Презентационные письма

Презентационные (рекламные, коммерческие) письма имеют целью презентовать (буквально – представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы). Например, политического деятеля или общественно значимое событие.

Уважаемые господа! Редакция нашей газеты заинтересована в сотрудничестве с обучающими и консалтинговыми организациями. Данные маркетинговых исследований показывают, что рекламные акции в специализированных печатных изданиях более результативны и вызывают большее доверие, чем радио, телевидение и газеты с размытой аудиторией. Залог успеха рекламной кампании – целевая аудитория.

Если вы заинтересованы в новых клиентах, реклама ваших услуг в нашей газете привлечет внимание тех, кто наиболее нуждается в вас. На рекламу образовательных и консалтинговых услуг в нашей газете предусмотрены скидки – до 7 % на публикацию каждого рекламного объявления. Высылаем вам прайс-лист и готовы предоставить любую интересующую нас информацию. Редакция нашей газеты надеется на плодотворное сотрудничество. Телефон для справок: (095) 345-12-79. С уважением,

Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.

Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.

Сопроводительные письма – это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.

Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень. Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Презентационное письмо – имеет цель представить в выгодном свете какую-либо продукцию, организацию, личность (политического деятеля, писателя и др.) или общественно значимое событие (выставка, фестиваль и др.).

Презентационное письмо обращено к публике, поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. Отвечать на презентационное письмо не принято.

Стандартным началом презентационного письма может быть формулировка:

Презентационное письмо обычно красочно оформлено, может иметь приложение в виде справочных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п. Мини-письма – относятся к малым эпистолярным формам. Их особенность – стандартность содержания, несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. В структуру таких писем включается также пустой блок для оформления блиц-ответа. Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Подобный «телеграфный» стиль уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».

Будучи формой частной деловой переписки, текст на открытке, как правило, не затрагивает аспекты деловых взаимоотношений между автором и адресатом. Это сообщение личного характера в случае, если встреча затруднена. Здесь допустимы менее официальное обращение к адресату, что подчеркивает личный характер послания.

Для писем-поздравлений можно использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки. Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.

Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:

• день рождения адресата (дата основания организации-получателя);
• государственные праздники;
• профессиональные праздники;
• назначение на более престижную должность;
• присвоение почетного или специального звания;
• награждение;
• достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);
• заключение партнерских соглашений;
• годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);
• ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).

В тексте часто используют устойчивые обороты:

Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.

Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.