План управления коммуникациями проекта

Проводя семинары по проектному менеджменту, я прошу слушателей идентифицировать трудности, с которыми они могут столкнуться при управлении проектами.

Начнем с электронной почты. Да, мы до сих пор проводим совещания, звоним заинтересованным сторонам проекта по телефону или лично встречаемся с членами своей команды. Однако сегодня в коммуникациях проектов доминирует электронная почта.

Большинство из нас смирилось с этим. Электронная почта прочно вошла в нашу жизнь, позволяя моментально связываться с адресатом на другом конце планеты или в другом конце зала совещаний. Она дает возможность выстраивать наши ответы по их приоритетности, а в случае необходимости — создавать и бумажную «нить» общения.

Все это хорошо, но по своему опыту я заметил, что мы еще не полностью освоили все возможности этой технологии и не научились максимально использовать ее потенциал.
Разве вам не приходилось получать электронные сообщения на пяти машинописных страницах с бесчисленными параграфами?

Некоторые сообщения напоминают новеллы, посвященные любимым. И наоборот, некоторые имейлы из трех слов оставляют адресата в недоумении по поводу того, что же хотел сказать отправитель. Такую манеру использования электронной почты я называю «коммуникациями Дикого Запада».

В ней не существует никаких правил, законов или норм. Электронные коммуникации по проекту зависят от вкусов и привычек отправителей и получателей. Это оставляет впечатление «свободного полета мысли» и никоим образом не сочетается со средой проекта, в котором есть строгие ограничения по содержанию, расписанию и расходам.

Создайте отдельный порядок электронной переписки и следите за тем, кто и с кем поддерживает связь по проекту. Уточняйте, какие электронные сообщения должны поступить конкретной заинтересованной стороне проекта. Разработайте рекомендации сотрудникам по тому, кого ставить в копию сообщений.

Разве не приходилось вам вернуться из отпуска и обнаружить в своей электронной почте 500 копий писем, большинство которых не имело отношения ни к вам, ни к вашему проекту? Просматривать их не просто утомительно — они отнимают много времени. Соберите команду и с ее участием создайте порядок электронной переписки по проекту. Этим вы реально повысите эффективность коммуникаций проекта и встретите понимание со стороны членов коллектива.

Несколько рекомендаций руководителям проектов и членам команды по использованию электронной переписки по проекту.

• Посылайте электронные сообщения только тем, кому они необходимы.
• Внимательно перечитайте имейл перед отправкой, используйте режим проверки правописания.
• Используйте раздел «Тема сообщения».
• Создайте в команде правила использования электронной почты и придерживайтесь их.
• Если вы рассердились… подождите немного, прежде чем отправлять сообщение.
• Не пишите романов, будьте кратки.
• Соблюдая краткость, старайтесь включать в сообщение всю необходимую информацию.
• Не используйте электронную почту для того, чтобы избегать встреч с людьми.
• Если информация носит деликатный или закрытый характер, встречайтесь со своими корреспондентами лично.

План управления коммуникациями проекта должен включать в себя утвержденный порядок их подготовки и отправки и многое другое. Необходимо отдельно продумать, как повысить эффективность коммуникаций по мере развития и расширения проекта.

Относитесь к разработке вопросов коммуникаций по проекту так же серьезно, как к созданию иерархической структуры работ или устава проекта. Руководители проектов обычно работают в напряженных условиях, когда «хорошо» — это еще недостаточно хорошо. Нужно предвидеть, как добиться максимальной эффективности взаимодействия между заинтересованными сторонами проекта по мере его продвижения по жизненному циклу.

Вот некоторые вопросы по плану управления коммуникациями проекта.

• Что является предметом коммуникаций по проекту?
• Когда эти коммуникации должны осуществляться (в конце года, в другое время)?
• Как будут осуществляться коммуникации (по электронной почте, путем направления бумажных документов с оригиналами подписей, на совещаниях)?
• Как часто должны осуществляться коммуникации?
• Кто отвечает за коммуникации (и обеспечивает их осуществление)?
• Кто является адресатом коммуникаций?

Дав ответы на эти вопросы, вы сможете составить план управления коммуникациями проекта (табл. 6.2).

Некоторые хорошие руководители проектов, с которыми я встречался и работу которых наблюдал, — умные, работоспособные, отлично разбирающиеся в современных компьютерных технологиях — не всегда добиваются успеха, потому что неправильно подходят к разработке и исполнению плана управления коммуникациями проекта. Они его просто не составляют. А вы обязательно разработайте такой план!