Методология принятия коллективных решений и создания атмосферы творчества

Из всех элементов потенциала человека и группы наиболее сложно определяемым является творческий потенциал. Специфика умственных способностей людей настолько велика, что выявить уровень интеллекта (до сих пор нет единства мнений о содержании понятия «интеллект» и его измерении) и его особенности с высокой степенью надежности не представляется возможным.

Уровень информированности членов группы о происходящем в ней и в организации в значительной степени определяет этику их взаимоотношений, определяет условия для творчества, проявления инициативы. Коснемся проблемы организации принятия коллективных решений.

Известно, что системный подход основывается на здравом смысле, а его методология аналогична здравому смыслу в лучших его проявлениях. Именно здравый смысл должен требовать профессионализма, компетентности и обоснованности принимаемых решений, их всесторонней увязки. Кстати, приверженность руководителя тому или иному виду принятия решения определяет его стиль руководства.

Реактивная стратегия связана с пассивным ожиданием изменений внешней и внутренней среды организации и реагированием на эти изменения как на свершившийся факт. Сторонники этой стратегии экономят затраты, но страдают «близорукостью» и пассивностью, что чревато значительными потерями в конкурентной борьбе.

Активная внутренняя стратегия предполагает активную подготовку к будущим событиям, упреждающие изменения во внутренней среде фирмы (изменение приоритетов, перераспределение ресурсов, структурные реорганизации и т. п.).

Активная внешняя стратегия предполагает использование разнообразных возможностей воздействовать на внешнюю среду организации путем рекламы, контактов с общественностью, с органами власти, с другими фирмами и прочее.

Стратегия, направленная на интеграцию внутренних и внешних процессов, подразумевает реализацию активной внутренней и внешней стратегии на основе деятельности групп стратегического планирования, анализирующих тенденции изменений внешней и внутренней среды организации, вырабатывающих сценарии возможных вариантов развития событий и предложения по достижению наилучших результатов в том или ином сценарии.

Приведем пример организации коллективной разработки поэтапного стратегического плана — программы развития одной из авиационных компаний США, демонстрирующей здравый смысл и системный подход.

Правомерно рассматривать приведенную здесь методологию реализации интегративной стратегии, как пример управления по целям, или целевого стратегического управления.

Объемы работ на этих этапах характеризуются следующими цифрами: рассмотрено 20 групп субъектов, влияющих на развитие фирмы, рассмотрено 200 критических ситуаций, из которых отобрано 12 наиболее существенных для фирмы, разработано и рассмотрено 150 альтернативных вариантов действий.

Высокого уровня в использовании положительных факторов информированности работников и участия в принятии решений добились ведущие японские компании, в частности, развивая систему «Кружков качества».

Эта же организационная форма эффективно работает в направлении обучения работников, повышения их квалификации, развития. Коллективное принятие решений, выдвижение новых идей требует от руководителей знания и умения организовывать такие мероприятия, как «мозговой штурм», «метод Дельфы», «метод Гордона», экспертные опросы, моделирование, проведение деловых игр, рассмотрение деловых ситуаций и т. п.

Трудоемкость и высокие требования к профессионализму организаторов коллективной мыследеятельности, как правило, оправдываются высокими экономическими и социально-психологическими результатами, позволяют организации оставаться конкурентоспособной, развивающейся, а коллективу — высокопродуктивным, сплоченным, людям — удовлетворенными трудом и членством в коллективе и организации.

Для определения многих ситуаций коллективного решения задач, коллективной деятельности подходит понятие «спор». Воспользуемся определением, приводимым в книге Л. Г. Павловой «Спор, дискуссия, полемика»: спор — всякое столкновение мнений, разногласие в точках зрения по какому-либо вопросу, предмету, борьба, при которой каждая сторона отстаивает свою правоту.

Часто в качестве синонимов этого слова воспринимают слова: дискуссия, диспут, полемика, дебаты, прения. Но зачастую в научной литературе эти понятия отражают отдельные разновидности споров.

Дискуссия — публичный спор, целью которого является выяснение и сопоставление различных точек зрения, поиск, выявление истинного мнения, нахождение правильного решения спорного вопроса. Это эффективный способ убеждения, т.к. участники дискуссии сами приходят к тому или иному выводу.

Диспут — публичный спор на научную или общественно важную тему. Первоначально это слово означало публичную защиту научного сочинения, написанного для получения ученой степени.

Полемика — такой спор, при котором имеется конфронтация, противоборство сторон, идей и речей, противостояние.

Участники дискуссии, диспута, сопоставляя противоречивые суждения, стараются прийти к единому мнению, найти общее решение, установить истину. Цель полемики иная: надо одержать победу над противником, отстоять и утвердить собственную позицию. Полемика — это еще и наука убеждать, подкреплять свои мысли убедительными и неопровержимыми доводами, научными аргументами.

Цели и мотивы людей, вступающих в спор, различны: поиск истины, убеждение кого-либо, спор для победы, спор ради спора. Их исследует психология, социология, конфликтология. Полемические качества в деловой сфере необходимы постоянно и всем: процесс коммуникаций индивидуальностей в совместной трудовой деятельности предполагает само собой разумеющееся наличие разных точек зрения, их рассмотрение и постоянный выбор оптимального варианта действий.

Качества полемиста —это высокая эрудиция, компетентность в вопросах, связанных с предметом спора, умение мыслить системно, нетривиально, умение общаться, вести полемику, организовывать проведение дискуссии.

Есть еще ряд способов организации совместной мыслительной деятельности, среди которых упоминавшиеся выше «мозговые атаки», «метод Дельфы», «метод Гордона» и др.

