Выбор системы автоматизации кадрового учета
Организации, разрабатывающие программное обеспечение для служб персонала, в последнее время отмечают растущую популярность своих продуктов. Основная причина заключается в том, что кадровый учет на предприятиях теперь подвергается проверкам не реже, чем бухгалтерия, и предприятия ощущают реальную необходимость повышать качество кадрового делопроизводства. Решение этой проблемы многие видят в покупке специализированных программ для службы персонала.
Одновременно наметилась и другая тенденция. Организации, автоматизировавшие кадровое делопроизводство несколько лет назад, приходят к выводу о необходимости расширения функциональности подобных систем. Для служб персонала теперь требуется большее: с помощью АСУП кадровики хотят проводить аттестацию персонала, отслеживать уровень профподготовки, планировать обучение сотрудников, а также автоматизировать рутинную работу, связанную с поиском нового персонала. В идеале пакет программного обеспечения должен позволять разрабатывать нестандартную систему мотивации персонала. В приобретении такого «продвинутого» пакета заинтересованы, как правило, не только сотрудники кадровых служб, но и руководители предприятий, поскольку его внедрение поможет избежать дополнительных затрат на персонал, что в конечном счете положительно скажется на конкурентоспособности компании.
Сейчас на российском рынке можно найти разнообразные системы для автоматизации служб персонала. Одни за минимальные деньги позволяют решить неотложные проблемы организации кадрового учета. Другие автоматизируют весь спектр работы с персоналом и могут даже привнести новые технологии в работу кадровой службы. Подобные программные продукты могут быть полностью самостоятельными. Часто кадровые модули являются частью более мощной системы — бухгалтерской или предназначенной для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.
Начинать автоматизацию службы персонала, безусловно, необходимо с кадрового учета. Львиная доля рабочего времени специалистов-кадровиков приходится именно на него. К тому же при неправильном ведении кадрового учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов. Все это делает автоматизацию кадрового делопроизводства задачей первостепенной важности. И только на этой базе, обеспечив полноту первичной информации, можно внедрять дополнительные функции по управлению трудовыми ресурсами.
Модули кадрового учета, как правило, есть в составе любой бухгалтерской программы. Зачастую они обладают минимальной необходимой функциональностью, однако их объема хватает для выполнения базовых функций. Самым распространенным на сегодня является модуль системы 1С, обязанной своей популярностью высокому уровню распространения в качестве бухгалтерской программы.
Конфигурация «Зарплата и управление персоналом» на основе «1С: Предприятие 8.0» — прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики компании и денежных расчетов с персоналом. Оно рассчитано на всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих, это и руководство предприятия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники. С целью ведения бухгалтерского учета конфигурация «Зарплата и управление персоналом» совместима с решением «1С: Бухгалтерия 8.0».
Говоря об автоматизированных системах, невозможно обойти вопрос их стоимости. На рынке сегодня присутствуют самые разнообразные по цене решения: например, дешевая система может обойтись предприятию от 6 до 12 тыс. руб. Для некрупных организаций бюджетные варианты предлагают ГИВЦ Москвы и «АиТ Софт». Соответственно, лицензия на «Менеджер по персоналу Mini» стоит немногим более 5 тыс. руб., а «АиТ: Управление персоналом» — 12 тыс. руб. (включая годовую техническую поддержку). Подобные версии обладают всей необходимой функциональностью для организации кадрового делопроизводства и рассчитаны на 1—5 рабочих мест. «Радость кадровика» от компании «Легпромсофт», рассчитанная на одно рабочее место, обойдется примерно в 6 тыс. руб. с годовым обслуживанием — до 15 тыс. руб.
Если число сотрудников организации достигает 200—300 чел. — «бюджетной» программой не обойтись, к тому же она не подходит и предприятиям, объединяющим несколько независимых или территориально разделенных подразделений, даже если численность персонала невелика. В этом случае необходимо приобретать продукт с сетевой версией, позволяющий распределить обязанности по кадровому учету между разными сотрудниками. Кроме трех вышеупомянутых организаций системы подобного класса (при этом не очень дорогие — до 30 tbic. руб. за одно рабочее место) предлагают «Информ Контакт» (Alfa-HRM, входящий в состав комплекса по управлению предприятием Система Alfa), «Электронные офисные системы» («Кадры-Предприятие») и СКБ «Контур» («Контур-Персонал»).
