будут приобщены к материалам уголовного дела с тем, чтобы не было претензий к следователю, что часть материалов он «утаил», не приобщил к делу.

При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверт или ту часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, в случаях:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (исковые заявления, судебные повестки, жалобы граждан, кассационные жалобы и протесты);
если на документе вообще отсутствует дата;
если дата документа или его регистрации существенно отличается от даты получения документа; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
если в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

В таких случаях конверт присоединяется к документу и вместе с ним поступает в дело.

Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа автоматическим нумератором.

Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы; на документах, поступивших из учреждений, – на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию (пакеты с пометкой “лично”), – на обратной стороне конверта.

Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок.

Предыдущая статья Престиж органов прокуратуры и его влияние на социально-психологическое самочувствие сотрудников Следующая статья Принципы организации и деятельности прокуратуры РФ

Статьи по теме