Основные правила совершения нотариальных действий

Нотариальные действия – это юридически значимые действия, совершаемые нотариусами, занимающимися частной практикой, нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, должностными лицами местных органов исполнительной власти (при отсутствии нотариуса в данной местности), уполномоченными должностными лицами консульских учреждений.

Совершение нотариальных действий составляет сущность профессии нотариуса. Каждое нотариальное действие совершается в соответствии с действующим законодательством и облечено в установленную законом форму (договор, доверенность, копия, завещание, свидетельство и т.д.), выдается обратившимся гражданам и юридическим лицам в виде документа, зарегистрированного в реестре для регистрации нотариальных действий конкретного нотариуса или государственной нотариальной конторы.

Каждый нотариальный документ заканчивается удостоверительной надписью, утвержденной для каждого вида нотариального действия с указанием места и даты совершения нотариального действия, указанием должности, фамилии, имени, отчества и нотариального округа лица, совершившего нотариальное действие, указанием индивидуального порядкового номера и размера тарифа, взысканного за данное нотариальное действие.

Удостоверительная надпись скрепляется подписью и личной печатью нотариуса с изображением герба Российской Федерации (см. Приказ Министра юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. N 99 “Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписях на сделках и свидетельствуемых документах”).

Так, постановление об отказе в совершении нотариального действия является процессуальным документом, выносимым нотариусом, и не является нотариальным действием. Нотариус также выдает различные запросы и отвечает на запросы, поступающие в адрес нотариуса.

Данные документы составляются, подписываются нотариусом, на них проставляется гербовая именная печать, эти документы регистрируются в книгах входящей и исходящей корреспонденции, но относятся к обычным документам, а не к нотариальным действиям.

Нотариус имеет право совершать нотариальные действия в интересах физических и юридических лиц, составлять проекты сделок, заявлений и других документов, изготавливать копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий, истребовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий.

При осуществлении своих полномочий нотариус обязан оказывать физическим и юридическим лицам содействие в осуществлении прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, предупреждать о правовых последствиях совершаемых нотариальных действий, с тем чтобы юридическая неосведомленность обратившихся к нотариусу лиц не могла быть использована им во вред.

Следует отметить, что граждане и юридические лица могут обратиться к нотариусу за удостоверением любых бесспорных прав и фактов, сделок, даже если удостоверение таких фактов, прав и сделок не требует обязательной нотариальной формы.

Нотариусу при исполнении служебных обязанностей, а также лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после сложения полномочий или увольнения, за исключением случаев, предусмотренных Основами о нотариате (ст. 5 Основ о нотариате).

Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершались эти действия. Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов.

Основные правила совершения нотариальных действий касаются всех должностных лиц, имеющих право совершать нотариальные действия от имени государства, и установлены в Основах законодательства Российской Федерации о нотариате. Порядок и процедура совершения некоторых нотариальных действий регламентированы Методическими рекомендациями по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденными Приказом Министра юстиции от 15 марта 2000 г. N 91.

При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившегося лица, проверяет дееспособность граждан и правоспособность юридических лиц, при обращении представителя – проверяет полномочия представителя по закону, по доверенности или на основании акта уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления.

Содержание подписываемых или выдаваемых документов должно быть прочитано вслух участниками, документы должны подписываться участниками в присутствии нотариуса. В случае невозможности подписания документа лично гражданином вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам, по поручению такого гражданина в его присутствии и после прочтения ему текста подписываемого документа в присутствии нотариуса документ может быть подписан другим лицом с указанием причин, что удостоверяется специальной удостоверительной надписью.
Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестрах для регистрации нотариальных действий.

Форма реестров утверждена Приказом Министра юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99. Выдача реестров нотариусам производится по поручению Управления Министерства юстиции субъекта нотариальной палатой субъекта. В нотариальной палате каждому реестру присваивается порядковый номер, каждый реестр нумеруется по количеству листов, проставляется печать нотариальной палаты.

Каждому нотариальному действию нотариус присваивает порядковый номер по мере совершения нотариальных действий, нумерация сквозная, по возрастающей, с первого рабочего дня в текущем году до последнего рабочего дня. Когда реестр заканчивается, в следующем реестре сквозная нумерация по возрастающей продолжается.

Некоторые нотариусы ведут несколько общих реестров одновременно или по видам нотариальных действий, например для доверенностей на автомобили, прочих доверенностей, отдельно в специальный реестр в течение всего календарного года с определенным цифровым или буквенным индексом на усмотрение нотариуса.

По окончании календарного года после внесения записи о последнем нотариальном действии в текущем году в реестре оставшиеся незаполненные страницы прочеркиваются, нотариус заполняет на лицевой странице, с какого номера нотариального действия начинался данный реестр и каким номером закончился.

По письменному заявлению лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, нотариус обязан выдавать выписки из реестра о совершенном нотариальном действии.

В случае утраты юридическими или физическими лицами документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по их письменному заявлению или по заявлению их представителей или правопреемника нотариусом выдаются дубликаты утраченных документов.