Стоит обратить внимание на то, насколько удобной окажется подключаемая программа, готова ли организация-разработчик изменять ее в соответствии с ожиданиями заказчика и осуществлять техническую поддержку. Различия в самой функциональности, как правило, незначительны, но могут обратить на себя внимание заинтересованных предприятий. Так, «ОАЗИС: Менеджер по персоналу» содержит функцию «Мастер кадровых операций», которая предлагает начинающему кадровику пошаговую инструкцию для выполнения таких операций, как увольнение, прием на работу, оформление отпуска и т.д. При этом каждая операция снабжена ссылкой на соответствующий законодательный акт и документы, которые необходимо оформить.
В компании «АиТ Софт» одним из преимуществ своей системы считают возможность хранить любое количество информации о сотруднике. Кроме стандартной «Кадровой карточки», куда записываются все необходимые данные для кадрового учета и создания разнообразных отчетов по кадровому составу предприятия, здесь предусмотрены и другие средства хранения. Некоторые записи можно занести в «Блокнот» или создать дополнительные таблицы для архива нестандартной информации. «Личное дело» позволяет сохранять имеющие отношение к данному сотруднику файлы из других программ. При расчете среднесписочной численности персонала в «АиТ: Управление персоналом» учитываются все возможные случаи частичной занятости сотрудников, а также сведения об арендованном персонале.
«Радость кадровика» организации «Легпромсофт», напротив, поддерживает жесткую технологию работы с кадрами: все записи ведутся в соответствии со штатным расписанием, изменение в любом из документов приведет к необходимому изменению данных во всех связанных документах. В системе есть функция «Генератор произвольных отчетов». Она позволяет кадровику пользоваться не только стандартными формами отчетов, заложенными в программу, но и самостоятельно, без помощи программистов или сотрудников техподдержки сформировать любой отчет в зависимости от стоящей перед ним задачи.
Система «Компас: Управление персоналом» поддерживает иерархическую информационную модель структуры предприятия из нескольких подразделений, каждое из которых состоит, в свою очередь, еще из нескольких, и позволяет быстро описывать новые подразделения, их ликвидацию и переподчинение. Автоматически можно изменить штатное расписание предприятия и перерассчитать оклады.
Система Alfa позволяет анализировать затраты на персонал. При этом она объединяет данные из разных модулей, где учитываются затраты. Например, в рамках производственного предприятия можно составить отчет, где зарплата одного сотрудника будет разбита по видам продукции, подразделениям, затратным статьям (виды начислений: оплата обучения, премии, бонусы и т.п.), разным видам учета, в том числе консолидировано по всем юридическим лицам, филиалам и т.п. Эта возможность актуальна для холдингов. Для предприятия с территориально распределенной структурой наибольшую актуальность приобретают системы электронного документооборота и включение кадрового делопроизводства в общую систему предприятия, организация электронного визирования приказов, рассылка по электронной почте, настройка действий по приказу, автоматически изменяющих данные
по сотруднику после прохождения визирования. Это сокращает бюрократическую процедуру согласования многих управленческих вопросов. Другой актуальной задачей является совместимость контура управления персоналом с системами управления производством и финансами и системами автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. При этом высший менеджмент предприятия получает полную информацию о структуре расходов, себестоимости продукции, а работники кадровой службы могут вести единый учет затрат на персонал.
Система «Контур-Персонал» поддерживает эволюционную модель хранения данных, т.е. она может хранить историю состояния штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату. Кроме того, при формировании и утверждении приказа автоматически изменяются все данные с учетом тех изменений, которые оговариваются в приказе.
А в организации «ЭОС» преимуществом своей программы считают именно то, что она не является надстройкой над АСУП, а создана как полнофункциональная система с детально проработанными функциями кадрового делопроизводства, которые учитывают все нормативные требования. При этом программа интегрирована с зарплатными модулями и подходит как для коммерческих, так и государственных организаций, где требования к ведению кадрового делопроизводства особенно строги, а также поддерживает территориально распределенные структуры.
Многие кадровые системы, в частности у организаций «АиТ Софт» и «Контур», включают и модули расчета заработной платы.
«Радость кадровика» от компании «Легпромсофт» можно интегрировать с фирменным модулем расчета заработной платы. Кадровая программа «ЭОС» и одна из функций Системы Alfa включают систему учета рабочего времени. Аналогичный модуль (табель) компании «АиТ Софт» можно стыковать с системами электронных проходных.
