Организация контроля за исполнением служебных документов

Под делопроизводством понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий сотрудниками управленческого аппарата. В воинских частях и учреждениях ведение служебного делопроизводства возлагается на: канцелярию, общий, строевой, административно-хозяйственный отделы (отделения, часть) (или – делопроизводство), а там, где они штатами не предусмотрены, ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства, назначается приказом командира воинской части (начальника учреждения).

Контроль за исполнением служебных документов – неотъемлемый и важный участок деятельности всех должностных лиц и имеет целью повысить исполнительскую дисциплину, персональную ответственность каждого за порученное дело, своевременное и качественное решение вопросов, изложенных в служебных документах.

Командир части (учреждения) лично осуществляет контроль за исполнением служебных документов. Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются указания о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении конкретных мероприятий. Контроль осуществляется как за исполнением служебных документов, поступающих из вышестоящих штабов, так и направленных в подчиненные воинские части (т.е. внешний и внутренний контроль). Командир части (учреждения) лично осуществляет контроль за исполнением служебных документов. Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно”, исполняются в 3дневный срок, имеющие пометку “оперативно” – в 10дневный срок, остальные – в срок не более одного месяца. Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в соответствии с Инструкцией по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 31 января 2007 г. № 45.

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей – не более 30 дней. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные – в срок до 10 дней. Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения. Если срок исполнения поручения приходится на выходной или праздничный день, то поручение должно быть исполнено накануне этого выходного или праздничного дня.

Служебные документы, взятые на контроль, учитываются в журналах (карточках) контроля за исполнением служебных документов или вносятся в автоматизированную базу данных, предназначенную для этих целей, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких документов проставляется отметка о контроле. Если поручение дано нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым.

При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан своевременно проинформировать структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства, для внесения изменений в регистрационные документы.

Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на соответствующего руководителя, которому было дано поручение, и непосредственно исполнителя.

Ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лицо, назначенное приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

Сотрудники, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

  • постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;
  • периодически анализировать состояние исполнения документов, разрабатывать мероприятия по усилению контроля и вносить соответствующим руководителям предложения об улучшении этой работы.
Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)