Руководство совещаниями по анализу продвижения проекта

Важность совещаний по анализу продвижения проектов обычно недооценивают. Да, в организациях проводится множество разных совещаний, отнимающих у персонала уйму времени. Однако для успеха проекта ключевую роль играют именно совещания, на которых осуществляется анализ его продвижения.

Если бы вдруг все генеральные директора разом осознали временные и денежные затраты, с которыми связаны бессмысленные совещания, все работники тут же прошли бы специальное обучение, которое сделало бы их эффективными руководителями и участниками совещаний. Как руководитель вы несете персональную ответственность за то, чтобы совещания по анализу статуса исполнения проекта были продуктивными, рациональными и действенными.

Вот несколько практических рекомендаций по эффективному проведению совещаний, на которых анализируется ход развития проекта.

• Готовьте совещания заранее, не тратьте ценное время на выполнение задач, которые можно решить до совещания.
• Установите основные нормы таких совещаний:
• о минимальное количество участников для кворума;
• o консенсус (в случае если обсуждение заходит в тупик, то при согласии пяти участников оно переходит к другому вопросу с возможностью вернуться
  к спорной проблеме впоследствии);
• o все должности остаются за дверью (это следует подчеркнуть еще раз);
• o конфиденциальность (все сказанное на совещании остается в пределах совещательной комнаты);
• o говорит всегда только один выступающий, никто никого не перебивает;
• o совещание начинается и заканчивается в строго определенное время.
• Назначьте ответственного за регламент, это поможет соблюдать продолжительность выступлений.
• Назначьте ведущего протокол и распространите затем запись среди заинтересованных лиц.
• Не допускайте на совещании отвлеченных дискуссий.
• Обеспечьте, чтобы все электронные устройства были выключены или поставлены на режим беззвучного приема.

Устанавливая нормы для совещаний, важно включить в обсуждение всех членов команды, чтобы регламент был принят всеми. Если вы попытаетесь диктовать команде только свои правила, никто не станет их придерживаться. В некоторых командах проектов их члены поочередно ведут протокол. Это неправильно.

Если вы назначите на эту роль одного человека, то он приобретет навыки записи, своевременной расшифровки и подготовки материалов совещания к рассылке. Если эту работу организовать на ротационной основе, то каждую неделю все будет делаться по-новому и вряд ли кто-то из членов команды приобретет в этой роли необходимый опыт.