Цели оценивания проектов

Спортивные команды, которые тренируются, не уделяя достаточного внимания результатам тренировок и игр, могут достичь замечательных результатов в плохой игре. Именно поэтому большинство команд анализируют видеозаписи своих игр, чтобы увидеть, где нужны улучшения.

Я намеренно избегаю слова «аудит» (ревизия), потому что никто не хочет подвергаться ревизии. Исторически аудит проводили с целью поймать людей на том, чего они не должны были делать, и наказать. Если вы попытаетесь ревизовать окружающих, то будьте уверены: они спрячут от вас то, чего, по их мнению, вам не следует знать. А это как раз и есть те вещи, которые могут помочь компании совершенствоваться и расти.

Как подчеркивал д-р У. Эдвардс Деминг, сегодня в мире существует два вида организаций: те, которые становятся лучше, и те, которые умирают. Организация, которая всего лишь выживает, все равно умирает. Она просто еще не знает об этом.
Причина? Конкуренты не сидят в сторонке, отдыхая. Возможно, сейчас они производят
что-то лучшее по сравнению с тем, что делаете вы. Если вы не улучшаете самих себя, то вас обгонят и отберут вашу долю рынка.

То же самое относится к любой отдельной части организации. Вы не можете частично оптимизироваться, улучшив, скажем, только производство. Вы должны улучшать работу всех департаментов и подразделений, в том числе совершенствовать управление проектами.

Хороший проектный менеджмент почти всегда обеспечивает конкурентное преимущество, особенно в разработке новой продукции. Если вы неэффективно управляете своими проектами, то не сможете полностью контролировать затраты на эту разработку.

А значит, вам придется либо продавать больше своей продукции, либо устанавливать на нее завышенную цену, чтобы покрыть расходы на разработку и все-таки осуществлять новые проекты.

С другой стороны, если ваш конкурент правильно контролирует производственные затраты, он сможет устанавливать на свою продукцию цену ниже вашей и все равно сохранять уверенность, что окупит свои инвестиции и получит прибыль. Таким образом, он получает конкурентное преимущество перед вами благодаря лучшему контролю за исполнением проектов.

Для того чтобы учиться, людям нужна обратная связь наподобие той, что получают члены спортивной команды, просматривая видеозаписи своих игр. Последней фазой проекта должен быть финальный анализ процесса его исполнения с целью улучшить управление будущими проектами. Однако это не значит, что такой анализ следует проводить в самом конце проекта. Скорее это следует делать на рубежных точках проекта, но не реже чем раз

в три месяца (в зависимости от того, что наступит раньше), чтобы извлекать уроки, полезные для дальнейшей работы. Если же проект сталкивается с серьезными проблемами, то анализ его процесса должен выявить эти трудности, чтобы можно было принять решение о продолжении проекта или его прекращении.

Перечислим причины, по которым необходим периодический анализ процесса движения проекта. Вы должны быть в состоянии:

• улучшить качество исполнения проекта наряду с улучшением управления им;
• обеспечить, чтобы качество исполнения проекта не приносилось в жертву его расписанию и стоимости;
• идентифицировать появляющиеся проблемы как можно раньше, чтобы сразу принять меры по их устранению;
• определить области, в которых другие проекты (как текущие, так и будущие) должны управляться по-другому;
• поддерживать осведомленность клиентов (заказчиков) о реальном состоянии проекта. Это, помимо прочего, поможет в том, чтобы законченный проект удовлетворил потребности заказчиков;
• подтвердить обязательства организации по проекту в том, что касается выгод, получаемых членами команды проекта.