Мозговая атака (брейнсторминг) должна иметь четкую цель, включать этапы: молчаливого генерирования идей, неупорядоченного перечисления идей, уяснения идей, голосования и ранжирования значимости идей для достижения цели.

Виды мозговых атак: прямая, обратная (начинается с критики идей), двойная (число участников превышает оптимальное число вдвое—втрое с соответствующим увеличением длительности мероприятия), конференция идей (обычно для 4-12 человек на 2-3 дня), индивидуальный «мозговой штурм» (сам себе и генератор идей, и критик). Что касается оптимального числа участников «мозговой атаки», то здесь мнения специалистов расходятся: кто предпочитает ориентацию на «число Миллера», т. е. 5-9 человек, кто расширяет интервал до 7-15 человек.

Метод Дельфы может рассматриваться как способ математической обработки мнений экспертов: каждый из них ранжирует идеи по значимости, присваивает каждому рангу то или иное количество баллов по принятой системе, затем результаты обрабатываются, а идея, набравшая наибольшее количество баллов, признается важнейшей.

Метод У. Гордона — это метод синектики, т. е. соединения разнородного, поэтому участники —представители разных областей знания. Схема организации обсуждения по методу Гордона похожа на схему проведения «мозгового штурма», но поощряются словесные ассоциации и такой разброс исходных элементов для сравнения, который может показаться неправомерным.

К примеру, могут сравниваться свойства несовместимых «объектов» — чайника и кота (кстати, в результате сравнения родилась идея создать «мяукающий» чайник, т. е. чайник со свистком). Применяется метод аналогии, когда участники дискуссии пытаются олицетворить себя с предметом обсуждения.

Метод предполагает разделение участников обсуждения на две группы: первая состоит из генераторов идей — «затравщиков». Иногда перед ними даже не ставится четкая цель — в расчете на появление совершенно оригинальных предложений, из сферы смежных, а иногда и далеких областей знаний.

Вторая группа состоит из экспертов, которые после выдвижения массы идей генераторами производят осмысление и отбор идей. Генераторы — обычно наиболее активные члены группы, обладающие эрудицией и собственной позицией. Организаторы дискуссии должны обеспечить атмосферу доброжелательности, сотрудничества.

Процесс поиска решения и его нахождение в такой группе обычно обеспечивают высокое удовлетворение трудом и способствует сплочению коллектива и повышению его продуктивности.

Признанными методами совместного решения проблем и активного обучения считаются деловые игры и рассмотрение конкретных ситуаций.

Деловые игры — это воспроизведение деятельности хозяйственных руководителей и управленческого персонала, игровое моделирование процессов управления. Игры могут быть разделены на учебные, производственные и исследовательские, хотя существуют и другие типологии.

Организация деловой игры требует серьезной подготовки и порой привлечения консультантов — специалистов. Организация игры предусматривает рассмотрение тех же этапов, что и при проведении дискуссии.

Однако подготовка производственной деловой игры, имеющей целью разработку прогноза развития организации, должна включать сбор и представление участникам аналитической информации, имеющей отношение к рассматриваемому вопросу, а иногда и вариантных расчетов бизнес-плана.

В необходимом объеме должны быть представлены средства обработки информации и созданы условия для работы в группах и совместной работы всех участников. Особые трудности вызывает необходимость создания атмосферы состязательности при сохранении доброжелательности и направленности на предмет обсуждения.

На первом этапе деловой игры формулируется ее цель, выдается необходимая исходная информация, формируются команды — малые группы, и организуется их деятельность.

На втором этапе проводятся коллективные обсуждения проблемы в малых группах, происходит обмен знаниями, опытом, вырабатываются групповые позиции и точки зрения на решение проблемы.

На третьем этапе проводится межгрупповая дискуссия, обсуждение докладов каждой малой группы, выработка общего решения.

Аналогично организуется и рассмотрение конкретных ситуаций, т. е. принятие решения с использованием анализа параметров конкретной ситуации, взятой из практики. Если ситуация известна, уже имеются прецеденты решения, задача решается стандартно.

Если ситуация подобна ранее имевшим место и решенным, ее разрешение может находиться на пути приспособления, оптимизации уже принятых решений. Если ситуация неизвестна, необходим поиск нового метода решения, в том числе с использованием коллективной мыслительной деятельности.

В любом взаимодействии, особенно в споре, могут возникнуть элементы деструктивного поведения. Причины этого — в стереотипно-догматическом мышлении, нетерпимости к чужому мнению, инакомыслию, в таких личностных особенностях, как эгоизм, амбициозность, уверенность в собственной непогрешимости, категоричность суждений, неспособность к сотрудничеству, нежелание поступиться собственными интересами, иногда отсутствие здравого смысла, непонимание реальных процессов, некомпетентность.

Проведение дискуссий, деловых игр, рассмотрение деловых ситуаций дает обширную и достоверную информацию о каждом участнике процесса и может служить эффективным средством при отборе, найме и перемещении персонала предприятия, формировании команд.

При организации совместного обсуждения проблем необходимо учитывать личностный фактор, поручая участникам мероприятия со своей стороны исполнять те роли, которые им свойственны и привычны, к исполнению которых они склонны в силу особенностей своей личности. Участники совместной мыследеятельности должны быть органичны в порученных ролях.

Мы уже говорили о том, что в транснациональной компании 3М инженерам и ученым разрешается использовать до 15% рабочего времени для работы над личными инновационными проектами, идеями. Доля расходов на НИОКР в этой компании в 1989 году составила 6,5% от объема продаж, т. е. 784 млн. долл. Поэтому уже в течение нескольких десятилетий 3М относится к числу самых новаторских корпораций мира, стабильно развивается, обеспечивает своим работникам стабильную занятость и широкий набор социальных программ.