Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как при осуществлении этих операций наиболее часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц.
При проверке расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, необходимо подвергнуть изучению следующие основные документы:
Аудитор должен определить перечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля. Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в заграничную командировку, является несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах; задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки; списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли; отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов и т.д.
Аудитору необходимо знать, что бухгалтерский учет и использование дорожных чеков (платежных документов в иностранной валюте) при командировках за границу аналогичен бухгалтерскому учету и использованию валютных средств. Аудитор должен проверить правильность расчетов бухгалтера по количеству выдаваемой валюты работникам, командированным за границу.
При проверке выплаты суточных необходимо установить:
Если за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы каждого государства применяются со дня въезда в страну. Этот день отмечается специальным штампом в заграничном паспорте работника. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки.
Установить можно любой размер суточных, но при оплате работодателем расходов на командировки за пределы страны в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, включаются суточные, выплаченные сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (ст. 217 НК РФ).
Далее аудитором проверяется порядок отражения выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы в бухгалтерском учете. Так как дорожные чеки имеют номинал, выраженный в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам, установленным для бухгалтерского учета валютных операций в Положении по бухгалтерскому учету 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».
Оприходование в кассу и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. За время нахождения валюты или дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как прочие доходы или расходы.
Аудитором проверяется срок представления авансовых отчетов после возвращения работника из служебной заграничной командировки. К отчету сотрудник должен приложить все документы, связанные с поездкой (билеты, копию загранпаспорта с отметками таможенных органов, счета за проживание и т.д.). Документы, написанные на иностранном языке, необходимо перевести на русский язык. Перевод тоже прикладывается к авансовому отчету.
Аудитором также проверяется весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т.д.). Аудитор устанавливает случаи перерасхода подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. В этом случае сумма задолженности работнику может погашаться либо путем выдачи суммы задолженности наличной иностранной валюты, либо путем выдачи эквивалентной суммы задолженности в рублях, либо путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.
Аудитор должен обратить внимание, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков. В соответствии со ст. 142-143 ГК РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.
Во время пребывания за границей у представителей организации могут возникать расходы, связанные с коммерческой деятельностью. Это расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т.д. Оплата таких расходов возможна по валютной пластиковой карте с последующим оформлением авансового отчета.
При использовании пластиковых карт для оплаты в загранкомандировках представительских расходов аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления следующих документов:
Аудитор выявляет случаи покупки командированным лицом за границей товаров с использованием пластиковой карточки. Приобретенные таким образом товары должны быть соответствующим образом оформлены. Для их оприходования необходима таможенная декларация, документ об оплате НДС и т.д.
Аудитор должен знать, что к возмещению принимаются суточные, расходы по проезду до пункта отправления, включая расходы по провозу багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта, комиссионные, удержанные при обмене чека на иностранную валюту. Аудитор обязан проверить на конец каждого месяца переоценку валютного остатка по карточному счету.
