Понятие о бухгалтерских документах, их роль и значение

Бухгалтерский учет базируется на всей информации об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях организации, и поэтому он является сплошным и непрерывным. Такое системное наблюдение может быть осуществлено только путем регистрации, т.е. путем документации (документирования).

Документация – это первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с помощью документов и в местах их совершения. Документация, таким образом, является одной из основных методических приемов бухгалтерского учета. Она является как формой и способом отражения сведений о фактах хозяйственной жизни,так и средством обоснования учетных записей и источником составления свидетельств (доказательств)для решения различных экономических и правовых вопросов.

Таким образом, обязательным условием отражения фактов хозяйственной жизни в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).

Документ  – это оформление в установленном порядке свидетельства о существовании, совершении в настоящем или будущем факта хозяйственной жизни или письменное доказательство факта. Ни один факт хозяйственной жизни не может быть отражена в бухгалтерском учете на счетах без подтверждения ее соответствующими документами. Нет документа в учете и контроле означает, что нет хозяйственной операции (то есть трансформации факта), нет (не может быть) записей на счетах бухгалтерского учета.  Слово «документ» происходит от латинского documentum – свидетельство, доказательство.

Документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета. Поэтому качество всего бухгалтерского учета в организациях в значительной мере зависит от качества первичных документов. Таким образом, носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета являются документы. Они составляются на местах и в определенное время свершения хозяйственных операций. В них отражаются или распоряжения на совершение хозяйственных операций, или факт их совершения, или то и другое. Этот процесс в бухгалтерском учете называется документированием хозяйственных операций.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно- управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег,акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность и обоснованность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налоговые правонарушения и др. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом договора между экономическим субъектом и аудиторской организацией.

Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.
Документы имеют важное значение для анализа производственно- хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств.

Путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.
Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например, производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.

В экономической литературе в последние годы идут дискуссии по поводу определения или трактовки терминов «документация», «первичный учет», «первичная учетная информация». Так, профессор П.С. Безруких отмечает, что «…термин «первичный учет» не вполне удачен. Известно, что учетные данные, содержащиеся в первичных документах, используются в бухгалтерском учете, статистике и оперативном учете, иными словами, являются первоосновой во всех видах учета.

Поэтому нельзя рассматривать первичные документы как первичный учет, а бухгалтерский учет и статистику – как вторичный учет». Профессор Н.Г. Белов название
«первичный учет» считает также неудачным. Он отмечает: «Этот термин нельзя признать удачным, поскольку не существует понятий вторичного, третичного и т.д. учета. Поэтому более правильно начальный этап учетного процесса называть документацией хозяйственных операций…».

Другие авторы, например, профессор Г.Г. Кирейцев считает, что роль документирования определяется через реализацию функций первичного учета, а именно: информационную, контрольную, воспитательную, а также функцию правовой защиты субъектов хозяйствования.

В научной и учебной литературе часто авторы отождествляют понятия «первичный учетный документ», «сводный учетный документ», «первичный учет», «сводный учет». Поэтому следует пояснить, что первичный учетный документ представляет собой материальный носитель сообщения о факте хозяйственной жизни и свидетельство (доказательство) того, что данный факт существует, произошел или произойдет.

Сводный учетный документ – это документ, в котором в обобщенном виде отражают различные данные, составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни. Сводный учетный документ отражает итог сведений первичных документов, сгруппированных по определенным признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учетных документов и т.д.

Первичный учет – это непрерывное наблюдение (путем документирования) за объектами наблюдения и регистрация сообщений о фактах, связанных с ними, с целью осмысления и познания их содержания. Первичная учетная информация является содержанием первичного учетного документа, оформленного в процессе первичного учета (наблюдения).
Первичный учет отдельные специалисты называют «системой первичного учета», что является не совсем обоснованным.

Первичный учет представляет собой одну из стадий процесса бухгалтерского учета. Системой
же можно считать совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований по их оформлению.

Вышеотмеченные спорные вопросы также носят исторический характер, то есть не являются новыми. Так, понятия «документ», «документация», как отмечает М.В. Ларин, в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское «doceo» означало «учу», «извещаю». Позднейшая производная форма «documentum», в узком смысле слова означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII веке. Пётр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув прежде всего правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект – роль и значение документа в управлении. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось в ХХ веке (в энциклопедическом словаре 1913 г. отмечается, что документ: вообще всякое письменное доказательство) и в нынешнем столетии усиливается, независимо от технических средств составления и способов обработки документов.

Это условие закреплено в статье 9 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» (от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ), где отмечено: все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами.