Параметры системы контроля проекта

Систему контроля проекта следует сфокусировать на его целях, а ее главное предназначение — достижение миссии проекта.

Для этого система контроля должна учитывать следующие вопросы.

  • Что важно для организации?
  • Что мы пытаемся сделать?
  • Какие аспекты работы наиболее важны с точки зрения мониторинга и контроля?
  • Каковы критические точки процесса исполнения проекта, в которых должен осуществляться контроль?

Контролировать следует то, что важно для проекта. С другой стороны, те аспекты проекта, которые подвергаются первоочередному контролю, сами по себе становятся важными.

Таким образом, если важнейшими предметами контроля становятся бюджет и расписание, а не качество, то они и будут контролироваться. И проект реализуется в срок и в рамках бюджета, но за счет качества. Руководители проекта должны очень внимательно контролировать ход работ, чтобы не допустить ущерба их качеству. Осуществление корректирующих действий

Система контроля проекта должна быть построена на принципе: если данные контроля не превращаются в конкретные действия, система неэффективна. То есть если не задействованы данные об отклонении продвижения проекта от плана для инициации корректирующих действий, то это не система контроля, а просто инструмент мониторинга. Если вы едете на машине, понимаете, что сбились с пути, и ничего не предпринимаете, чтобы вернуться на правильную дорогу, то никакого контроля над своим движением вы не осуществляете.

Однако здесь я должен вас предостеречь. Я знал управляющего проектами, который при возникновении отклонений от плана впадал в панику и начинал без нужды вмешиваться
в малейшие дела подчиненных. Так он просто мешал людям, пытавшимся решить проблемы, и еще больше тормозил работу. Если бы он предоставил их самим себе, они справлялись бы значительно быстрее.

Временные рамки реагирования на проблемы в проекте. Реагировать на данные системы контроля нужно своевременно. Если необходимое действие осуществляется слишком поздно, от него мало толку, и это становится серьезной проблемой.

Данные по реальному продвижению проекта опаздывают иногда на 4–6 недель, что делает их бесполезными для принятия корректирующих акций. В идеале информация об актуальном состоянии проекта должна быть доступна в режиме реального времени. В большинстве случаев это невозможно. Для многих проектов вполне достаточна еженедельная подготовка отчетов о статусе работ.

Конечно, любой руководитель проекта хочет знать, сколько часов сотрудники действительно работают над проектом, и сравнить эти данные с параметрами плана. Это означает, что ему нужны точные данные. В некоторых случаях люди составляют недельные отчеты о своей работе, не записывая результаты ежедневно. Часто это что-то
из области фантастики, потому что большинство не могут с точностью помнить, что делали неделю назад.

Это нелегко, но руководитель проекта должен заставить работников записывать сделанное каждый день. Только такая информация имеет значение, когда он будет собирать и анализировать ее. Что дает это работникам? Возможно, ничего. А возможно, что в дальнейшем оценки их работы по проекту могут стать лучше на основе точной актуальной информации. В любом случае управляющему проектом нужны точные сведения, иначе ему даже не стоит тратить свое время на их сбор.

Когда сбор информации откладывается надолго, руководитель проекта не улучшает, а только ухудшает ситуацию. Задержки обратной связи в системах — любимая тема системных теоретиков. Иногда старания правительства контролировать экономические спады и инфляцию слишком запаздывают, и государство делает ровно противоположное тому, что следовало. Так экономическая ситуация в стране становится только хуже.

Особо выделим один момент. Если каждый член команды проекта будет правильно применять методы самоконтроля, то еженедельные отчеты превратятся в настоящий итог работы, а это очень желательно.

Создание адекватной системы контроля. Одна и та же система контроля не подходит для всех проектов. Ее можно уменьшить для небольших проектов и расширить для больших. Если говорить в общем, то система контроля, предназначенная для больших проектов, утопит маленькие в бумажной работе и отчетности. А системы, подходящие для небольших проектов, в недостаточной степени покрывают все аспекты работы.

Принцип простоты. Принцип простоты отражен в английской аббревиатуре KISS (Keep it simple, stupid! — «Делай проще, тупица!»). В соответствии с ним следует применять самые простые и мелкие средства контроля, если они дают желаемый результат. С другой стороны, нужно отбрасывать в сторону любые данные, не имеющие существенного отношения к делу.

Однако, как я только что заметил, одной из самых распространенных ошибок являются попытки контролировать сложные проекты с помощью слишком простых систем!
Ни одна проблема не может быть столь крупной или сложной, чтобы от нее нельзя было убежать.

Чарли Браун (Чарльз Шульц, «Мелочь пузатая»). Для того чтобы сделать систему контроля простой, нужно время от времени проверять, что отчеты по проекту используют те люди, которым они предназначены. Мы часто составляем отчеты, полагая, что содержащаяся в них информация полезна другим, но если наши адресаты ею не пользуются, то мы просто обманываем себя.

Попробуйте с каждым вашим отчетом направлять адресату коротенькое письмо с вопросом, хочет ли он получать такие отчеты впредь. Если вы не получите ответа, исключите этих людей из списка рассылки. Вас может поразить, что некоторые ваши отчеты вообще никто не использует. Составление таких документов следует прекратить.

Совещания по анализу исполнения проектов. В контроле проектов два аспекта. Один — поддержание его состояния, а другой — улучшение работ по проекту. Анализ статуса реального состояния проекта предназначен для поддержания его на правильном пути развития. Анализ с целью улучшения проекта делается для совершенствования работ.

Для достижения этих целей существует три формы анализа.

  1. Анализ статуса реального состояния объекта.
  2. Анализ процесса исполнения проекта и извлеченных из него уроков.
  3. Анализ дизайна проекта.

Каждый руководитель должен осуществлять анализ реального состояния проекта и процесса его исполнения. Анализ дизайна применяется, только когда речь идет о создании производственного оборудования, или сложных технических средств, или программного обеспечения. Иногда это касается крупных мероприятий или кампаний, например маркетинговых.

Анализ состояния проекта нацелен на его поддержание. Он задает вопрос, сохраняются ли в проекте параметры РССС (результат, стоимость, сроки и содержание), которые мы используем в этой книге. Только зная реальные значения для каждого из этих четырех параметров, вы можете быть уверены, в какой именно точке проекта сейчас находитесь.

Процесс обозначает путь или способ, каким осуществляется проект. Процесс всегда влияет на результаты. По этой причине улучшение процесса исполнения проекта является важной составной частью работы любого руководителя. В следующем разделе рассказывается о том, как это делается.

Оценка проекта. По определению, оценивать проект — значит пытаться определить, соответствует ли общее состояние работ по нему ценностям, которые должны быть достигнуты по завершении проекта. Оценка проекта учитывает прогресс и уровень выполнения работ и подразумевает сравнение их с изначальными планами. Эта оценка создает основу для управленческих решений по продвижению проекта.

Она должна быть справедливой в глазах всех заинтересованных сторон, иначе принимаемые на ее основе решения не будут восприниматься как неоспоримые. Главный инструмент в оценке проекта — анализ процесса развития, который обычно проводится на рубежных точках в его жизненном цикле. Оценивать: определять или выносить суждение о ценности или стоимости чего-то. Словарь английского языка The Random House Dictionary.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)